Control Gubernamental. IMPORTANCIA

DEFINICION

Es un proceso efectuado por el Consejo de Administración, Directorio, etc. La gerencia y por el personal de una entidad, diseñado para dar una seguridad razonable de cumplimiento de los objetivos institucionales, comprendidos en uno de los siguientes grupos:

 - Efectividad y eficiencia de las operaciones;

-  confiabilidad de la información financiera y administrativa;

-  Observancia de las leyes y reglamentos aplicables.

El control interno incluye: el plan de organización y el conjunto de métodos y medidas que se adoptan para asegurar que se logren los objetivos, funciones y tareas relacionadas con la previsión, seguimiento y control de las actividades económicas y administrativas, la protección  y conservación de los recursos naturales y el medio ambiente en un ente público,  como en los actos de los funcionarios que intervienen en ellos.

OBJETIVOS

Estos se encaminan a controlar y mejorar las operaciones en las distintas etapas de su proceso que se relacionan con:

1. La eficiencia de las operaciones en la captación y uso de los recursos públicos.
2. La utilidad y conveniencia de los sistemas integrados de administración y finanzas diseñados para el control e información de los resultados de las operaciones.
3. La utilidad, oportunidad, confiabilidad y razonabilidad de la información que se genere sobre el manejo uso y control de los bienes y recursos del estado.
4. Los procedimientos para que toda autoridad, ejecutivo y funcionario, rindan cuenta oportuna de los resultados de su gestión.
5. La capacidad administrativa para impedir, identificar y comprobar el manejo adecuado de los recursos del estado.

IMPORTANCIA

El control interno es muy importante porque permite:

1. El uso eficiente de los recursos humanos, materiales y financieros a fin de que aseguren su integridad, custodia y registro oportuno, en base a sistemas integrados de administración y finanzas.
2. Contar con información financiera y administrativa oportuna, correcta y confiable para la toma de decisiones y para la rendición de cuentas de la gestión de los funcionarios públicos.
3. Detectar los riesgos de errores e irregularidades como base para identificar sus causas y promover acciones para eliminar las debilidades de control existentes.
4. Promover un grado razonable de efectividad, eficiencia y economía en la administración y uso de los recursos públicos.
5. Promover el cumplimiento de las políticas dictadas por la misma autoridad, así como las leyes y reglamentos aplicables, para alcanzar las  metas y objetivos programados.

ALCANCE

Abarca toda la estructura organizacional, los sistemas integrados generales y específicos, así como todas las operaciones de los entes que conforman el sector público.

Para que funcione adecuadamente es necesario:

• Que se establezcan en forma sistemática en función de la práctica institucional.
• Que se le dé la tecnología, los elementos humanos, materiales y financieros necesarios.
• Que se oriente a objetivos definidos de manera que los resultados puedan ser evaluados.

Es necesario tener presente que el exceso de controles no garantiza que los errores e irregularidades se eviten, por lo que hay que definir el costo frente al beneficio de implantar los controles.

CARACTERISTICAS

1. Controles de legalidad: a través de los cuales solo se autoricen e inicien operaciones legítimas y apropiadas.
2. Controles de oportunidad: a través de los cuales las transacciones autorizadas se ejecuten y se registren oportunamente como fueron autorizadas.
3. Controles preventivos: por medio de los cuales se eviten la colusión para cometer delitos contra la administración pública.
4. Controles gerenciales: en el cual se evalúe y mida la eficiencia, efectividad y economía de los indicadores de gestión en los distintos niveles operacionales.
5. Controles defectivos: en el cual se detecten a tiempo los riesgos de errores e irregularidad en la ejecución o registro de las operaciones y sirvan como base para minimizar el efecto de esos riesgos.
6. Controles prácticos: que solo se diseñen e implanten medidas de control que obedezcan a un análisis del costo frente al beneficio institucional, evitando la abundancia de controles pero sin disminuir la calidad del mismo.
7. Controles funcionales: que las medidas que se tomen no debiliten o compliquen los procesos ya existentes, sino que más bien sean complementarios y agiles.
8. Controles generales: por medio de los cuales se estandaricen controles que cubran todos los departamentos, funciones y personas que se quieren controlar, de acuerdo a las necesidades.
9. Controles específicos: son aquellos diseñados en el detalle necesario para cubrir todos los ángulos de la operación que se quiere controlar.

LIMITACIONES

La falta de planificación e integración de esfuerzos en el diseño e implantación de controles internos, puede convertirse en un riesgo que genere costos adicionales y disminuya la eficiencia y efectividad de las operaciones.

La abundancia de controles, al igual que la insuficiencia generan serios indicios de ineficiencia operativa, con efectos perjudiciales para el usuario de los servicios del estado.

PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO

Son indicadores fundamentales que sirven de base para el desarrollo de la estructura y procedimientos de control interno en cada área de funcionamiento institucional, divididos por su aplicación, en tres grupos:

1.  Aplicables a la estructura orgánica: esta necesita ser definida con bases firmes relacionadas con la separación de funciones y la asignación de responsabilidad y autoridad, para lo cual se aplicaran los siguientes principios de control interno:

1. Responsabilidad delimitada: permite fijar con claridad el campo de acción de cada funcionario y la autoridad específica para que pueda actuar dentro del ámbito de su competencia.
2. Separación de funciones de carácter incompatible: Asegura que un mismo servidor no realice todas las etapas de una operación, dentro de un mismo proceso, por lo que se debe separar la autorización, el registro y la custodia dentro de las operaciones administrativas y financieras, según sea el caso.
3. Instrucciones por escrito: garantizan que sean entendidas y cumplidas, por todos los servidores gubernamentales, las ordenes y las políticas generales y específicas, dictados por los distintos niveles jerárquicos, así como los procedimientos para ponerlos en funcionamiento, conforme fueron diseñados.

1. Aplicables a los sistemas contables integrados: o no deben ser diseñados tomando en cuenta que el control es para salvaguardar los recursos del ente público; por tanto, son aplicables a los siguientes principios de control interno:

1. Aplicación de pruebas continuas de exactitud. Independientemente de que estén incorporadas a los sistemas integrados o no, permiten que los errores cometidos por otros funcionarios sean detectados oportunamente, y se tomen medidas para corregirlos y evitarlos.
2. Uso de numeración en los documentos: el uso de numeración consecutiva, para cada uno de los distintos formatos diseñados para el control y registro de las operaciones, sea o no generados por el propio sistema integrado de administración financiera, permite el control suficiente sobre la emisión y uso de los mismos, además, sirven de respaldo de la operación, así como para el seguimiento de los resultados de las operaciones ejecutadas.
3. Uso de dinero en efectivo: la actual tecnología del mercado aplicable a los sistemas integrados, permiten que los pagos se realicen sin el uso de efectivo, ni chequeras, utilizando los servicios bancarios y las redes computacionales que ayudan a ordenar el pago a través de transferencias bancarias, a las cuentas de los beneficiarios según las necesidades y facilidades del ente público.  Los únicos pagos en efectivo, de urgencia de deberán realizar a través de un fondo de Caja Chica, reglamentando su uso y reposición.
4. Depósitos inmediatos e intactos: en los casos de recaudaciones directas de fondos privativos, estos valores deben ser depositados en forma inmediata e intacta, para evitar que se utilice el efectivo en operaciones ordinarias.
5. Uso de cuentas de control: la apertura de los sistemas integrados de contabilidad, debe ser lo suficientemente amplia para facilitar el control de las operaciones, así como de aquellos datos que por sus características, no formen parte del sistema  en sí; por ejemplo: control de existencias, control de consumo de gasolina, control de mantenimiento y otras operaciones, se deben diseñar los registros auxiliares que sean necesarios para controlar e informar al nivel de detalle que la operación requiera.
6. Uso mínimo de cuentas bancarias: el pago se puede efectuar a través de transferencias bancarias, sin que se cuente con una chequera. Sin embargo en los casos necesarios, su uso debe ser limitado a las cuentas exclusivamente necesarias para facilitar el control del movimiento y disponibilidad de fondos.
7. Uso de dispositivos de seguridad: en los entes públicos deben crearse las medidas de seguridad que garanticen un control adecuado del uso de equipos en el proceso de operaciones, así como para que permitan la posibilidad de comprobación de las operaciones ejecutadas.
8. Uso de indicadores de gestión: permiten medir el grado de control integral de las operaciones y su avance tanto físicos como financiero, debe formar parte de los sistemas integrados, de tal manera que se puedan hacer análisis de la gestión que ayuden a reorientar las acciones, en los casos específicos.

1. Aplicables a la administración de personal: requiere de créditos básicos para fijar técnicamente sus responsabilidades, para lo cual se aplicaran los siguientes principios de control interno:

1. Selección de personal capacitado: permite que cada puesto de trabajo disponga del servidor idóneo, seleccionado bajo criterios técnicos que se relacionen con su especialización, el perfil del puesto y su respectiva jerarquía, y dentro del marco legal correspondiente. Las unidades administrativas encargadas de esa actividad, deberán coordinar con las unidades solicitantes, para que el proceso de selección sea el más adecuado a los intereses del ente público.
2. Capacitación continua: todo ente público deberá programar la capacitación de su personal en los distintos campos y sistemas integrados que funcionen en su interior, para fortalecer el conocimiento y garantizar eficiencia en los servicios que brinda.
3. Vacaciones y rotación de personal: generan la especialización de otros servidores y motiva el descanso anual de aquellos que hacen uso de este derecho; además permite el descubrimiento de nuevas ideas de trabajo y eventuales malos manejos. Todos los entes públicos, a través de las unidades administrativas respectivas, deben planificar anualmente el uso de vacaciones de todos los servidores, así como el reemplazo temporal de cada uno de ellos, para evitar el entorpecimiento de las operaciones.
4. Cauciones (Pólizas de seguro) Cada ente público, en el área que tienen que ver con el manejo y custodia de valores y bienes del estado, debe promover el uso de garantías o pólizas de seguro contra siniestros, de tal manera que se eviten perdidas innecesarias, y se asegure la recuperación del bien.

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