Transcripción Y Presentación De Un Documento

TRANSCRIPCIÓN Y PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS

INDICADORES DE LOGROS

1. Identifica y corrige los errores más frecuentes en la transcripción de documentos.

2. Demuestre destrezas para cotejar y editar documentos antes de retirar el papel de la máquina o mientras está en pantalla.

3. Aplicar las normas en la preparación de cartas y memorandos.

4. Diligenciar sobres y pliega correctamente el papel para introducir en el sobre.

5. Demuestra actitudes positivas al realizar su trabajo de manejo de documentos e información.

INTRODUCCIÓN

La efectividad de un documento solamente está relacionada con la redacción, sino también con la presentación del mismo. Un documento presentado y diagramado estéticamente causa una impresión agradable el lector, motiva la lectura y facilita la comprensión.

Actualmente se encuentra definidos con claridad los criterios y normas para la presentación de los diferentes documentos comerciales. Por ejemplo, el Instituto Colombiano de Normas Técnicas (Icontec) se ha encargado de establecer normas de presentación de la carta, el memorando, la circular, la constancia, la certificación, el sobre. La hija de vida, el informe y otros documentos de uso frecuente en el comercio.

Jefes les dictaron o pasaron el borrador de esa forma.

Ese argumento carece de valor. El transcriptor tiene el ciento por ciento de responsabilidad de la calidad del documento en su forma y en su fondo, pues es importante que el redactor como el transcriptor de los documentos, ya sea a máquina o en computador, conozca y aplique la norma de Icontec o aquellos otros criterios estandarizados en los diferentes países.

Lo anterior regula la función del transcriptor, quien es el responsable, en la primera instancia, del impacto inicial que un documento produce en el destinatario, pero adicionalmente debe estar pendiente de otros aspectos, como la corrección, la propiedad y la exactitud la comunicación.

TRANSCRIPCIÓN DE UN DOCUMENTO

Al preguntar a algunos transcriptores el porqué de ciertos errores en los documentos elaborados y presentados por ellos se disculpan con el argumento de que sus

él es el experto y no necesariamente su jefe.

Otros transcriptores, al terminar de digitar el documento, lo retiran de la máquina imprimen para entregárselo al ejecutivo con la solicitud: “léalo y si no hay errores, JUSTIFICAR. NOTA: 4.8

Lo firma.” Tal petición se encuentra totalmente fuera de lugar, por la misma razón planteada en el párrafo anterior; el ejecutivo, en múltiples ocasiones, no está preparado para las tareas secretariales. Esa es una labor que es incumbencia y responsabilidad del transcriptor.

Por tanto, conviene recordar cuáles son los errores más comunes y la técnica para identificarlos y corregirlos.

Errores más frecuentes

Cuando los ejecutivos hacen un dictado o pasan un borrador para que sea transcrito, es posible encontrar, entre otros, los siguientes errores:

Ortografía: algunas veces los ejecutivos no se toman la molestia de verificar en un

Diccionario la escritura de cada una de las palabras que les producen dudas.

Falta de propiedad: ciertas palabras son utilizadas con una significación diferente a la que realmente poseen (por ejemplo: pedir disculpas por ofrecer disculpas). El transcriptor debe verificarlo.

Términos repetidos: a veces en un mismo párrafo se utiliza más de una vez la misma palabra. El transcriptor tiene a su disposición los diccionarios de sinónimos, para reemplazar estos términos.

Puntuación y comprender muy bien el mensaje para darle una puntuación adecuada al texto.

Redundancia: hace referencia a expresiones como salir afuera, subir, arriba, muchedumbre de gente,

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