Tecnologo

ORGANIZAR EVENTOS QUE PROMUEVAN LAS RELACIONES EMPRESARIALES, TENIENDO EN CUENTA EL OBJETO SOCIAL DE LA EMPRESA.

1. CONCEPTO DE EVENTO

Se denomina así al suceso que se da esporádicamente.

Un evento implica planear, organizar, controlar y por último dirigir.

Hay dos tipos de eventos o certámenes:

• Mayores: reúnen mucha gente: como congresos, ferias o seminarios entre otros. Su duración es mayor de un día.

• Menores: su duración es corta y con menos asistentes, como: mesa redonda, conferencia, rueda de prensa simposio, foro, panel.

1.1 ASPECTOS POR CONSIDERAR EN LA ORGANIZACIÓN DE UN CERTAMEN O EVENTO

1. Denominación{

2. Carácter

3. Objetivos

4. Emblema o logo símbolo

5. Fecha

6. Lugar

7. Duración

8. Participantes

9. Elaboración de organigrama

10. Promoción

11. Financiación Estructura académica

12. Documentación final

13. Exposición o muestra

14. Recepción

15. Inscripciones 16. Puesto de Información

17. Imagen corporativa

18. Secretaria

19. Idiomas

20. Aerolíneas

21. Hoteles

22. Equipo técnico

23. Transporte local

24. Seguridad

25. Instalación y clausura

26. Seguros

27. Programas sociales

28. Alimentación

29. Programa acompañantes

30. Elementos.

1.1.1 Denominación del evento o certamen: Un evento especial debe tener un nombre descriptivo que sirva de estímulo a la imaginación del público y que ofrezca buenas posibilidades de publicidad.

La entidad que patrocina el evento y el enfoque o tema del mismo se consignan en el nombre, el cual, en última instancia, se constituye en medio de difusión y promoción del evento.

Ejemplo: Convención Nacional de Secretarias

Feria del Entretenimiento y el deporte

Colombiamoda 2012

IV Simposio de Desarrollo Profesional de Docentes.

VIII Simposio Internacional de Logística

1.1.2. Carácter del evento o certamen: El área o e xtensión geográfica en donde se va a aplicar el programa determina el carácter de los certámenes y eventos. Estos pueden ser:

Internacionales: relativos a dos o más naciones

Nacionales: pertenecientes a un país.

Regionales: cubren áreas determinadas por su clima, topografía u otros.

Locales: se limitan al área de una ciudad como barrios, comunas distritos entre otros.

1.1.3. Objetivos: los objetivos deben ser consistentes y armonizar con todos los propósitos que persiguen las relaciones públicas de la compañía.

Cuando los objetivos son claramente definidos, puede determinarse entonces el tema, su alcance, trascendencia y programas de actos tendientes a conformar el objeto de la celebración.

Entre los propósitos que se persiguen con la organización de un evento, tenemos:

 Intercambiar experiencias o resultados

 Transferir conocimientos

 Mercadear productos o servicios

 Divulgar ideas

 Entablar relaciones de tipo social y de negocios

1.1.4. Emblema o Logosímbolo:

1.1.5 Fecha: Las asociaciones internacionales fijan generalmente en sus estatutos la fecha de celebración de sus eventos.

Es costumbre que los eventos importantes se celebren con intervalos de uno a tres años.

El evento se planea con anterioridad, estableciendo un tiempo adecuado para cada una de las etapas que conforman su organización.

Para los eventos internacionales, se debe estudiar el calendario de días festivos y las condiciones climatológicas.

En el caso de eventos de tipo académico, en los que participen profesores y estudiantes universitarios, deben examinarse las fechas que corresponden a finales de trimestre o semestre con el fin de que éstas, no seas un impedimento que limita la asistencia.

Es preciso consultar, en el caso de eventos nacionales e internacionales, los horarios de los vuelos aéreos, ya que puede darse el caso de que los delegados tengan que llegar al lugar previsto para el evento con dos o tres días de antelación a su iniciación. Esto implica el tenerse que hacer cargo de los gastos a que diere lugar.

Estudiar si, paralelamente al evento, van a celebrarse en la ciudad sede, otros acontecimientos. Si esto sucede, es probable que se presenten dificultades a la hora de buscar alojamientos, organizar transportes o disponer de locales apropiados.

En ciertos casos, puede resultar conveniente que las fechas del evento coincidan con las de algún evento complementario, como ferias o exposiciones que contribuyan a dar mayor realce al mismo.

Al elegir la fecha con la debida anticipación, facilita que los programas se cumplan de acuerdo con lo previsto y que los recursos y demás implementos para su desarrollo hayan sido habilitados de la mejor manera.

1.1.6 Lugar: en el caso de un evento de carácter local o regional, las posibilidades de elección del lugar no exigen mayores alternativas y se limitan, por lo general, a considerar factores referentes al local, sede y comodidad de los participantes.

Sin embargo, cuando se trata de eventos de carácter nacional o internacional deben tenerse en cuenta factores como: locales y posibles alojamientos, facilidades de transporte, situación geográfica, industria y comercio y atracciones turísticas, entre otras.

La sede es donde se va a realizar la mayor parte del certamen. Debe reservarse por lo menos con nueve meses de anticipación, mediante solicitud escrita.

Se debe analizar lo siguiente:

 Facilidad de acceso

 Parqueaderos

 Salones modulares que permitan ampliarse o reducirse.

 Servicios auxiliares (electricistas, reparación de equipos de sonido, plomero, entre otros).

 Red de comunicaciones interna (radio, televisión, celulares u otros)

 Buena iluminación (luces artificiales). El salón debe disponer de iluminaciones de emergencia para que, en los casos de oscuridad, los asistentes puedan reconocer los corredores y las salidas. La iluminación no debe ser directa porque resulta deslumbrante.

 Aire Acondicionado. Debe procurarse que no haya cambios bruscos de temperatura, cuando el local es demasiado caluroso y la atmosfera está cargada de humo, se disminuye la concentración de personal y decae la discusión; si por el contrario es

demasiado fría, los asistentes también se sentirán incomodos y acabaran por no prestar atención.

 Revisar que haya salones para las actividades académicas (que tengan pocas columnas que permitan visualizar mejor y posean sillas muy cómodas).

 En el caso de un evento de carácter local o regional, las posibilidades de elección del lugar no exigen mayores alternativas y se limitan por lo general, a considerar factores referentes al local, sede y comodidad de los participantes.

 Sitio amplio y visible para inscripciones.

 Disponer de una bodega para papelería.

 Sitio para la instalación y la clausura (ojala diferente).

 Sitio para actos sociales. Salón social para secretarias.

 Si hay exposición o muestra de equipos, se debe ubicar en un sitio cercano a donde se realiza el evento para que en los descansos los participantes puedan visitarla.

 Prever una oficina para que el Coordinador se pueda reunir con sus colaboradores.

 Sala para personas V.I.P (Ministros, Alcalde), con comodidad y atención diferente al salón de la Coordinación.

 Sala de prensa para periodistas, si el evento lo amerita.



 Habitación para el coordinador. Generalmente los hoteles la obsequian por cada 10 o 15 habitaciones que se ocupen.

 Sala para recibir a los invitados.

Formato para la consecución del espacio o local:

CONSECUCIÓN DEL LOCAL SEDE

Ciudad: ____________________________________

Área de localización: Afueras: _______________Centro de la ciudad: _______________

Nombre del establecimiento: ________________________________________________

Dirección: ________________________________________________

Teléfono: ________________________________________________

Administrador: ________________________________________________

Número de salones: ________________________________________________

Precio del cubierto: _______________________________________________

Sin bebidas: ______________________________________________

Con bebidas: _______________________________________________

Bufé frio: ______________________________________________

Tablado para orquesta: _________________ Doble: ____________

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