Tablas De Retencion Documental

LOS 5 PASOS METODOLOGICOS PARA ELABORACION DE T R D SEGÚN EL ACUERDO 039 DE 2002

1. INVESTIGACION PRELIMINAR SOBRE LA INSTITUCION Y FUENTES DOCUMENTALES

Compilación Información Institucional

 Disposiciones legales, actos administrativos, otras normas (cambios estructurales en entidad)

 Estructura Interna vigente, manuales de funciones y procedimientos.

 Organigrama actual, resoluciones, actos administrativos de creación grupos y asignación funciones.

Aplicar encuesta a Productores de Documentos de la Institución

 Identificación y definición de unidades documentales.

 Análisis producción y trámite documental (Manuales de procedimientos-dependencias).

 Identificación valores primarios de la documentación.

Encuesta Estudio Unidad Documental

I. Nombre de la oficina

 Ubicación en la estructura orgánica

 Fecha de última asignación de funciones

 Acto administrativo

 Funciones

 Unidades documentales que tramita la oficina

 Realizan selección y descarte documental

 Sistema de organización de los archivos de gestión

 Qué volumen documental se produce anualmente, en promedio

II. Unidad documental

1. Oficina productora

2. Nombre de la unidad documental

3. Función de la oficina que la genera o tramita

4. Caracteres externos

4.1. Soporte

4.2. Formato

4.3. Ordenación

4.4. Estado de conservación

5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación (normatividad interna y externa)

6. Trámite

7. ¿La información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra?

8. ¿Qué documentos conforman esta unidad documental?

9. Oficinas que tienen alguna relación con el trámite.

10. ¿Con qué periodicidad se produce esta unidad documental?

11. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el archivo de gestión y quién lo establece?

12. ¿Quiénes consultan en el Archivo de Gestión?

13. ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a otros archivos?

13.1 ¿Con que periodicidad se realizar?

14. En el archivo central ¿la oficina sigue consultando esta unidad documental?

14.1 ¿Con que frecuencia? ¿Qué años?

15. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservación de esta unidad documental?

16. funcionarios entrevistados y Observaciones.

2. ANALISIS E INTERPRETACION DE LA INFORMACION RECOLECTADA

 Analizar la producción y trámite documental de acuerdo a las funciones y/o manuales de procedimientos.

 Conformación de series y subseries con sus respectivos tipos documentales (Encuesta Estudio Unidad Documental y Resultado del análisis de manuales de procedimientos)

 Establecer tiempos de retención de las series y subseries documentales en cada fase de archivo

 Valoración y Disposición Final de la documentación (Encuesta estudio Unidad Documental)

3. ELABORACION Y PRESENTACION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

 Elaboración de propuesta de TRD (series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia) acompañadas de Introducción y anexos que sustenten el proceso de elaboración y aseguren comprensión y aplicación.

 Presentación y aval de la propuesta de TRD (Acta del Comité de Archivo de la Entidad)

 Remisión de las TRD al Comité Evaluador de Documentos para estudio y trámite. Acompañadas con anexos.

ESTUDIO Y AVAL DE LAS TRD POR EL COMITÉ DE ARCHIVO

Reglamento

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