PLANIFICACIÓN DE EVENTOS

PLANIFICACION DE EVENTOS

COORDINACIÓN GENERAL: es la responsable de que se cumplan los objetivos y metas así como de administrar y ejecutar el evento. La función del coordinador general es dirigir y supervisar que los coordinadores de área y su grupo cumplan con las obligaciones. El coordinador debe preguntar y responder cualquier cuestionamiento, saber qué, cuándo, cómo, por qué y dónde, sobre cualquier detalle relacionado al evento.

En el caso que el coordinador general debe presupuestar su trabajo para un tercero, tendrá en cuenta los siguientes ítems:

A. Número de participantes y expositores.

B. Número de hoteles y habitaciones requeridas.

C. Especificaciones del lugar.

D. Fechas y horarios a realizar el evento.

E. Programas de trabajo, sociales, culturales, deportivos, artísticos y de acompañantes.

F. Necesidades de servicios y de infraestructura.

G. Invitados especiales.

H. Antecedentes y estadísticas de eventos anteriores.

I. Objetivos perseguidos.

Funciones del coordinador general del evento:

1. Reclutar a los miembros del comité organizador.

2. Definir el nombre del evento, isologotipo y lema.

3. Establecer objetivos y metas.

4. Definir políticas, reglamentos y procedimientos.

5. Planificar, organizar y controlar el evento.

6. Contratar empresas y personal experto en la organización de eventos.

7. Negociar y firmar contratos con clientes y proveedores.

8. Verificar los precios de algunos servicios y productos.

9. Visitar las posibles sedes del evento.

10. Definir métodos de evaluación.

11. Elaborar el presupuesto preeliminar.

12. Definir estrategias de comercialización y difusión.

13. Buscar patrocinadores.

14. Participar en la planificación de la campaña publicitaria.

15. Seleccionar a los medios de comunicación.

16. Diseñar y supervisar el sistema de registros.

17. Diseñar y supervisar el sistema de información.

18. Supervisar el sistema de seguridad.

19. Supervisar el sistema de alimentación.

20. Escoger menús y tipos de servicios.

21. Seleccionar espectáculos y artistas.

22. Definir los programas de trabajo, recreativos y deportivos, culturales y sociales.

23. Definir presidiums. (Autoridades que participan en determinados momentos del evento).

24. Vigilar la capacitación del personal.

25. Verificar la lista de seguimiento.

26. Coordinar el cierre del evento.

COORDINACIONES DE ÁREA:

1. Técnica: está integrada por especialista en el tema del evento. Coordina los

aspectos referidos a la materia del evento.

2. Administrativa: se ocupa de los aspectos referidos a personal, organización, adquisiciones, contratación de servicios gastronómicos, evaluación, aspectos jurídicos, etc.

3. Comercialización y Difusión: tiene a su cargo la elaboración de las estrategias de mercadotecnia y comunicación general del evento.

4. Operaciones: se encarga de la puesta en escena ejecutiva del evento. Tiene a su cargo aspectos tales como contratación de elementos de soportes, escenografía simulacros.

5. Información y Relaciones Públicas: se encarga de los aspectos referidos a

invitaciones, elaboración de los sistemas de comunicación a utilizar en el evento, atención a invitados especiales, prensa, etc.

6. Finanzas: está coordinación tiene por finalidad conseguir y manejar los recursos financieros que se generen durante el evento.

7. Soporte: su finalidad es la soportar el trabajo de la coordinación general en determinadas tareas claves durante el desarrollo del evento.

COORDINACIÓN TÉCNICA. FUNCIONES.

1. Proponer el tema general del evento y la temática de las mesas de trabajo.

2. Planificar, elaborar y difundir el reglamento técnico para la presentación de ponencias.

3. Seleccionar, invitar, coordinar, programar y atender, la intervención de los ponentes magistrales y de mesas de trabajo.

4. Coordinar, integrar e instalar los equipos y materiales técnicos.

5. Proporcionar información técnica a los participantes.

6. Coordinar e integrar la información y documentos técnicos para su difusión.

7. Captar, evaluar, aprobar, clasificar, seleccionar y distribuir, las ponencias por temas y mesas de trabajo.

8. Organizar las mesas de trabajo.

9. Coordinar la elaboración y recopilación de las conclusiones de cada una de las mesas de trabajo.

COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA. FUNCIONES.

1. Determinar e implantar los procedimientos necesarios.

2. Coordinar la obtención de los permisos y licencias.

3. Elaborar el programa general de actividades.

4. Elaborar el programa de actividades de los acompañantes.

5. Elaborar la convocatoria para

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