PAPELES DE TRABAJO. LEY 1314 DE 2009 - NIA 230

PAPELES DE TRABAJO – LEY 1314 DE 2009, –NIA-230

GENERALIDADES. Norma Internacional de Auditoria, 230. Documentación

“El auditor deberá documentar los asuntos que son importantes para apoyar la opinión de auditoria y dar evidencia de que la Auditoria se llevó a cabo de acuerdo con Normas de auditoria”.

Los papeles de trabajo pueden ser en forma de datos almacenados en papel, película, medios electrónicos, u otros medios

Mediante los papeles de trabajo el Revisor Fiscal o el Auditor externo, dejaran constancia del trabajo realizado, base para emitir su juicio profesional Dictamen u Opinión profesional. Tales papeles que son propiedad exclusiva del Contador Publico, se preparan conforme a las N. A. G. A. S. NIAS

Los papeles de trabajo pueden ser examinados por las entidades estatales y por funcionarios de la rama jurisdiccional en los casos previstos por las leyes.

Dichos papeles están sujetos a la reserva profesional y deberán conservarse por cinco años a partir de la fecha de su elaboración.

Las superintendencias no solo velaran por su existencia si no por la calidad de los mismos.

La obligación para el contador publico de soportar su trabajo en papeles, parte de la ley 43/90, en su artículo noveno

Los papeles de trabajo que prepara y mantiene el contador público son los soportes que debe elaborar el profesional para evidenciar el cumplimiento de las NAGAS. Las que se incluyen en el pronunciamiento Nº 4. La tercera Norma de Auditoria, relativa a la ejecución del trabajo (Ley 1314 de 2009 y NIA 230 establece: “Debe obtenerse evidencia valida y suficiente por medio de análisis, inspección, observación, interrogación, confirmación y otros procedimientos de auditoria, con el propósito de allegar bases razonables para el otorgamiento de un dictamen (o opinión profesional), sobre los estados financieros sujetos a revisión.

Los papeles de trabajo pueden tomar forma de:

• Planillas contables, las cuales permiten el análisis de cuentas de la contabilidad. Dichas planillas pueden ser sumarias o de detalle.
• Otros pueden consistir en copias de correspondencia, extractos de actas de asamblea de accionistas o Juntas Directivas, graficas de organización, cuestionarios y programas de control interno, confirmaciones obtenidas de clientes, proveedores, bancos, certificaciones, etc.

Estas planillas, hojas de trabajo, listas y documentos, que integran los papeles de trabajo, debidamente clasificados y comentados, evidencian que:

• El trabajo ha sido planeado, supervisado y ejecutado adecuadamente, como lo exige la primera norma de auditoria relativa a la ejecución del trabajo;
• Se ha estudiado y evaluado el control interno para determinar los procedimientos de auditoria, cumpliendo con la segunda norma relativa a la ejecución del trabajo;
• Se encuentran soportadas las bases para preparar los informes, el alcance del trabajo y la responsabilidad profesional adquirida en la revisión:

OBJETIVOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO:

Constituyen una compilación ordenada de la evidencia obtenida por el contador público y deben cumplir los siguientes objetivos fundamentales:

1. facilitar preparación de informes
2. comprobar y explicar en detalle las opiniones y conclusiones resumidas en el informe
3. proporcionar información para la preparación de la declaración tributaria e informes para los organismos de control y vigilancia del estado.
4.  coordinar y organizar todas las fases del trabajo de auditoria.
5.  prever un registro histórico permanente de la información examinada y los procedimientos de auditoria aplicados
6. servir de guía en revisiones posteriores
7. cumplir con disposiciones legales

PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DE UNOS BUENOS PAPELES DE TRABAJO:

La habilidad técnica y la destreza profesional del contador público se ve reflejada en los papeles de trabajo que prepara por ello se debe:

1. Conceder Importancia a los Papeles de Trabajo y deben ser:

a) Completos.

b) Libre de información superflua

c) Organizados en forma tal que facilite la rápida localización

d) Entendibles por otra persona

2. Son completos cuando reflejan en forma clara, los datos significativos contenidos en los registros, los métodos de comprobación utilizados y la evidencia adicional necesaria para formarse una opinión y la preparación del informe. Además deben identificar claramente las expresiones informativas y los elementos para formarse un juicio o criterio. Deben tener condiciones

3. Cualquier información suministrada o cifras contenidas en el informe del Contador público debe estar suficientemente respaldado en los papeles de trabajo.

A medida que avanza en su revisión debe prever los problemas que puedan presentarse en la preparación de su informe y anticiparse a ellos incluyendo explicaciones y comentarios adecuados

4. Los papeles de trabajo no se limitan a informaciones cuantitativas (Cifras), deben incluir notas y explicaciones que registren en forma completa el trabajo. Razones que lo asistieron para seguir cierto procedimiento y omitir otros. Opinión acerca de las calidades de la información examinada. Lo razonable de los controles interno en vigor y Competencia de personas responsables de las operaciones o registros sujetos a revisión.

5. Los papeles de trabajo deben ser revisados continuamente y al final deben hablar por si mismos. Estar completos, legibles y organizados sistemáticamente de tal forma que no se necesite interrogar a quienes los preparo y que de explicaciones adicionales o que se presten a interpretación de parte de quien lo lee. Considerar que muchas veces el informe no lo prepara quien hizo el trabajo

PLANEACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO:

La preparación de los papeles de trabajo adecuados, requieren una cuidadosa planeación antes y durante el curso de auditoria.

A medida que se desarrolla el proceso de verificación el auditor debe revisar el material a cubrir tratando de visualizar el tipo de papel de trabajo que presente la evidencia en forma más efectiva (cedulas, matrices, pruebas de recorrido, flujogramas, etc.)

Papeles de trabajo no planeados, preparados apresuradamente y sin visión, raras veces cumplen su cometido, pudiendo ser necesario la repetición del trabajo (doble tiempo gastado)

CARACTERÍSTICAS DE LAS CEDULAS/HOJAS DE TRABAJO:

Siempre hay caminos alternativos en la preparación de un tipo determinado de papeles de trabajo (matrices, pruebas de recorrido, flujo gramas)

Normalmente es útil usar la forma de cedula u hoja de trabajo (de análisis) utilizada en la auditoria anterior, se puede copiar sin cambios y también se puede perfeccionarse o cambiarse del todo.

Regularmente utilizamos una hoja de trabajo para cada cuenta sujeta a análisis o comprobaciones. Hay ocasiones en que se combinan hojas que cubren cuentas diferentes relacionadas entre si

En algunas ocasiones es conveniente mostrar en una sola cedula los documentos por pagar, y los intereses acumulados por pagar; los activos fijos su depreciación, adiciones, retiros, calculo global de ajustes por inflación y la depreciación.

Para la ampliación de un papel de trabajo o cedula de trabajo, por nueva información partidas no descubiertas que pueden surgir en el curso de la auditoria, debe tenerse presente, que no es conveniente la expansión horizontal sino planearla en forma vertical, los papeles de trabajo deben tener un tamaño estándar que facilita un archivo adecuado y deben ser estéticos.

Deben tener índice, estar debidamente referenciados y esa referenciación debe ser cruzada de mayor a menor.

LOS PAPELES DE TRABAJO COMO EXPEDIENTES O ARCHIVOS DE AUDITORIA:

Los papeles de trabajo contendrán los legajos o archivo necesarios de acuerdo con el tamaño de la compañía que se examina, regularmente tenemos tres clases de legajos, expedientes o archivos:

1. El expediente de la auditoria anual

2. Archivo de organización

3. El expediente de archivo permanente

EL ARCHIVO PERMANENTE

Está compuesto por información que normalmente no cambia de un año a otro o que lo sumo hay que ajustar cada año, deben ser revisados  en el transcurso de cada trabajo concienzudamente

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