Unidad De Correspondencia

INTRODUCCION

El presente trabajo tiene como finalidad fortalecer nuestro interés por temas específicos contribuyentes como estudiantes vamos a conocer los procesos de un programa de gestión documental, conocer sobre el ciclo vital de los documentos, sus fases y etapas, conocer aspectos importantes de la unidad de correspondencia, aprender sobre el decreto 2906 de 2012, identificar como se clasifican los archivos y los valores de los documentos.

OBJETIVO GENERAL

Lograr conocer e interpretar todas las herramientas existentes en el área de Gestión documental y así entender y poner en práctica todos los procesos de un programa de gestión documental y otros temas de gran interés

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

v Conocer los procesos de un programa de gestión documental

v Aprender el ciclo vital de los documentos

v Conocer aspectos importantes de la unidad de correspondencia

v Aprender sobre el decreto 2906 de 2012

v Identificar como se clasifican los archivos

Unidad de correspondencia.

Lograr conocer e interpretar todas las herramientas existentes en el área de Gestión documental y así entender y poner en práctica todos los procesos de un programa de gestión documental y otros temas de gran interés

Objetivo especifico

Conocer los procesos de un programa de gestión documental

v Aprender el ciclo vital de los documentos

v Conocer aspectos importantes de la unidad de correspondencia

v Aprender sobre el decreto 2906 de 2012

v Identificar como se clasifican los archivos

Importancia de la unidad de correspondencia en organizaciones

Gestionar los procesos o programas de gestión documental para promover la conservación adecuada de toda la documentación escrita (todos los papeles), facilitando y gestionando de forma eficaz su uso oportuno, mediante la utilización de procedimientos y operaciones Archivísticas.

Funciones de la unidad de correspondencia

1 Control de Ingreso de la Documentación. 2) Organización del Fondo Documental (clasificar, ordenar, describir).

3) Conservación. 4) Servicio y Control de Préstamo de los documentos.5) Selección y Traslado de la Documentación al archivo central.6) Digitalización de los Documentos. 7) Atención de consultas sobre informes estudiantiles.8) El Área de Correspondencia debe velar también por la adecuada conservación y el control en la producción documental, radicando y tramitando solamente las comunicaciones que cumplan con los requisitos exigidos en acuerdo 060 del 31 de octubre de 2001, en cuanto al formato y firmas responsables.

Servicio de la unidad de correspondencia

1 Recepción de correspondencia 2 Radicación de correspondencia 3 Distribución de la comunicación al área correspondiente

Paso 1

Producción documental

Origen, creación, y diseños… de formatos y documentos de acuerdo al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia.

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO. LEY 527 DEL 1999

Artículos 4, 6, 9 y 14 comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas

Circular interna AGN 13 del 1999. N se deben usar micro puntas o eferos de tinta humedad

NTC 1673 papel y cartón papel para escribir e imprimir y cartón

NTC 2676 durabilidad soporte aplicables a los soportes digitales, cartucho de disco flexible de 90mm de 3.5 pulgadas características dimensionales físicas y magnéticas

NTC 4436, papel para documentos de archivo, requisito para la permanencia y durabilidad

Paso 2

Recepción de documentos

Definición: Conjunto de operaciones de verificación y control que una Institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

Marco normativo del proceso constitución política

Artículo 15. Párrafo 3

La correspondencia y demás formas de comunicación privadas son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la Ley. (Reforma Acto Legislativo 02 de 2003

Decreto 2150 de 1995

Artículos 1, 11 y 32 Supresión de autenticación de documentos originales y uso de sellos, ventanilla única

Acuerdo AGN 060 de 2001.Artículo 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de correspondencia, radicación y control de las comunicaciones recibidas y enviadas.

Se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.

Las comunicaciones y documentos se pueden recibir de diferentes medios, tales como: mensajería, correo tradicional, fax, correo electrónico, cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin, de acuerdo con los avances tecnológicos en cada entidad y deben estar regulados en los manuales de procedimientos.

EN ESTE PROCESO SE PUEDEN REALIZAR LAS SGTES ACTIVIDADES

Identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, página web, otros.

Recibo de documentos oficiales.

Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas. Constancia de recibo (sello, reloj radicador

RADICACION DE DOCUMENTOS

 Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos establecidos en el Artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.

 Impresión de rótulo de la radicación.

 Registro impreso de planillas de radicación y control.



 Número de radicación.

 Nombre de funcionario responsable del trámite.

 Anexos y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.

 Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas.

 Establecimientos de controles de respuesta a partir de la interrelación de documentos recibidos y enviados.

REGISTRO DE DOCUMENTOS

 Recibo de documentos oficiales.

 Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.

 Constancias de recibo.

 Asignación de datos conforme al Artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, tales como:

 Nombre de la persona y/o Entidad Remitente o destinataria.

 Nombre o código de la(s) dependencia (s) competente (s).

PLANILLA DE DOCUMENTOS INTERNOS

• Acuerdo AGN 060 de 2001. Artículo Séptimo: Comunicaciones Internas

• “Para las comunicaciones internas de carácter oficial, las entidades deberán establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas, utilizando los códigos de las dependencias, la numeración consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya sean éstos manuales o automatizados”.

PASO 3

DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS

Actividad dentro del proceso de Gestión Documental, cuyo fin radica en garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

Decreto 229 1995: servicios postales y sus resoluciones reglamentarias. Decreto 2150 del 1995, articulo 25: utilización del correo para el envió de información acuerdo 060 del 2001, articulo 3: centralización de los servicios de distribución de las comunicaciones oficiales. DISTRIBUCION:

DOCUMENTOS EXTERNOS: Identificación de dependencias destinatarias según competencia Clasificación organización enrutamiento y reasignación de las comunicaciones a las dependencias competentes. Registro de control de entrega DOCUMENTOS INTERNOS: identificación de dependencias enrutamiento de documentos a dependencias competentes registro de control de entrega de documentos internos DOCUMENTOS ENVIADOS: definición de medios de distribución ( fax, correo electrónico, pagina web, tramite en línea, correo tradicional , apartado aéreo ) control del cumplimiento del requisitos del documento método de empaque y embalaje

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