Etapas de un evento

Etapas de un evento

PRE. EVENTO

En esta etapa se deben desarrollar acciones que ayuden a posicionar una imagen única del evento en la mente y el corazón del público objetivo, por ello es importante crear tácticas consistentes que respalden la estrategia de comunicación de éste.

1. Definir objetivos del evento, tipo y nombre.

2. Nombrar comité organizador.

-coordinador general: es el responsable general del desarrollo del evento y supervisión de las labores de las comisiones.

-comisiones de trabajo: son equipos de personas que contribuyen a cumplir los pasos del evento sistematizadamente,

-comisión de logística: se encarga de todas las actividades que operativisa y hace posible la ejecución del evento, ej: transporte, alojamiento, alimentación, etc.

-comisión técnico- académica: son responsables de elaborar las normas para la representación de trabajos en el evento como: revisar el temario a desarrollar, coordinar la reproducción y distribución de las ponencias.

-comisión de producción, relaciones públicas y protocolo: atienden las actividades que abarcan la promoción y difusión del evento, también se encarga de las relaciones interinstitucionales.

-comisión de festejo y recreación: planifica y coordina todo lo relativo a la celebración de cocteles y celebraciones, los tour y excursiones para los participantes del evento.

3. selección de fecha

Se debe tener en cuenta:

-margen de tiempo para realizar el evento

-cuidar que no coincida con otra actividad similar

-programar si es en semana o a finales de esta.

4. determinar el número y el tipo de asistentes al evento: ponentes, participantes, delegados, invitados especiales y acompañantes.

5. seleccionar el lugar o lugares de realización

-ciudad sede, instalaciones especificas, capacidad, comodidad, equipos, etc.

6. cronograma de actividades

Tipos de programas: técnico o científico, social, para acompañantes, de visita técnica y turismo.

7. estimación de recursos.

-humanos: personal profesional, especializado y obrero.

-técnico: equipos de sonido y apoyo audiovisual.

-materiales: implementos necesarios ej: mesas, sillas y las instalaciones a utilizar.

8 .elaborar presupuesto y determinar fuentes de financiación

Egresos ingresos

-publicidad y promoción -espacios publicitarios

-impresos y originales -actividades especiales

-alojamiento -concesiones para la venta

-transporte -donativos y patrocinios

9. promoción del evento

Medios de comunicación, correo directo, publicidad impresa

10. diseño y elaboración de impresos

11. selección y capacitación del personal

12. adquisición y contratación de materiales, equipos y servicios

Durante el evento

Consiste en la exitosa coordinación y ejecución de las actividades previamente planeadas. En esta fase del evento están implícitas las tareas que se programaron en las etapas anteriores y que requieren de su realización.

Se aconseja, realizar un ensayo de todo el evento al menos con 24 horas de anticipación, para asegurar que todo está en orden y en caso de que algo falle, poder corregirlo.

1. registro de los participantes

2. realización del acto de inauguración

3. realización del coctel de bienvenida

4. implementación del programa general de actividades

5. clausura del evento

6. realización evento social de despedida

7. traslado de los participantes

Post-evento

1.

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