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PROCESOS POR CARGO DEL ÁREA DE VENTAS

El proceso de ventas en una empresa es un área muy importante ya que se realizan todas las negociaciones entre el vendedor y el potencial comprador, se debe tener el conocimiento en los productos que se comercializan o se fabrican debido a que en este proceso también hay selección, verificación y manipulación de los materiales,  para ejecutar una  venta oportuna que cumpla con las necesidades y deseos de los clientes.

Los procesos identificados en el área de ventas son los siguientes:

Auxiliar administrativo de mostrador: En su actividad laboral el empleado toma decisiones basándose en su criterio profesional o técnico, para realizar tareas específicas determinado el orden de las mismas, no puede decidir sobre el manejo de horarios, asistencia a eventos reuniones y capacitaciones.

Debe responde a funciones como realizar tareas administrativas, manejar documentación, actividades de digitación de documentos e informes solicitados por la empresa, atención al cliente, atender las llamadas telefónicas, colaborar con la verificación, manipulación,  entrega y empaque de los materiales que vende directamente, debe  participar de los comités y brigadas.

Auxiliar de bodega:

Descargar la mercancía que ingrese a la bodega y ubicarla según las instrucciones del jefe de inventarios o de despachos.

Colaborar con el conteo o verificación de las mercancías recibidas, cuando sea solicitado por el jefe de inventarios.

En caso de identificar alguna avería o faltante en la mercancía recibida informar inmediatamente al jefe de inventarios.

Colaborar con el aseo de la bodega cuando sea requerido por el jefe de inventarios.

Cuando se observen productos agotados o por debajo del stop mínimo, informar inmediatamente al jefe de inventarios.

Manejar con cuidado las mercancías a fin de garantizar el buen estado de las mismas.

Cargar a los vehículos las mercancías de forma correcta y optimizando al máximo el espacio disponible.

Descargar las mercancías en el sitio de entrega según los datos aportados por el cliente, verificando en compañía de la persona que recibe las mercancías que las mismas están completas y en buen estado. En caso de faltantes, averías o mercancía incorrecta, se debe hacer la aclaración en la remisión y/o orden de pedido.

Jefe de despacho: debe tener control total de todas las actividades, responsabilidades del control de la calidad de los productos que se encuentran en la bodega; debe estar pendiente del trabajo del personal que se encuentra a su cargo, saber en cualquier momento las existencias en bodega de todas y cada uno de los artículos, materia prima. Debe velar que el local cumpla y reúna las condiciones óptimas del almacenamiento; debe llevar un control preciso de las entradas y salidas de los productos.

 Estar pendiente de los pedidos que reciba la empresa en el área de ventas, el coordinador de contratos públicos o el gerente, a fin de poder tener oportuna y plenamente identificado el despacho, para ello siempre debe solicitar la remisión y/o orden de pedido, la cual debe tener todos los datos de contacto para la entrega (Dirección, teléfono, cel., encargado de recibir).

Colaborar con la separación de pedidos según la remisión y/o orden de pedido, procurando en todo momento verificar que los productos sean los correctos y en las cantidades solicitadas para entregar al auxiliar de bodega.

Conductor: Conducir vehículos de propiedad de la compañía, dentro y fuera de la ciudad, optimizando los tiempos de traslado y entrega de materiales a los clientes.

Cuando regrese a la bodega, debe entregar la remisión y/o orden de pedido al jefe de inventarios e informar las particularidades presentadas en la entrega y que deban ser tenidas en cuenta para la consolidación de las remisiones.

Cuando el conductor llega a la bodega con material cuenta con la ayuda del auxiliar de bodega para el descargue de este; pero cuando debe entregar pedidos la actividad de descargue la  mayoría de veces la ejecuta solo el conductor.

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