Etapas de un evento. INVESTIGACIÓN

ETAPAS DE UN EVENTO

• PRE EVENTO  →   

• investigación          
• planificación          
• organización

• EVENTO →

• desarrollo                    
• Dirección

• POST EVENTO → 

• evaluación

PRE EVENTO

• ¿Qué vamos a hacer?  (OBJETIVO)
• ¿Por qué debemos hacerlo?  (JUSTIFICACIÓN) 
• ¿Cuánto costará?  (PRESUPUESTO) 
• ¿Cuándo lo haremos? (CRONOGRAMA TENTATIVO) 
• ¿Dónde se realizará?  (LUGAR)

FASES DEL PRE – EVENTO

1. Determinar los Objetivos y definir el Tipo de evento y su nombre de acuerdo a los fines del mismo

• Escoger el tema
• Definir con claridad los objetivos que se pretenden alcanzar a través de las actividades que se llevarán a cabo
• Al elegir el nombre se debe considerar la naturaleza del mismo para determinar su tipo.
• El nombre debe ser corto y llamativo, y adecuarse al propósito que se busca con el evento
• En algunos casos es conveniente ubicarlo en el contexto, local, regional, nacional o internacional
• Ejemplo: 2do Congreso Nacional de Turismo y Deportes de Aventura

1. Nombrar el Comité Organizador y fijar su sede.

• son los responsables de la planeación del evento
• su número varía de acuerdo a la magnitud del evento y demás condiciones específicas
• El encargado de coordinar y dirigir a los integrantes de las distintas comisiones de trabajo es el Coordinador General

1. Determinar el número y tipo de Invitados, Participantes, Delegados, Ponentes y Acompañantes

• invitados especiales → confieren notoriedad al evento debido a su prestigio, reconocimiento científico, social o político. 
• Participantes → asisten al evento en calidad de público 
• delegados → representan una empresa, institución o grupo en particular
• Los ponentes o exponentes → hacen las disertaciones durante el evento 
• Los acompañantes → no están directamente relacionados con el evento → Acompañan a ponentes, delegados o invitados especiales 

1. Seleccionar la Fecha

• suficiente margen de tiempo para la organización requerida
• Evitar que coincida con la fecha de

• una actividad similar o
•  dirigida al mismo tipo de público

• Asegurarse de que no haya conflicto con las fechas de celebraciones religiosas, fiestas nacionales o regionales
• Si es mejor programar las actividades durante la semana o a finales
• Horario y frecuencia de los transportes.

1. Seleccionar el Lugar o los Lugares de Realización

 En principio se debe elegir la Ciudad Sede y luego se seleccionarán las instalaciones específicas donde se realizará el evento, tomando en cuenta si cumplen con exigencias como:

• Capacidad
• Comodidad
• Iluminación
• Equipos
• Acceso
• etc.

1. Elaborar el Cronograma General de Actividades

realización del programa general de actividades a desarrollar en el evento de acuerdo con el tiempo necesario.

En eventos de gran magnitud pueden elaborarse varios programas, tales como:

• Técnico o Científico
• Social
• Acompañantes
• Visitas Técnicas y
• Turístico.

1. Estimar los Recursos Humanos, Materiales y Técnicos

Se debe estimar todos los recursos a utilizar a través de un inventario

• El Recurso Humano → integrado por el profesional, especializado y operario que se requiere para la realización del evento, tales como: anfitriones, técnicos de sonido y video, agentes de seguridad, etc.
• Recursos Técnicos → lo constituyen equipos de: sonido, grabación, apoyo audiovisual (pantallas, televisores, proyectores para diapositivas, video Beam)
• Recursos Materiales  → implementos necesarios y las instalaciones a utilizar: lápices, carpetas, libretas, mesas, sillas, etc.

1.  Elaborar el Presupuesto

• Tomar como base el inventario de los recursos a utilizar.

• Realizar solicitudes de cotizaciones a las diferentes empresas o personas que puedan proveer servicios y recursos.
• Frecuentemente se le asigna un 10% de la suma total del presupuesto para cubrir los imprevistos

Egresos:

•Publicidad y Promoción 

•Impresos y Originales

•Alojamiento

•Alquiler y Montaje Salones Transporte

•Eventos Sociales

•Recursos Humanos

•Servicios Profesionales

•Papelería

•Alquiler de Equipos

•Otros

•Imprevistos

Ingresos:

• Espacios Publicitarios
• Actividades especiales
• Venta de comidas y bebidas
• Concesiones para venta
• Cuotas de registro al evento
• Donativos y patrocinios
• Venta de boletos para actividades sociales, artísticas, Culturales y Deportivas.

1. Promoción del Evento:

Medios de Comunicación

• Correo directo
• Publicidad impresa
• Web.

COMISIONES DE TRABAJO

1. Comisión de Logística → Sub-Comisión de:

• Alojamiento
• Transporte
• Alimentación
• Protocolo y
• Servicios Generales

1. Comisión de Promoción y Relaciones Públicas

1. Comisión Técnica

• Sub-Comisión Técnico- Administrativa
• Sub-Comisión de Secretaría

1. Comisión de Administración
2. Comisión de Festejos y Recreación

1. Diseño y Elaboración de Impresos

Programas, trípticos (pinturas), señalizaciones, material de información, etc

1.  Selección y Capacitación de Personal.

En caso de que se comisione alguna actividad en que el personal no está capacitado

1. Adquisición o Contratación de materiales, equipos o servicios.

(Mesones, manteles, tarimas, meseros ,pasabocas, etc)

INVESTIGACIÓN

1. Se debe efectuar un BRIEFING con el cliente para establecer sus necesidades y expectativas.

BRIEFING → Resumen detallado sobre el evento

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