10 aspectos de planificación de eventos

10 aspectos de planificación de eventos

Aspectos que se deben de tener en una planificación de eventos:

1. En cada planificación deben de estar claras las responsabilidades:

• Organizador profesional: se encarga de la planificación del evento y de la

Organización técnica de los recursos necesarios para cumplir dicho plan.

• Alta dirección (y/o persona designada): se encarga de la toma de decisiones

Relacionadas con este proceso, así como de la definición de las cuestiones

Fundamentales y de la programación del evento, bajo el asesoramiento de la

Empresa organizadora.

2. A la hora de organizar un evento se empieza por conocer en profundidad unos

Puntos esenciales, tales como que tipo de acto quiere realizar la empresa solicitante

De este servicio, a quien va a ir dirigido o que objetivo se pretende conseguir.

La empresa debe manifestar de forma clara la estrategia de comunicación que

Desea adoptar, con la finalidad de dirigir mensajes claves articulados que ejerzan

Una valiosa contribución al éxito del evento.

3. Hay que tener claro los objetivos que se quieren conseguir mediante la planificación:

Se empieza por averiguar cuáles son los objetivos que la empresa quiere lograr con

El evento en cuestión. Esta debe establecer tanto unos objetivos generales como

Una serie de metas para poder evaluar el acto en cuanto a su eficacia y éxito conseguido.

4. Hay que tener claro los la duración, el estilo y el contenido del evento:

Una vez delimitado/s el/los objetivo/s, se consulta a la empresa sobre lo que

Pretende hacer para lograr su propósito. La duración, el estilo y el contenido del

Acto giran alrededor de esta consideración.

Primeramente debe establecer la duración del acontecimiento; que suele ir desde

Los tres días a la semana (aunque puede tener cualquier otra, dependiendo del tipo

E importancia del mismo).

Respecto a su estilo, hay que definir si se trata de un evento:

- ¿Formal o informal?

- ¿De gran envergadura o micro evento?

- ¿En un espacio abierto o cerrado?

- ¿Según la situación geográfica: en la ciudad o en el campo?

- ¿Según la temática: social, deportivo, popular, religioso, cultural,

Empresarial...?

- Etc.

También es necesario disponer de antemano del contenido en líneas generales del

Acontecimiento.

5. Hay que tener claro las personas que van a participar en el evento.

6. Hay que tener claro el presupuesto:

El presupuesto elaborado debe ser lo más fiel posible a la realidad. Este documento

Debe incluir una lista de gastos previstos e imprevistos, fuentes de ingresos y el

Beneficio esperado, si es el caso.

De ser posible, este presupuesto se basará en estadísticas de experiencias

Anteriores.

7. La programación:

Primeramente la empresa detalla el programa del evento siguiendo la línea de lo

Expuesto en la fase anterior.

8. Hay que tener un cronograma de todo el evento, como el tiempo de duración de cada actividad.

9. Listado de necesidades:

Entre las necesidades más habituales se pueden encontrar

- Material vario

- Limpieza

- Adaptaciones para asistentes

- Personal

- Ornamentación

- Rueda de prensa

- Muebles

- Regalos

- Invitaciones

- Azafatas

- Secretario/a

- Notas de prensa

- Traductores

- Fotografía

- Carteles,

...