ClubEnsayos.com - Ensayos de Calidad, Tareas y Monografias
Buscar

Etapas de un evento. INVESTIGACIÓN

Apuntes : Etapas de un evento. INVESTIGACIÓN. Ensayos de Calidad, Tareas, Monografías - busque más de 2.726.000+ documentos.

Enviado por   •  5 de Enero de 2018  •  Apuntes  •  2.198 Palabras (9 Páginas)  •  26 Visitas

Página 1 de 9

ETAPAS DE UN EVENTO

  • PRE EVENTO     

 

  • investigación          
  • planificación          
  • organización
  • EVENTO

  

  • desarrollo                    
  • Dirección

  • POST EVENTO  

  • evaluación

PRE EVENTO

  • ¿Qué vamos a hacer?  (OBJETIVO)
  • ¿Por qué debemos hacerlo?  (JUSTIFICACIÓN) 
  • ¿Cuánto costará?  (PRESUPUESTO) 
  • ¿Cuándo lo haremos? (CRONOGRAMA TENTATIVO) 
  • ¿Dónde se realizará?  (LUGAR)

FASES DEL PRE – EVENTO

  1. Determinar los Objetivos y definir el Tipo de evento y su nombre de acuerdo a los fines del mismo

  • Escoger el tema
  • Definir con claridad los objetivos que se pretenden alcanzar a través de las actividades que se llevarán a cabo
  • Al elegir el nombre se debe considerar la naturaleza del mismo para determinar su tipo.
  • El nombre debe ser corto y llamativo, y adecuarse al propósito que se busca con el evento
  • En algunos casos es conveniente ubicarlo en el contexto, local, regional, nacional o internacional
  • Ejemplo: 2do Congreso Nacional de Turismo y Deportes de Aventura
  1. Nombrar el Comité Organizador y fijar su sede.
  • son los responsables de la planeación del evento
  • su número varía de acuerdo a la magnitud del evento y demás condiciones específicas
  • El encargado de coordinar y dirigir a los integrantes de las distintas comisiones de trabajo es el Coordinador General
  1. Determinar el número y tipo de Invitados, Participantes, Delegados, Ponentes y Acompañantes
  • invitados especiales  confieren notoriedad al evento debido a su prestigio, reconocimiento científico, social o político. 
  • Participantes  asisten al evento en calidad de público 
  • delegados  representan una empresa, institución o grupo en particular
  • Los ponentes o exponentes  hacen las disertaciones durante el evento 
  • Los acompañantes  no están directamente relacionados con el evento  Acompañan a ponentes, delegados o invitados especiales 
  1. Seleccionar la Fecha
  • suficiente margen de tiempo para la organización requerida
  • Evitar que coincida con la fecha de
  • una actividad similar o
  •  dirigida al mismo tipo de público
  • Asegurarse de que no haya conflicto con las fechas de celebraciones religiosas, fiestas nacionales o regionales
  • Si es mejor programar las actividades durante la semana o a finales
  • Horario y frecuencia de los transportes.
  1. Seleccionar el Lugar o los Lugares de Realización

 En principio se debe elegir la Ciudad Sede y luego se seleccionarán las instalaciones específicas donde se realizará el evento, tomando en cuenta si cumplen con exigencias como:

  • Capacidad
  • Comodidad
  • Iluminación
  • Equipos
  • Acceso
  • etc.
  1. Elaborar el Cronograma General de Actividades

realización del programa general de actividades a desarrollar en el evento de acuerdo con el tiempo necesario.

En eventos de gran magnitud pueden elaborarse varios programas, tales como:

  • Técnico o Científico
  • Social
  • Acompañantes
  • Visitas Técnicas y
  • Turístico.

  1. Estimar los Recursos Humanos, Materiales y Técnicos

Se debe estimar todos los recursos a utilizar a través de un inventario

  • El Recurso Humano  integrado por el profesional, especializado y operario que se requiere para la realización del evento, tales como: anfitriones, técnicos de sonido y video, agentes de seguridad, etc.
  • Recursos Técnicos  lo constituyen equipos de: sonido, grabación, apoyo audiovisual (pantallas, televisores, proyectores para diapositivas, video Beam)
  • Recursos Materiales   implementos necesarios y las instalaciones a utilizar: lápices, carpetas, libretas, mesas, sillas, etc.

  1.  Elaborar el Presupuesto
  • Tomar como base el inventario de los recursos a utilizar.
  • Realizar solicitudes de cotizaciones a las diferentes empresas o personas que puedan proveer servicios y recursos.
  • Frecuentemente se le asigna un 10% de la suma total del presupuesto para cubrir los imprevistos

Egresos:

Publicidad y Promoción 

•Impresos y Originales

•Alojamiento

•Alquiler y Montaje Salones Transporte

•Eventos Sociales

•Recursos Humanos

•Servicios Profesionales

•Papelería

•Alquiler de Equipos

•Otros

•Imprevistos

Ingresos:

  • Espacios Publicitarios
  • Actividades especiales
  • Venta de comidas y bebidas
  • Concesiones para venta
  • Cuotas de registro al evento
  • Donativos y patrocinios
  • Venta de boletos para actividades sociales, artísticas, Culturales y Deportivas.

  1. Promoción del Evento:

Medios de Comunicación

  • Correo directo
  • Publicidad impresa
  • Web.

COMISIONES DE TRABAJO

  1. Comisión de Logística  Sub-Comisión de:

  • Alojamiento
  • Transporte
  • Alimentación
  • Protocolo y
  • Servicios Generales
  1. Comisión de Promoción y Relaciones Públicas
  1. Comisión Técnica
  • Sub-Comisión Técnico- Administrativa
  • Sub-Comisión de Secretaría
  1. Comisión de Administración
  2. Comisión de Festejos y Recreación
  1. Diseño y Elaboración de Impresos

Programas, trípticos (pinturas), señalizaciones, material de información, etc

  1.  Selección y Capacitación de Personal.

En caso de que se comisione alguna actividad en que el personal no está capacitado

  1. Adquisición o Contratación de materiales, equipos o servicios.

(Mesones, manteles, tarimas, meseros ,pasabocas, etc)

INVESTIGACIÓN

  1. Se debe efectuar un BRIEFING con el cliente para establecer sus necesidades y expectativas.

BRIEFING Resumen detallado sobre el evento

...

Descargar como (para miembros actualizados)  txt (16 Kb)   pdf (206 Kb)   docx (26.2 Kb)  
Leer 8 páginas más »
Disponible sólo en Clubensayos.com
Generador de citas

(2018, 01). Etapas de un evento. INVESTIGACIÓN. ClubEnsayos.com. Recuperado 01, 2018, de https://www.clubensayos.com/Acontecimientos-Sociales/Etapas-de-un-evento-INVESTIGACIÓN/4245891.html

"Etapas de un evento. INVESTIGACIÓN" ClubEnsayos.com. 01 2018. 2018. 01 2018 <https://www.clubensayos.com/Acontecimientos-Sociales/Etapas-de-un-evento-INVESTIGACIÓN/4245891.html>.

"Etapas de un evento. INVESTIGACIÓN." ClubEnsayos.com. ClubEnsayos.com, 01 2018. Web. 01 2018. <https://www.clubensayos.com/Acontecimientos-Sociales/Etapas-de-un-evento-INVESTIGACIÓN/4245891.html>.

"Etapas de un evento. INVESTIGACIÓN." ClubEnsayos.com. 01, 2018. consultado el 01, 2018. https://www.clubensayos.com/Acontecimientos-Sociales/Etapas-de-un-evento-INVESTIGACIÓN/4245891.html.