REGISTRO DE LAS OPERACIONES

Registro de las operaciones.

En las partes anteriores se ha tratado de la naturaleza de la contabilidad, la entidad económica, la información financiera, las cuentas, las normas de información financiera, la partida doble, la obtención y aplicación de recursos, toda esta información conlleva ahora al registro de las operaciones.

El registro tiene como objetivo contabilizar los eventos económicos cuantificables en unidades monetarias para obtener, a través de la información financiera que producen esos registros, el resultado de las operaciones.

El código de comercio, en el capítulo tercero de Contabilidad Mercantil, señala que el comerciante está obligado a llevar y mantener un sistema de contabilidad que permita identificar las operaciones individuales y sus documentos comprobatorios con los registros contables y las cuentas de mayor, así como conectar los estados financieros con las cuentas y operaciones individuales. El sistema de contabilidad deberá estar sustentado en un sistema de control y verificación interno que no permita la omisión del registro de operaciones, para asegurar asi que la información sea correcta.

El diagrama señala que, para poder registrar las operaciones, se presume la existencia de un ente económico que requiere de información financiera cuantitativa expresada en unidades monetarias.

En el proceso se requiere de un sistema de información contable que capte y controle los eventos económicos identificables y cuantificables. Después de ser captados, esos eventos deben ser tratados con juicio profesional y criterio prudencial para ser medios y cuantificados consistentemente en unidades monetarias.

Cada operación medida cuantificada debe ser clasificada con propiedad con base en el catalogó de cuentas, para ser registradas en las cuentas que corresponden.

Al determinarse el saldo de las cuentas, están proporcionan información contable, expresada en unidades monetarias, sobre el resultado de los eventos económicos cuantificados. Esta información, clasificada y ordenada de conformidad con las reglas de presentación de la información financiera, producirá información relevante y significativa que servirá para juzgar los resultados de operaciones de la entidad.

Libros principales.

Se puede afirmar que las operaciones del ente económico se registran en el mundo de los libros principales; el Libro Diario y el Libro de Mayor.

En el Libro Diario se anota en forma descriptiva todas las operaciones siguiendo un orden cronológico, indicando el movimiento de cargo y crédito por cada operación.

En el Libro Mayor se destina una hoja por cada cuenta, donde se anota el movimiento de la cuenta por orden riguroso de fecha, por lo menos una vez al mes, obteniéndose su saldo y concentrado por cuenta todas las operaciones del ente económico.

En los libros pueden registrarse las operaciones en forma manual a través de una máquina de registro directo, o por medio de un equipo electrónico.

Si la contabilidad es llevada de forma manual, los libros son empastados, foliados y autorizados por las autoridades hacendarias, previniendo su uso.

Si se cuenta con un sistema de contabilidad mecanizado (registro directo) o electrónico, la hojas, que se destinen a formar los libros diario o mayor deben foliarse, encuadernarse y empastarse, después de ser registradas la operaciones del ejercicio, para que posteriormente estos libros sean autorizados por las autoridades hacendarias.

Pueden existir sistemas de contabilidad que tengan una mezcla de sistemas, en parte mecanizada y en parte manual o electrónica.

En adición a los libros diario y mayor, se debe tener un libro denominado de inventarios y balances, en que anualmente se registra el inventario de fin del ejercicio y los estados financieros de la entidad económica.

De conformidad con las leyes y reglamentos, se deberá conservar los libros, registros documentación y archivo de la empresa durante diez años cuando menos.

Principales libros de contabilidad.

Libro Diario General de Operaciones. Describe las operaciones efectuadas cada día, las operaciones se deben registrar en el Diario de Operaciones según se van realizando de forma cronológica, ejercieron control sobre ellas a fin de evitar que alguna operación se deje de registrar. Generalmente los controles se ejercen a través de formas pre numeradas, como en los casos siguientes: las entradas de caja, que deben estar foliadas con un número progresivo, los cheques, que vienen ya foliados; las ventas, a través de facturas, etc.

Existen básicamente dos tipos de libro de diario que se emplea para el registro de las operaciones: el Diario General y los Diarios Auxiliares.

El libro Diario General de Operaciones es el libro de registro o de entrada original de los eventos económicos que se miden, cuantifica y clasifica. En él, estas se registran por primera vez en orden cronológico para ser posteriormente transferidos a las cuentas del Libro Mayor. Los distintos eventos económicos que llamaremos operaciones, deben estar respaldados con los comprobantes de facturas de venta de clientes, compra a proveedores, recibos, copias de cheques, etcétera.

Los Diarios Auxiliares se utilizan cuando existen una cantidad considerable de operaciones repetidas; será tratados en esta parte, posteriormente.

Las columnas serán usadas como sigue:

1) Fecha: el día. No es necesario repetirlo en cada asiento hasta que cambie la fecha o se use una nueva página.

2) Operación número: el número de la operación, que deberá ser progresivo para su control.

3) Numero de cuneta: el número de la cuenta que se afecta.

4) Descripción: el nombre de la cuenta que va a cargarse se anota en el primer renglón, después de la columna de número de la cuenta, el nombre de la cuenta que va a abonarse se anota en el renglón siguiente, corrido un poco a la derecha, para que se destaque o facilite su lectura, en el renglón siguiente se hace una breve descripción de la operación.

5) FM: folio de Mayor: se anota el folio de la cuenta del libro Mayor cuando se transfiere la operación a ese libro. El proceso de transferencia al Libro Mayor se trata posteriormente.

6) Debe: la cantidad que se carga en cada cuenta se asienta en esta columna. En cada operación puede haber una o más cuantas que se carguen.

7) Haber: la cantidad que se abona en cada cuenta se asienta en esta columna. En cada operación puede haber una o más cuentas que se abonen.

Libro Mayor. El libro Mayor contiene por separado las cuentas individuales de contabilidad (catálogo de cuentas), que necesita la entidad económica para registrar sus operaciones. Las operaciones se transfieren del Libro Diario General al Libro Mayor, cuanta por cuenta, para clasificar y resumir las operaciones por cada una de los conceptos que integren la información financiera de la entidad. Existen otros sistemas de registro en diarios especiales, los que serán tratados posteriormente, que sumarizan operaciones iguales, pero siempre se transfieren al mayor de todas ellas, generalmente en periódicos mensuales.

En sistemas manuales, se suelen cometer errores, en la transferencia del Diario al Mayor, al cambiar una cifra por otra o invertir una cantidad, lo cual se detecta al terminar que las suma de los movimientos y los saldos deudores de las cuentas no son iguales a la suma de los saldos acreedores. Esta comprobación de corrección numérica debe de hacerme por lo menos mensualmente a través de la preparación de la balanza de comprobación y no es otra cosa que una relación de cuentas del mayor con su saldo deudor o acreedor, que deben balancearse, es decir, su suma debe ser igual.

En los sistemas manuales se puede cometer otro error, que es el de afectar equivocadamente una cuenta de mayor. Este error es más difícil detectar.

Cuando el mayor y el diario se registran simultáneamente, como sucede en los sistemas mecánicos o electrónicos, desaparece totalmente la posibilidad de errores de ese tipo.

Cuando el saldo es acreedor se ponen paréntesis; en los equipos mecánicos o electrónicos se utiliza el signo de menos (-).

Con el fin de comprobar la corrección numérica de los registros efectuados en el Libro Mayor, se formula la Balanza de Comprobación.

En la suma de los movimientos en él Debe y en el Haber por $92450, son iguales; esto quiere decir que los registros que se hicieron en las cuentas de Mayor balancero y, por tanto, la suma de los saldos deberán ser iguales si no se ha cometido un error aritmético al obtenerlos. En este caso, la suma de los saldos deudores y acreedores son iguales, lo que significa que hay igualdad en la ecuación contable.

Las operaciones repetidas: libros especiales.

Como se ha observado en el ejercicio anterior, por cada operación se ha efectuado un asiento contable; esto es posible y práctico en las empresas que tienen operaciones. En empresas que tienen un número considerable de operaciones, la técnica contable se ha desarrollado diferentes formas de registro para simplificar la contabilidad.

En las empresas que realizan decenas, cientos o miles de operaciones diarias no es posible ni practico hacer un asiento contable por cada una de ellas. Para facilitar su registro es necesario agrupar las operaciones repetidas y destinar un libro especial para su registro. Por ejemplo, los ingresos y egresos de caja pueden controlarse y registrarse a través de un Libro Diario de Ingreso y Egreso; las compras, mediante un libro de Diario de Compras; las ventas, por medio de un Libro Diario de Ventas, etcétera.

De esta manera las operaciones

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