UNIDAD DE CORRESPONDENCIA UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER

UNIDADES DE CORRESPONDENCIA

Fecha:                        Bucaramanga, 23 de enero de 2020

ELABORADO POR:  Andri Lorena Carreño Minorta

1. Objetivos

1. Formular cuestionario que permita evidenciar si las empresas encuestadas cuentan con unidad de correspondencia según la normativa, que servicios presta y en que condiciones

1. Resumen

Esta encuesta fue realizada con fines académicos desde el programa de Asistencia en Organización de Archivos del Servicio de Aprendizaje (SENA) y tiene como objetivo identificar si las empresas cumplen con la normativa del acuerdo 060 del 2001.

La primera encuesta se realizó en la unidad de correspondencia de el Hospital Universitario de Bucaramanga a la Auxiliar administrativa Carolina Suescun Rodríguez identificada con el número de identificación 1096230752 de Barrancabermeja.

La segunda encuesta se realizo en el Acueducto Metropolitano de Bucaramanga al ingeniero de la unidad de correspondencia Miguel Ángel Ardila líder 3 del Proceso de Gestión documental

1. SENSIBILIZACION E INICIO DEL PROCESO

Para esta actividad se dedico el día 23 de enero de 2020 desde las 11:00am hasta las 2:30pm con mi grupo GAES realizamos unas visitas a dos empresas a las cuales le realizamos una encuesta para saber si cuentan con unidad de correspondencia, si cumplen la normativa, que servicios prestan y en qué condiciones.

2.2. DESARROLLO DEL PROCESO

Realizamos la primera encuesta en el Hospital universitario de Santander a las 11:30 am y la siguiente encuesta la realizamos A las 2:30 pm en el Acueducto Metropolitano de Bucaramanga

La primera pregunta que le formulamos fue:

1. ¿La empresa cuenta con un conjunto de documentos electrónicos

producidos y tratados archivísticamente que son acumulados en un proceso natural por una persona o institución?

Las dos empresas dijeron SI

1. ¿La Unidad de Correspondencia cuenta con personal certificado y

capacitado para recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial mediante servicios de mensajería?

Las dos empresas dijeron SI

1. ¿La entidad establece en sus manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo?

Las dos empresas dijeron que SI

1. ¿La entidad establece controles o procedimientos para realizar un adecuado seguimiento a las comunicaciones internas de carácter oficial como códigos de las dependencias, numeración consecutiva y sistemas de consulta?

Las dos empresas dijeron SI

1. ¿La unidad de correspondencia de la empresa elabora planillas, formatos y controles para certificar la recepción de los documentos y el seguimiento a los tiempos de respuesta de los mismos?

Las dos empresas dijeron SI

1. ¿Toda comunicación oficial que ingresa a la entidad es verificada y en ella se revisa su competencia, origen, destino, dirección, asunto entre otros.?

Las dos empresas dijeron SI

1. ¿Las comunicaciones oficiales emitidas por la entidad en soporte papel, se elaboran en original y máximo dos copias?

Las dos empresas dijeron SI

1. ¿Las unidades de correspondencia de la empresa cuentan con la

información de su horario de atención en un lugar visible y de fácil acceso para los ciudadanos?

Las dos empresas dijeron SI

1. ¿La conservación documental de la entidad en su programa de gestión documental se rige por las normas de permanecía y durabilidad NTC 4436para papel y la NTC 2676 para soportes digitales?

Las dos empresas dijeron SI

1. ¿La empresa tiene establecido en sus manuales de procedimientos la manera de elaborar oficios, cartas, memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas ICONTEC correspondientes?

Las dos empresas dijeron SI

1.  CONCLUSIONES

• Las dos empresas cuentan con su unidad de correspondencia.
• Cumplen con la normativa establecida por el Acuerdo 060 de 2001
• Las unidades de correspondencia de las dos empresas cuentan con un personal certificado capacitado para recibir enviar y controlar oportunamente las comunicaciones de carácter oficial mediante servicios de mensajería.
•  Cuentan con la información de su horario de atención en un lugar visible y de fácil acceso para los ciudadanos

1.  RECOMENDACIONES

• Ninguna recomendación

Redactor: Andri Lorena Carreño Minorta

Transcriptor: Andri Lorena Carreño Minorta

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