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Equipo de oficina

Antes de avanzar en el concepto de Equipo de Oficina que nos ocupará a continuación es preciso antes aclarar los términos que forman el concepto.

La oficina es aquel local que se destina a la realización de un determinado trabajo; es un espacio físico que se encuentra organizado de distintas formas y presenta diversas características de acuerdo a la función que despliega y a la cantidad de trabajadores que en ella se desempeñan.

Y por su lado, un equipo es el conjunto de personas o cosas que se encuentra organizado para cumplir con determinado fin. Cada miembro se ocupa de llevar a cabo una función y de satisfacer ciertas necesidades.

Entonces, de lo antedicho se desprende que un equipo de oficina se encuentra compuesto por todas las máquinas y dispositivos necesarios para poder llevar a buen puerto las típicas tareas dentro de una oficina.

Escáner, computadoras, teléfonos, fax, sillas, escritorios y demás insumos integran lo que se conoce como equipo de oficina. Cada uno de estos elementos aportará su cuota y será necesario para que una oficina realice su trabajo cotidiano. Si bien la presencia de estos es recurrente en las oficinas tampoco significa que sin ellos una oficina no funcione, o sea, con ellos las tareas se resuelven y realizan de una manera más sencilla y efectiva y siempre, por supuesto, también dependerá de las características particulares de cada una.

Así como los individuos y las tecnología han evolucionado, los equipos de oficina han hecho lo propio, por ejemplo, décadas atrás resultaba impensable una oficina sin una máquina de escribir, en tanto, hoy en día este equipo ha quedado prácticamente obsoleto ganando el terreno las computadoras personales.

QUE SON ARCHIVOS.

Los archivos también denominados ficheros (file); es una colección de información (datos relacionados entre sí), localizada o almacenada como una unidad en alguna parte de la computadora.

Los archivos son el conjunto organizado de informaciones del mismo tipo, que pueden utilizarse en un mismo tratamiento; como soporte material de estas informaciones.

Los archivos como colección de datos sirve para la entrada y salida a la computadora y son manejados con programas.

Los archivos pueden ser contrastados con Arrays y registros; Lo que resulta dinámico y por esto en un registro se deben especificar los campos, él número de elementos de un arrays (o arreglo), el número de caracteres en una cadena; por esto se denotan como "Estructuras Estáticas".

En los archivos no se requiere de un tamaño predeterminado; esto significa que se pueden hacer archivos de datos más grandes o pequeños, según se necesiten.

Cada archivo es referenciado por su identificador (su nombre.

- TIPOS DE ARCHIVOS

Los elementos de un archivo pueden ser de cualquier tipo, simples o estructurados o según su función.

- SEGÚN SU FUNCION.

Se define por:

a.- Archivos Permanentes:

Son aquellos cuyo registros sufren pocas o ninguna variación a lo largo del tiempo, se dividen en:

Constantes: Están formados por registros que contienen campos fijos y campos de baja frecuencia de variación en el tiempo.

De Situación: Son los que en cada momento contienen información actualizada.

Históricos: Contienen información acumulada a lo largo del tiempo de archivos que han sufridos procesos de actualización o bien acumulan datos de variación periódica en el tiempo.

b.- Archivos de Movimiento

Son aquellos que se utilizan conjuntamente con los maestros (constantes), y contienen algún campo común en sus registros con aquellos, para el procesamiento de las modificaciones experimentados por los mismos.

c.- Archivo de Maniobra o Transitorio

Son los archivos creados auxiliares creados durante la ejecución del programa y borrados habitualmente al terminar el mismo.

– SEGÚN SUS ELEMENTOS.

Los principales archivos de este tipo son:

Archivo de Entrada: Una colección de datos localizados en un dispositivo de entrada.

Archivo de Salida: Una colección de información visualizada por la computadora.

Constantes: están formados por registros que contienen campos fijos y campos de baja frecuencia de variación en el tiempo.

De Situación: son los que en cada momento contienen información actualizada.

Históricos: Contienen información acumulada a lo largo del tiempo de archivos que han sufrido procesos de actualización, o bien acumulan datos de variación periódica en el tiempo.

Archivos de Movimiento o Transacciones: Son aquellos que se utilizan conjuntamente con los maestros (constantes), y contienen algún campo común en sus registros con aquellos, para el procesamiento de las modificaciones experimentados por los mismos.

Archivos de Maniobra o Transitorios: Son los archivos auxiliares creados durante la ejecución del programa y borrados habitualmente al terminar el mismo.

- SEGÚN SUS ELEMENTOS

Los principales archivos de este tipo son:

Archivo de Entrada, una colección de datos localizada en un dispositivo de entrada.

Archivo de Salida, una colección de información visualizada por la computadora.

Archivo de Programa, un programa codificado en un lenguaje especifico y localizado o almacenado en un dispositivo de almacenamiento.

Archivo de Texto, una colección de caracteres almacenados como una unidad en un dispositivo de almacenamiento.

2. - ACCESO A LOS ARCHIVOS

Se refiere al método utilizado para acceder a los registros de un archivo prescindiendo de su organización. Existen distintas formas de acceder a los datos:

Secuenciales; los registros se leen desde el principio hasta el final del archivo, de tal forma que para leer un registro se leen todos los que preceden.

Directo; cada registro puede leerse / escribirse de forma directa solo con expresar

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