Administracion de las cuentas por cobrar

ADMINISTERACION DE LAS CUENTAS POR COBRAR

ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR

Las cuentas por cobrar consisten en el crédito que una compañía otorga a sus clientes en la venta de bienes y servicios, es una modalidad de financiamiento a corto plazo que se les entrega a los clientes. Estas cuentas pueden tomar la figura de crédito comercial, el cual se refiere al crédito que la compañía le da a otras compañías, o bien, de crédito de consumo, el cual es el crédito que la compañía le extiende a los consumidores finales.

Para que una compañía esté en condiciones de otorgar crédito a sus clientes debe:

∙         Establecer políticas de crédito y cobranzas

∙         Evaluar cada solicitud de cada cliente, el crédito en particular.

El establecimiento de una política óptima de concesión de crédito exige que la empresa examine y trate de medir los costos y rendimientos marginales asociados a las diversas políticas.

En lo que se refiere a los beneficios desde el punto de vista más abierto de otorgamiento de crédito posiblemente genere un aumento de las ventas y un aumento de las utilidades brutas, sin embargo, este aumento en los rendimientos se ve neutralizado por diversos tipos de costos marginales relacionados con el crédito como son los costos de oportunidad de los fondos adicionales empleados para mantener un mayor nivel de cuentas por cobrar.

Adicionalmente, este aumento de las cuentas por cobrar puede llevar a un aumento de costos adicionales dados por los niveles de inventario, los costos de inversión en los mismos, el control de la cartera, y la mayor cantidad de cuentas por cobrar. Por otro lado, el riesgo también aumenta, ya que la probabilidad de poseer una mayor cartera vencida aumenta.

A la hora de establecer políticas óptimas de crédito, los administradores financieros de una empresa deben considerar diversas variables  de gran importancia, la cuales puedan controlarse y utilizarse para alterar el nivel de cuentas por cobrar, entre ellas tenemos:

∙         Normas y estándares de crédito

∙         Condiciones de crédito

∙         Procedimientos y control de cobranza.

Normas y estándares

Las normas y estándares de crédito son criterios que utiliza una compañía para estudiar los demandantes de crédito y establecer qué monto se les puede aprobar. El establecimiento de estas normas y estándares permite a la compañía obtener cierto grado de control sobre la calidad de las cuentas aprobadas.

La calidad del crédito dado a los clientes es un concepto con diversas variables relacionadas con los siguientes elementos:

∙         El tiempo que le toma a un cliente pagar sus obligaciones de crédito efectivamente.

∙         La probabilidad de que un cliente no pague el crédito concedido.

Para determinar el primer elemento podemos utilizar el indicador de período promedio de pago o cobranza. La razón nos muestra la cantidad promedio de días que una empresa debe esperar, después de hacer la venta a crédito, para recibir el pago efectivo del cliente. Por supuesto, a mayor sea el período promedio de pago mayor serán los recursos invertidos en cuentas por cobrar de los créditos concedidos a los clientes.

El segundo elemento también lo podemos llamar riesgo de incumplimiento y lo podemos determinar con la razón de cartera vencida, que es la proporción del volumen total de cuentas por cobrar que una compañía nunca cobra, por lo tanto, a mayor sea el indicador de cartera vencida, mayores serán los costos de otorgamiento de crédito.

Una técnica popular que utilizan las empresas para el otorgamiento del crédito se denomina las cinco “C” del crédito:

∙         Carácter: se refiere a el historial de pago del crédito, cumplimiento.

∙         Capacidad: determina la capacidad que el solicitante del crédito posee para reembolsar el crédito solicitado, generalmente se analizan los estados financieros y los flujos de efectivo para el cumplimiento de los compromisos.

∙         Capital: se refiere el monto de la deuda en relación con el capital propio, es un indicador del cubrimiento.

∙         Colateral: el monto de los activos que el cliente solicitante posee disponibles para garantizar la deuda. En cuanto mayor sean los activos disponibles, mayor es la probabilidad de otorgamiento del crédito.

∙         Condiciones: la aceptación de las condiciones existentes en la industria y peculiaridades en torno a la operación.

Esta técnica no genera una decisión de aceptar o rechazar una solicitud de crédito, solo pretende mostrar el panorama general de la situación del cliente y el analista debe tener la experiencia necesaria para analizar los datos y tomar la decisión.

Otro método comúnmente utilizado es la calificación del crédito, éste aplica unos valores o puntajes a las diversas características financieras del crédito, con el fin de predecir si pagará a tiempo.

En conclusión, el procedimiento debe generar una calificación que mide la fortaleza crediticia general del solicitante, la utilizamos para aceptar o rechazar la solicitud de crédito.

Revisemos la siguiente tabla donde se relajan las normas de concesión de crédito y se reflejan sus efectos en las utilidades.

Tabla 15

Como vemos, la relajación del crédito puede traer unos beneficios en ventas pero a su vez aumenta los costos del manejo, si se deseara saber qué pasaría con unas normas de crédito más estrictas, los efectos serian los opuestos.

Condiciones de crédito

Las condiciones del crédito, o de venta, de una compañía especifican los términos que rigen el pago de un crédito otorgado a un cliente. Estas condiciones incluyen la duración del período de crédito y el descuento por pronto pago (cuando se ofrezca).

La duración del período de crédito es el lapso de tiempo del que un cliente dispone para el pago integro de su crédito el cual, generalmente, es determinado de acuerdo con las costumbres de la industria o sector.

Este período normalmente afecta la rentabilidad de la empresa, ya que está directamente relacionado con la duración de la mercancía en el inventario del cliente, entonces, los clientes que rotan rápidamente sus mercancías poseen períodos más cortos de crédito que los que deben esperar más tiempo para la realización de los inventarios.

Es por esto que un fabricante de bienes de lujo (como joyas) ofrece períodos de tiempo más largos para el cumplimiento de su crédito, que los fabricantes de bienes necesarios (como vestidos).

Por otro lado, se ve afectada la rentabilidad de la compañía con el período de crédito, ya que éste, al generar cuentas incobrables, aumenta los costos para la empresa.

El descuento por pronto pago es el descuento que se le ofrece al cliente con la condición de que pague el crédito que se le ha otorgado antes de que concluya un período específico.

Normalmente se expresa como descuento porcentual sobre el monto neto del costo de los bienes adquiridos (excluyendo fletes e impuestos).

Al ofrecer estos descuentos se debe especificar la duración o tiempo para acceder al descuento. Por ejemplo: 2/10, neto 30, que significa que tendrá el 2% de descuento sobre la compra, si cancela antes de 10 días, si no puede hacer el pago al valor neto hasta 30 días.

Los descuentos por pronto pago se ofrecen con el fin de acelerar la cobranza y, por ende, reducir la inversión de fondos en cuentas por cobrar de la empresa y sus costos asociados.

Procedimientos y control de cobranzas

Una empresa debe considerar en su administración de cuentas por cobrar la supervisión del crédito, la cual es una revisión continua de la situación de pago de los clientes a los que se les concedió crédito por compras de los productos ofrecidos.

Para ello, revisaremos dos procedimientos tradicionales: l período promedio de cobro y la antigüedad de las cuentas por cobrar.

∙         Período promedio de cobro

El período promedio de cobro (PCC) es el segundo componente del ciclo de conversión de efectivo, el cual es el número de días que las ventas a crédito están por cancelarse.

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