Etapas de un evento. INVESTIGACIÓN

ETAPAS DE UN EVENTO

• PRE EVENTO  →   

• investigación          
• planificación          
• organización

• EVENTO →

• desarrollo                    
• Dirección

• POST EVENTO → 

• evaluación

PRE EVENTO

• ¿Qué vamos a hacer?  (OBJETIVO)
• ¿Por qué debemos hacerlo?  (JUSTIFICACIÓN) 
• ¿Cuánto costará?  (PRESUPUESTO) 
• ¿Cuándo lo haremos? (CRONOGRAMA TENTATIVO) 
• ¿Dónde se realizará?  (LUGAR)

FASES DEL PRE – EVENTO

1. Determinar los Objetivos y definir el Tipo de evento y su nombre de acuerdo a los fines del mismo

• Escoger el tema
• Definir con claridad los objetivos que se pretenden alcanzar a través de las actividades que se llevarán a cabo
• Al elegir el nombre se debe considerar la naturaleza del mismo para determinar su tipo.
• El nombre debe ser corto y llamativo, y adecuarse al propósito que se busca con el evento
• En algunos casos es conveniente ubicarlo en el contexto, local, regional, nacional o internacional
• Ejemplo: 2do Congreso Nacional de Turismo y Deportes de Aventura

1. Nombrar el Comité Organizador y fijar su sede.

• son los responsables de la planeación del evento
• su número varía de acuerdo a la magnitud del evento y demás condiciones específicas
• El encargado de coordinar y dirigir a los integrantes de las distintas comisiones de trabajo es el Coordinador General

1. Determinar el número y tipo de Invitados, Participantes, Delegados, Ponentes y Acompañantes

• invitados especiales → confieren notoriedad al evento debido a su prestigio, reconocimiento científico, social o político. 
• Participantes → asisten al evento en calidad de público 
• delegados → representan una empresa, institución o grupo en particular
• Los ponentes o exponentes → hacen las disertaciones durante el evento 
• Los acompañantes → no están directamente relacionados con el evento → Acompañan a ponentes, delegados o invitados especiales 

1. Seleccionar la Fecha

• suficiente margen de tiempo para la organización requerida
• Evitar que coincida con la fecha de

• una actividad similar o
•  dirigida al mismo tipo de público

• Asegurarse de que no haya conflicto con las fechas de celebraciones religiosas, fiestas nacionales o regionales
• Si es mejor programar las actividades durante la semana o a finales
• Horario y frecuencia de los transportes.

1. Seleccionar el Lugar o los Lugares de Realización

 En principio se debe elegir la Ciudad Sede y luego se seleccionarán las instalaciones específicas donde se realizará el evento, tomando en cuenta si cumplen con exigencias como:

• Capacidad
• Comodidad
• Iluminación
• Equipos
• Acceso
• etc.

1. Elaborar el Cronograma General de Actividades

realización del programa general de actividades a desarrollar en el evento de acuerdo con el tiempo necesario.

En eventos de gran magnitud pueden elaborarse varios programas, tales como:

• Técnico o Científico
• Social
• Acompañantes
• Visitas Técnicas y
• Turístico.

1. Estimar los Recursos Humanos, Materiales y Técnicos

Se debe estimar todos los recursos a utilizar a través de un inventario

• El Recurso Humano → integrado por el profesional, especializado y operario que se requiere para la realización del evento, tales como: anfitriones, técnicos de sonido y video, agentes de seguridad, etc.
• Recursos Técnicos → lo constituyen equipos de: sonido, grabación, apoyo audiovisual (pantallas, televisores, proyectores para diapositivas, video Beam)
• Recursos Materiales  → implementos necesarios y las instalaciones a utilizar: lápices, carpetas, libretas, mesas, sillas, etc.

1.  Elaborar el Presupuesto

• Tomar como base el inventario de los recursos a utilizar.

• Realizar solicitudes de cotizaciones a las diferentes empresas o personas que puedan proveer servicios y recursos.
• Frecuentemente se le asigna un 10% de la suma total del presupuesto para cubrir los imprevistos

Egresos:

•Publicidad y Promoción 

•Impresos y Originales

•Alojamiento

•Alquiler y Montaje Salones Transporte

•Eventos Sociales

•Recursos Humanos

•Servicios Profesionales

•Papelería

•Alquiler de Equipos

•Otros

•Imprevistos

Ingresos:

• Espacios Publicitarios
• Actividades especiales
• Venta de comidas y bebidas
• Concesiones para venta
• Cuotas de registro al evento
• Donativos y patrocinios
• Venta de boletos para actividades sociales, artísticas, Culturales y Deportivas.

1. Promoción del Evento:

Medios de Comunicación

• Correo directo
• Publicidad impresa
• Web.

COMISIONES DE TRABAJO

1. Comisión de Logística → Sub-Comisión de:

• Alojamiento
• Transporte
• Alimentación
• Protocolo y
• Servicios Generales

1. Comisión de Promoción y Relaciones Públicas

1. Comisión Técnica

• Sub-Comisión Técnico- Administrativa
• Sub-Comisión de Secretaría

1. Comisión de Administración
2. Comisión de Festejos y Recreación

1. Diseño y Elaboración de Impresos

Programas, trípticos (pinturas), señalizaciones, material de información, etc

1.  Selección y Capacitación de Personal.

En caso de que se comisione alguna actividad en que el personal no está capacitado

1. Adquisición o Contratación de materiales, equipos o servicios.

(Mesones, manteles, tarimas, meseros ,pasabocas, etc)

INVESTIGACIÓN

1. Se debe efectuar un BRIEFING con el cliente para establecer sus necesidades y expectativas.

BRIEFING → Resumen detallado sobre el evento

obtener toda la información sobre:

• la empresa
• la actividad que desarrolla
• cómo está posicionada en el mercado
• cuál ha sido su estilo en eventos anteriores

igualmente, contiene una Descripción sobre el evento a realizar

• De qué se trata el evento: inauguración, aniversario, lanzamiento de un producto, etc.
• Intención de la empresa
• Con qué propósito lo realiza
• Categoría de los invitados
• Divulgación del evento(nivel, amplitud)
• Se cuenta con la adhesión del personal que directa o indirectamente estará vinculado con el evento.
• Según el evento de que se trate, pueden incluirse datos técnicos o científicos
• Sirve para presupuestar el evento, salvo que la empresa aporte información precisa sobre lo que está dispuesta a gastar

1.  El organizador de eventos debe efectuar un análisis

• diacrónico (pasado, misión original, su desarrollo)
• sincrónico (misión actual, estilo gerencia, la estructura, su tecnología y el clima organizacional)

1. Seleccionar transporte, alojamiento, alimentos y bebidas de los invitados, ponentes y/o participantes

1. Definir:

• Los Objetivos y políticas del evento: es esencial la fijación comprensiva de los objetivos para determinar el  tema, el alcance y el programa.
• Tipo de Técnica y nombre del evento de acuerdo a los fines y a la naturaleza del mismo

COORDINAOR GENERAL

• delegar funciones
• supervisar a los grupos
• coordinar el tiempo empleado
• formar al personal capacitado
• definir las pautas del trabajo de coordinación
• seguimiento e las etapas del evento

EVENTO

DESARROLLO Y DIRECCIÓN

DIRECCIÓN

Comienza justo al iniciar el evento, aquí se realizan todas aquellas actividades que fueron programadas y planificadas en la etapa anterior.

Va a consistir en la reunión de todas las personas involucradas en el mismo, en el lugar y hora estimada guiadas por la programación que el comité organizador preparó como evento.

FASES

1. Recepción de los participantes y traslado-Alojamiento.
2. Registro de participantes
3. Realización del acto de inauguración
4. Realización del cóctel de bienvenida
5. Implementación del Programa general de actividades.
6. Clausura del evento
7. Realización evento social de despedida
8. Traslado de los participantes a los terminales de transporte.

FASES DEL POST- EVENTO

1. Recopilación y Archivo de Información pertinente al Evento

Al culminar el evento las comisiones deberán entregar un informe de sus actividades las cuales integrarán la Memoria del Evento.

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