Tema N°4 Los Libros Auxiliares

Tema N°4

Los Libros Auxiliares

Los tres libros principales (Diario, Mayor e Inventario y Balances) vistos hasta ahora, constituyen la base de cualquier sistema de contabilidad, sea para una empresa pequeña, mediana o grande.  Sin embargo, en la medida que ésta aumenta el volumen de  sus operaciones, en igual proporción se incrementará la tarea contable.  Por lo tanto, la utilización de un solo juego de libros (Diario y Mayor) traería como consecuencia una gran pérdida de tiempo y  una lentitud en el trabajo, demorando así,  la información contable para la toma de decisiones. Por ello entonces, se plantea la necesidad de utilizar los libros auxiliares.   El grado de detalle que un negocio requiere para sus operaciones, determina el número de libros auxiliares que deberá ser utilizado.

Definición: Registros de naturaleza contable que recoge las anotaciones  de determinada clase de operaciones  que tengan un carácter homogéneo, y sobre las que se efectúa el desglose de detalle necesario para su completa identificación.

El uso de los libros auxiliares  se ha generalizado en primer lugar,  porque descargan o aligeran el trabajo de los libros principales, y en segundo lugar,  porque brindan una información más completa y detallada de las transacciones que en ellos se registran. La implementación de ellos no es obligatorio, así lo establece el Código de Comercio Venezolano en su Artículo N° 32,  sin embargo, pretender registrar todas las transacciones directamente en los libros principales, harían de ese proceso algo sumamente lento y engorroso, especialmente en aquellas empresas que realizan un gran volumen de operaciones repetitivas tales como: compras, ventas, cobros, pagos, etc. En tal sentido, cada empresa de acuerdo con sus propias necesidades y características, implementará los auxiliares que estime le sean más convenientes y útiles.

Los libros auxiliares están diseñados para manejar el registro de un solo tipo de transacción comercial, las cuales, en casi todas las empresas, se clasifican en cuatro tipos, lo que a su vez conlleva el uso de los siguientes libros:

Todas las transacciones que tengan que ver con uno de esos diarios, se registran directamente en ellos, mientras que aquellas operaciones que no guardan relación con ninguno de estos diarios auxiliares serán registradas en el diario general directamente.

Diario Auxiliar de Compras a Crédito (DACC)

En éste Diario Auxiliar solamente se registran las compras de mercancías a crédito efectuados por la empresa.  Su estructura es la siguiente:

Folio N°: ________

• Al finalizar el período (normalmente un mes), se totalizan las columnas que contengan información financiera  y se formula el asiento resumen que va al Diario General, el cual es:

Diario Auxiliar de Ventas a Crédito (DAVC)

En el DAVC sólo se registran las ventas a crédito realizadas por la empresa. Su estructura es la siguiente:

Folio N°: ________

• Al finalizar el período (normalmente un mes), se totalizan las columnas que contengan información financiera  y se formula el asiento resumen que va al Diario General, el cual es:

Diario Auxiliar de Ingreso en Efectivo (DAIE)

El modelo a estudiar es el siguiente

• Al finalizar el período (normalmente un mes), se totalizan las columnas que contengan información financiera  y se formula el asiento resumen que va al Diario General, el cual es:

Diario Auxiliar de Egreso en Efectivo (DAEE)

El formato a estudiar  es el siguiente:

• Al finalizar el período (normalmente un mes), se totalizan las columnas que contengan información financiera  y se formula el asiento resumen que va al Diario General, el cual es:

Diario Auxiliar de Devoluciones en Ventas (DADV)

Diario Auxiliar de Devoluciones en Compras (DADC)

Cuenta de Control

En líneas generales, una Cuenta Control es aquella cuenta del Libro Mayor que resume el contenido de un Mayor Auxiliar, es decir,  engloba en una sola partida un determinado tipo de operaciones. Esta cuenta es la que se ha venido manejando, resumiendo en ella todas aquellas transacciones de una misma naturaleza, ejemplo: las Cuentas por Cobrar. Se agrupa en ésta partida, las ventas efectuadas a crédito, representadas por facturas a diversos clientes; así mismo, las Cuentas por Pagar, contienen todas las obligaciones que se tiene con terceros, representadas por facturas y por último, la cuenta Bancos, todo el dinero que se tiene en los diferentes institutos bancarios, etc.

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