DISPOSICIONES GENERALES DE LA DOCUMENTACIÓN MUNICIPAL

TITULO I

DISPOSICIONES GENERALES

DE LA DOCUMENTACIÓN MUNICIPAL

Artículo 1o         El presente Reglamento regula el procedimiento de la documentación externa o interna de la Ilustre Municipalidad de Independencia, es decir:

1. El Ingreso y la Salida de la documentación municipal.

1. El Formato.

1. La Tramitación.

1. Su Calificación de pública, secreta o reservada.

1. Su Archivo.

1. y la Eliminación de documentación municipal.

Artículo 2o         Se entenderá por documentación Externa aquella que llegue al municipio dirigida al         Alcalde, a los Directores, Jefes de Departamentos o Encargados de las funciones         municipales, enviada por entidades públicas o privadas y particulares.

La documentación externa será recibida por la Oficina de Partes, la que ingresará de inmediato el documento en el “registro interno”, asignándole un número de ingreso correlativo, la fecha, su procedencia y síntesis de la materia respectiva; siendo de responsabilidad de Secretaría Municipal la distribución a las diferentes Unidades municipales, dejándose testimonio de quien la recibió.

Artículo 3o         La documentación Interna que se origina dentro de la Municipalidad y se clasificará en:

1. Resoluciones municipales:

• Ordenanzas,

• Reglamentos,

• Decretos e

• Instrucciones.

1. Comunicaciones:

• Oficios,

• Circulares,

• Informes,

• Memorándum,

• Certificados y

• Boletines Informativos.

1. Actas:

• Del Honorable Concejo Municipal

• De las Comisiones del Concejo,

• Del Consejo Comunal de las Organizaciones de la Sociedad Civil,

• Comité de Bienestar.

• Comité Técnico Administrativo (COTEA).

• Comité Técnico Municipal.

• Mesas de PLADECO.

• Mesas de Programa de Mejoramiento Municipal.

• Mesas Técnicas de Trabajo.

1. Documentos estructurales y operacionales del Sistema de Gestión:

• Manuales Procedimientos,

• Instructivos,

• Formularios.

Artículo 4o         La documentación interna de la Municipalidad tendrá numeración correlativa dentro de cada clase de documento durante el año calendario (Excepto Ordenanzas y Reglamentos) y el número será proporcionado por el departamento que corresponda según su registro interno.

Artículo 5o         La redacción de los documentos municipales se sujetará a las reglas gramaticales de la Real Academia Española de la Lengua, empleándose términos sencillos y corrientes, entendibles para el lector común.

Artículo 6o         Toda comunicación interna llevará la firma del Director o Jefe del Departamento respectivo. Bajo la firma se colocará el nombre, apellidos y cargo que desempeña el firmante, para lo cual se podrá utilizar un timbre de goma con caracteres de imprenta. Si algún Director o Jefe se ausentare del Municipio en forma temporal (comisión de servicio, feriado, licencia médica, permiso administrativo), en forma definitiva (renuncia, jubilación, etc.); firmará la documentación quien lo reemplace, agregando la expresión "Subrogante" (ausencia inferior a 45 días) o "Suplente" (superior a 45 días, hasta 6 meses), según corresponda. Toda comunicación interna que salga fuera de la Municipalidad será firmada por el Alcalde o por quien tenga facultades delegadas para ello y será numerada por la Dirección correspondiente a través de su registro interno y despachada por la Sección Oficina de Partes.

TITULO II

DE LAS RESOLUCIONES MUNICIPALES

Artículo 7o         Las Resoluciones que adopte la Municipalidad se denominarán: Ordenanzas, Reglamentos, Decretos e Instrucciones.

        Párrafo 1°

        Ordenanzas y Reglamentos

Artículo 8o         Las Ordenanzas son normas generales y obligatorias aplicables a la comunidad. En ellas se podrán establecer multas para los infractores cuyo monto no podrá exceder de 5 UTM., las que se aplicaran a través del Juzgado de Policía Local. Para la dictación o modificación de Ordenanzas se requerirá el acuerdo del Concejo Municipal.

Artículo 9o         Los Reglamentos son normas generales obligatorias y permanentes relativas a materias de orden interno de la Municipalidad, para la dictación o modificación del Reglamento Interno Municipal y del Reglamento de Contrataciones y Adquisiciones, en cuyo caso se requerirá el acuerdo del Concejo Municipal. El Reglamento del Servicio de Bienestar, el de Sistema de Incentivos y Programa de Mejoramiento de Gestión Municipal, se sujetarán a la tramitación establecida en la Ley respectiva y deberá contar con la aprobación del Concejo.

Artículo 10o        Las Ordenanzas y Reglamentos y sus modificaciones serán elaborados por la Dirección de Asesoría Jurídica, con la colaboración de las unidades municipales relacionadas con la materia, la tramitación administrativa corresponderá a Secretaría Municipal.

Artículo 11o        Todo proyecto de Ordenanza o de Reglamento que requiera acuerdo del Concejo o sus modificaciones, deberá contar con informe de la Dirección Asesoría Jurídica y de la Dirección de Control antes de presentarlo para la aprobación del Concejo Municipal.

Artículo 12°        La Secretaria Municipal asignará una numeración en forma separada las Ordenanzas y Reglamentos Municipales y sus modificaciones.

        La numeración será única y correlativa, cualquiera sea el año en que se dicte. El número de la Ordenanza o Reglamento se colocará a continuación de la palabra "ORDENANZA” o "REGLAMENTO”, según corresponda.

Artículo 13°        Salvo que la Ley establezca un sistema de publicación diferente, las Ordenanzas y sus modificaciones se publicarán íntegramente en la página Web de la Municipalidad y/o el Diario Oficial, con un aviso informativo en un medio de comunicación de mayor circulación en la Comuna.

        Podrá ser consultada por los particulares en la Oficina de Partes y adquiridas por éstos, previo pago de los derechos correspondientes.

Artículo 14°        La publicación de las Ordenanzas y Reglamentos se dará a conocer a través de la Oficina de Partes enviando un Memorándum o mediante correo electrónico, para su conocimiento y aplicación a todas las Direcciones.

Artículo 15°        Corresponderá a Secretaría Municipal mantener actualizados los textos de las Ordenanzas y Reglamentos Municipales, procurando fijar textos refundidos de los mismos cuando el número o naturaleza de las modificaciones que le hayan sido introducidas así lo justifique.

Párrafo 2°

Decretos Alcaldicios

Artículo 16°         Los Decretos Alcaldicio son resoluciones municipales que versan sobre casos particulares.

Los Decretos Alcaldicio se clasifican en:

1. Decretos Alcaldicio Exento: Aquellos que no están afectos a trámite alguno ante la Contraloría General de la República.

1. Decretos Alcaldicio: aquellos que contienen materias afectas al trámite de Toma de conocimiento ante la Contraloría General de la República.

1. Decretos de Pago

Decretos Alcaldicios Exentos y Decretos con Toma de Razón o Conocimiento.

Artículo 17° Todos los Decretos Alcaldicio serán elaborados en cada una de las Direcciones o Departamentos Municipales. Es decir, los Decretos Alcaldicio que disponen ascensos del personal serán elaborados por el Departamento de Recursos Humanos y los que disponen subsidios sociales por el Direccion de Desarrollo Comunitario, etc. Los que serán depositados para los archivos de Gestión Documental a continuación de la ratificación de la firma de la autoridad comunal o delegada.

Artículo 18°         La Oficina de Partes numerará correlativamente los Decretos Alcaldicio, durante el año calendario, conforme a lo dispuesto en el artículo 4o de este Reglamento.

Artículo 19°         El Decreto Alcaldicio contempla las siguientes partes:

1. LOGOS en encabezado de página como se indica en el Art. 23 de este Reglamento.

1. IDENTIFICACIÓN RESOLUCIÓN al lado derecho de la siguiente forma según         sea el caso:

DECRETO ALCALDICIO EXENTO N°        

o

DECRETO ALCALDICIO N°        

 (cualquiera de los dos se debe repetir en todas las páginas que se utilizan en el texto)

1. FECHA a continuación saltándose una línea se escribirá “INDEPENDENCIA”, y la fecha de la resolución.

1. CONSIDERANDO: donde se enuncian en forma resumida y numerada la fundamentación de los hechos y documentos referentes a la materia del Decreto. En caso que entre los documentos que sirven de fundamento al Decreto hubiera uno externo, deberá citarse el número de ingreso dado por el Registro Interno Respectivo.

1. VISTOS: donde se enunciarán las Normas o Cuerpos Legales en que se fundamenta.

1. La palabra DECRETO en el centro de la página.

1. El desglose de lo resuelto, corresponde a la parte explicativa, en la cual en forma clara y precisa se señala la materia misma del decreto, numerando los diferentes puntos que sean necesarios. En ella deberá indicarse las unidades a cargo de su cumplimiento, de su notificación y la imputación presupuestaria del gasto, cuando corresponda.

1. Las palabras ANOTESE, COMUNIQUESE y ARCHIVESE. Al término de la parte explicativa que indican el trámite a seguir: debiéndose establecer la diferencia de aquellos que deben remitirse a la Contraloría General de la República, a los cuales se les intercalará a continuación de la palabra Anótese, la frase TOMESE CONOCIMIENTO, REGISTRESE, PUBLIQUESE, según sea procedente atendida la naturaleza del Decreto.

1. Continuando con el nombre completo y cargo de la autoridad comunal al centro de la mitad derecha de la página y en la línea siguiente al lado izquierdo al centro de la mitad, el nombre completo y cargo del Ministro de fe, para las correspondientes firmas.

1. Imprimir con letras mayúsculas las iniciales de los nombres en orden jerárquico,

del jefe de la unidad y con letra minúscula las iniciales del nombre del funcionario que elaboró el documento (a modo de ejemplo:

...