PAPELES DE TRABAJO

Importancia de la Auditoria de Caja:

La auditoria de caja no tiene mayor importancia que la de cualquier otra partida de activo. La extensión del examen de caja y sus operaciones debe conservarse en armonía con el examen de cualquier otra partida en el balance general, como por ejemplo: valores a cobrar e inventarios. Cuando existen buenos controles de caja en el sistema de una compañía, las operaciones en efectivo pueden probarse de la misma manera que las que no son en efectivo.

Los saldos en efectivo y las operaciones en efectivo comúnmente se verifican al comenzar la auditoria, con objeto de evitar la necesidad de trabajar hacia atrás hasta hallar un saldo en le fecha de un estado financiero. Los saldos en efectivo podrán ser relativamente grandes, o bien podrán ser pequeños; y las transacciones en efectivo podrán ser pocas en número o en gran volumen, según sean las condiciones en que trabaja cada empresa.

El efectivo asume formas, como depósitos bancarios; existencias en caja que pueden ser en billetes, monedas, cheques no depositados, giros postales no cobrados, letras no negociadas y cupones de bonos vencidos no cobrados; fondos de caja chica; fondos para dar cambio; fondo para nómina; jornales no reclamados, etc., todo de acuerdo con las peculiaridades y exigencias de cada compañía.

Control Interno de Caja Chica

Las características del control interno de los fondos de caja chica y de otros en efectivo deben de ser de tal naturaleza que los salvaguarde, que no puedan hacerse desembolsos sin autorización y que la responsabilidad del fondo de centralice en una sola persona.

Cuestionario de Control Interno para Caja Chica:

El cuestionario de control interno para caja chica podrá completarse al terminar la auditoria o antes. Aun cuando sea posible opinar que el control interno es satisfactorio, esta creencia no significa asegurar que el control interno es satisfactorio, esta creencia no significa seguridad de que no existan errores o de que no se haya perpetrado un fraude.

Programa de Auditoria de la Caja Chica:

Existen innumerables métodos para operar un fondo de caja chica. El programa de auditoría que delineamos a continuación para el examen de la caja chica, de acuerdo con la Norma N0. 16 se basa en los supuestos siguientes:

 Funciona un sistema de fondo fijo y la composición total del fondo es igual al saldo de la cuneta en el mayor general.

 Se usan justificantes o recibos de caja chica.

 Se hacen resúmenes de los justificantes cada vez que se repone el fondo.

En las subsecciones siguientes se trata de los procedimientos que se han de seguir

1) Contrólese simultáneamente todo el efectivo que ha de contarse y todo los valores negociables:

El control simultáneo de cada fondo, todo el efectivo no depositado y todos los valores negociables, es necesario con objeto de evitar transferencias de un fondo a otro, del efectivo a los valores o de los valores al efectivo, durante el curso de la auditoria de la caja.

Por tanto, todas las cajas fuertes, cajas donde se guarde efectivo, archivos de valores, etc., deben sellarse al mismo tiempo. Después de haber contado el contenido de cada caja fuerte, caja de efectivo, archivo de valores, etc., pueden entregarse al cliente.

2) Cuéntese y hágase una lista de todas las partidas en el fondo

Si es posible, con objeto de evitar confusión y economizar tiempo, cuéntese el efectivo, valores y documentos, bien sea después de horas hábiles o antes de comenzar las operaciones del día. No debe anunciarse por anticipado que se va a contar el efectivo, pues podría disimularse temporalmente un déficit.

Frecuentemente se hallan en el fondo de caja chica comprobantes de adelantos a cuenta de sueldo, vales y otros justificantes similares; no forman parte de la caja chica; son cuentas o documentos por cobrar.

El auditor normalmente contará los billetes y monedas y hará una lista de ellos por denominaciones, cantidad y total de cada denominación. No se considera necesario abrir los paquetes de monedas, a menos que el auditor sospeche que no están completos o han sido rellenados con algún material sin valor.

Debe hacerse una lista de los cheques que haya en el fondo. El auditor debe cotejar los cheques que haya en el fondo con sus papeles de trabajo del período anterior para averiguar si alguien está obteniendo constantemente préstamos del fondo.

Debe examinarse y tabularse los justificantes de gastos en el fondo de caja chica. El auditor debe ver que estén en regla en los justificantes la fecha, cantidad, objeto, firma de la persona a cuya custodia está la caja chica, evidencia justificante y aprobación del funcionario con autoridad para ello.

3) Obténgase la firma del cajero de caja chica, acusando recibo de la devolución de efectivo, justificantes y otros efectos del fondo.

4) Obténgase aprobación por escrito de una persona responsable para todos los justificantes de gastos, valores a cobrar y cheques de empleados que halle en el fondo.

Aun cuando los documentos mencionados en el epígrafe son de uso normal y evidente están apoyados en comprobantes adecuados, no debe descuidarse tener la precaución de insistir en que sean aprobados por escritos.

5) Reconcíliese el fondo con el saldo de la cuenta de caja chica en el mayor general en la fecha del balance general.

Una vez que se haya sacado el total del fondo, debe cotejarse con el saldo de la cuenta en el mayor general.

6) Cotéjense todos los cheques en el fondo con los talones de depósito subsecuentes y con estado bancario.

Los cheques en el fondo de fecha anterior al día en que se cuentan sus existencias deben depositarse en el banco, con el conocimiento del auditor; éste debe examinar el próximo estado bancario para asegurarse de que fueron abonados en cuenta. En caso de que no lo hayan sido, deben tratarse como documentos incobrables o como adelantos, de acuerdo con las circunstancias. Si los cheques posfechados aprobados que haya en el fondo son liquidados durante la auditoria, se consideran como cuentas por cobrar en la fecha del balance general.

Cuando una investigación comprueba que los cheques existentes en el fondo no depositados en el banco amparan un préstamo autorizado, debe hacerse un asiento transfiriéndolos de la cuenta de caja chica

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