Unidad 4 Registros Electronicos

UNIDAD 4. SISTEMAS DE REGISTROS CONTABLES

En la actualidad, los sistemas contables brindan con mayor facilidad y flexibilidad información financiera más completa y detallada. Esta información financiera es valiosa para la iniciativa privada, el gobierno, los bancos, los administradores y los individuos particulares, porque les permite evaluar actuaciones pasadas y les ayuda a preparar planes para el futuro por medio de los cuales puedan alcanzar sus objetivos y metas financieras.

4.1 CATALOGO DE CUENTAS

Es una lista o numeración pormenorizada y clasificada de los conceptos que integran el Activo, Pasivo y Capital Contable, así como los ingresos y egresos de una entidad económica. El Catálogo de Cuentas contiene todas las cuentas que se estima serán necesarias al momento de instalar un sistema de contabilidad.

Debe contener la suficiente flexibilidad para ir incorporando las cuentas que en el futuro deberán agregarse al sistema. Por supuesto, habrá cuentas que se usen en todas las empresas y otras que sean características de cierto tipo de negocios.

4.1.1 CONCEPTO, CARACTERISTICAS E IMPORTANCIA

Es una lista o numeración pormenorizada y clasificada de los conceptos que integran el Activo, Pasivo y Capital Contable, así como los ingresos y egresos de una entidad económica. El Catálogo de Cuentas contiene todas las cuentas que se estima serán necesarias al momento de instalar un sistema de contabilidad.

Debe contener la suficiente flexibilidad para ir incorporando las cuentas que en el futuro deberán agregarse al sistema. Por supuesto, habrá cuentas que se usen en todas las empresas y otras que sean características de cierto tipo de negocios.

IMPORTANCIA.

Es importante tener un Catálogo de Cuentas que ofrezca flexibilidad para poder crecer cuando la empresa se expanda o se desarrolle. Recordemos que la Contabilidad, a través de un proceso de captación de operaciones, mide, clasifica, registra y resume con claridad. Para que esto pueda realizarse, se requiere de un Catálogo adecuado a la operación del negocio, con flexibilidad para irse adecuando ordenadamente según las necesidades del negocio.

Para el registro de las operaciones en sistemas electrónicos de procesamiento de datos, esto es indispensable, ya que de no contar con un Catálogo y un código, la computadora no puede procesar las operaciones ni producir la información que se le programe.

En sistemas de Registro Directo (máquinas de contabilidad) o manuales, también es necesario porque facilita el trabajo por tener un orden y una identificación numérica de las cuentas Un Catálogo de Cuentas debe tener un orden y es preciso que las cuentas se agrupen por su naturaleza: cuentas de Activo, cuentas de Pasivo, cuentas de Capital, cuentas de Ingresos, cuentas de Costos, cuentas de Gastos. Esto facilita su localización al clasificar la operación, al hacer el registro y el resumen.

Contiene todas las cuentas que se estima serán necesarias al momento de instalar un sistema de contabilidad. Debe contener la suficiente flexibilidad para ir incorporando las cuentas que en el futuro deberán agregarse al sistema. El tamaño del catálogo de cuentas se hace conforme a la magnitud y giro de la empresa, el catálogo de cuentas es una herramienta muy útil ya que por medio de esta tenemos un mejor control de las cuentas.

OBJETIVOS.

La elaboración de un catálogo de cuentas tiene los siguientes objetivos:

*Facilitar le elaboración de estados financieros.

*Estructurar analíticamente el sistema contable implantado, incluyendo el sistema de costos, en el caso de las empresas industriales y de las de servicio.

*Agrupar operaciones homogéneas y facilitar su contabilización

*En caso de auditoría, aligerar al auditor su labor.

*Se hace necesario utilizar símbolos, letras, enumeración, a efecto, de simplificar el agrupamiento y estructuración de los diversos conceptos que integran el catálogo de cuentas.

*Facilita su manejo, incluso su memorización.

4.1.2 ELABORACION DEL CATALOGO DE CUENTAS

TIPOS DE CATALOGOS DE CUENTAS.

Alfabético: Este tipos de catálogo consiste en codificar las cuentas con letras del A-Z. Ejemplo: AAA Caja.

Numérico: Este Consiste en codificar las cuentas contables con números. Ejemplo 1 Activo, 11 Activo Circulante.

Decimal: Este es el más utilizado y consiste en separar los números con un punto. Ejemplo: 1. Activo, 1.1. Activo Circulante, 1.1.1. Activos Disponible, 1.1.1.1. Cajas, 1.1.1.1.001 Caja General, 1.1.1.1.002 Fondo Fijo.

Alfanumérico: Consiste en codificar el catálogo con letras y numero. Ejemplo: 1A Activo, 2B Pasivo.

Nemotécnico: Consiste en codificar el catálogo con letras iniciales de los grupos y subgrupos, pero en el caso de que existieran dos grupos o dos conceptos con la misma letra inicial ,se empleara además de la primera letra, otra que le sirva de distinción y que forme parte del nombre de la cuenta para facilitar su identificación. Ejemplo: A Activo, AC Activo Circulante, AF Activo Fijo.

Combinado: Un sistema de catálogo de cuenta es combinado cuando se ocupa dos o más sistemas de las antes ya mencionado. Ejemplo: Combinar El sistema decimal y el sistema alfabético.

Su estructura permite formar agrupaciones que van de conceptos generales a los particulares, la cual se conforma de cuatro niveles de clasificación y cinco dígitos como sigue:

Su elaboración consiste:

0  genero

0  grupo

0  clase

00  cuenta específica

GÉNERO:

Clasificación de las cuentas atendiendo a su naturaleza y función financiera.

GRUPO:

Determina el conjunto de rubros que integran cada género en forma estratificada, permitiendo conocer a niveles agregados su composición.

CLASE:

Permite el ordenamiento particular de las operaciones.

CUENTA ESPECÍFICA:

Establece el registro pormenorizado de las operaciones.

El diseño y estructuración del Catálogo de Cuentas reviste tal importancia que para su elaboración debe hacerse un análisis profundo y sistemático de las operaciones presentes y futuras que en un momento determinado pudiera tener una empresa o negocio.

Un adecuado diseño permite además de un claro entendimiento contable de las operaciones por parte de los usuarios (contadores, auxiliares, directivos, etcétera) una fácil y eficaz incorporación de nuevas cuentas sin tener que hacer modificaciones de último momento en el catálogo ya que esto podría representar entre otras cosas:

Confusión de los criterios contables a seguir.

• Reprocesos contables.

• Modificaciones a los programas de computación por parte del área de sistemas.

• Pérdida de información.

• Equivocación en la preparación de los estados financieros, Estado de Situación Financiera(Balance General), Estado de Pérdidas y Ganancias (Estado de Resultados).

• Errores diversos y retrasos derivados de los puntos anteriores

La informática ha evolucionado tanto, que en la actualidad existen en el mercado una gran variedad de paquetes contables que permiten entre otras cosas llevar la contabilidad en forma simultánea de diferentes empresas, elaborar pólizas de ingresos, egresos y diario; generar estados financieros, reportes y cédulas de trabajo. También ofrecen entre sus beneficios la posibilidad de estructurar en forma sencilla uno o varios catálogos de cuentas.

No obstante lo anterior, todo contador debe poseer los conocimientos necesarios para diseñar y estructurar de manera adecuada un catálogo de cuentas que se ajuste perfectamente a las necesidades presentes de la organización y que provea además la incorporación futura de nuevas cuentas.

Todo buen catálogo de cuentas debe considerar en su estructura:

• Incremento de operaciones.

• Apertura de nuevas sucursales.

• Creación o comercialización de nuevos productos o servicios.

• Inicio de exportaciones o importaciones de uno o varios países

• Expansión del mercado a nivel nacional.

• Condiciones generales de desarrollo económico de la organización.

• Apego a las políticas contables establecidas.

• Unificación del criterio contable que deberá prevalecer en todos los elementos que integran el ente económico (sin importar de que este constituido por una sola empresa o por un grupo de compañías filiales).

• Practicidad y fácil comprensión.

El catálogo de cuentas debe estar estructurado de una manera tal que además de estar apegado a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, y sujetarse a las políticas contables de la compañía, debe permitir la fácil comprensión de la clasificación y codificación que tiene cada cuenta permitiendo con esto que las afectaciones contables se hagan con la menor probabilidad de error posible.

Cada una de las cuentas que integran el catálogo se codificarán ya sea en forma numérica (utilizando números), alfabética (usando letras) o alfanumérica (combinando letras y números), esto permitirá darle un orden lógico, secuencial y sistemático.

Los catálogos de cuentas están estructurados por niveles, el número de éstos así como el nombre o número que se les asigne dependerá directamente de las necesidades particulares, del ente económico de que se trate. Podemos encontrar diferentes formas de ordenar y estructurar los diversos catálogos de cuentas.

La finalidad del catálogo de cuentas consiste en establecer una clasificación flexible, ordenada y pormenorizada de las cuentas de mayor que se utilizarán para el registro de las

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