REGISTRO DE OPERACIONES BASICAS

4.7.- REGISTRO DE OPERACIONES BASICAS MANUAL Y ELECTRONICO.

• Registro de operaciones básicas manual: Es un registro metódico de las operaciones de una empresa, que se realizan de forma manual y su importancia se deriva de las siguientes consideraciones:

* Se comienza con los saldos de las cuentas en el mayor al inicio del periodo.

* Se analizan las transacciones para determinar las cuentas involucradas en la operación.

* Se registra en forma manual las operaciones en los asientos de diario, de acuerdo a un orden cronológico.

* Se pasan manualmente los asientos del libro diario a las cuentas del mayor.

* Se determinan los saldos de cada cuenta al final del periodo, sin ajustar.

* Se realizan los asientos de ajuste y pases al mayor.

* Se prepara una hoja de trabajo que incluye balance de comprobación ajustado, estado de resultados, estado de situación y asientos de cierre.

* Se prepara el balance de comprobación posterior al cierre.

• Registro de operaciones básicas electrónico: Es una herramienta que consiste en la aplicación de los procedimientos tecnológicos de la computación y los diferentes paquetes contables, para realizar las actividades contables, desde el punto de vista del registro de una forma sistemática y automatizada, de las operaciones y demás hechos contables que se suceden dentro de la organización.

VENTAJAS:

* Velocidad.

* Volumen de Producción.

* Reducción de errores.

* Pases automáticos al mayor.

* Obtención de información contable oportuna.

* Menores costos.

* Impresión automática de documentos.

DESVENTAJAS:

* Disminución en la confiabilidad de la información contable.

* Complicado Proceso de Auditoria.

* Costos Elevados de Software y Hardware.

*Recurso Humano indispensable para el análisis de la información.

4.7.1.- EN ASIENTOS DE DIARIO:

El Diario o Jornal es un libro contable donde se recogen, día a día, los hechos económicos de una empresa. La anotación de un hecho económico en el libro Diario se llama asiento; en él se registran todas las transacciones realizadas por una empresa.

Pasos para el Registro en diario:

a) Toda operación afecta dos cuentas mínimo. Para su registro correcto, debemos identificar correctamente las cuentas (efectivo, cuentas por pagar, gastos, ingresos u otras) que se ven afectadas por la operación y a la categoría general a la que pertenecen (activos, pasivos o capital).

b) Se determina si la operación aumenta o disminuye cada cuenta.

c) Utilizando las reglas del Debe o Haber, determinar en qué columna se tiene que registrar la cantidad.

Regla del debe y haber:

1.- Al aumentar el activo corresponde:

a) Una disminución del activo del mismo.

b) Un aumento en el pasivo.

c) Un aumento en el capital contable.

2.- Al disminuir el pasivo corresponde:

a) Un aumento del pasivo mismo.

b) Un aumento del capital contable.

c) Una disminución del activo.

3.- Al disminuir el capital contable corresponde:

a) Un aumento del capital contable mismo.

b) Un aumento del pasivo.

c) Una disminución del activo.

1.- A todo cargo el activo corresponde:

a) Un abono al activo mismo.

b) Un abono al pasivo.

c) Un abono al capital contable.

2.- A todo cargo al pasivo corresponde:

a) Un abono al pasivo mismo.

b) Un abono al capital contable.

c) Un abono al activo.

3.- A todo cargo del capital contable corresponde:

a) Un abono al capital contable mismo.

b) Un abono al pasivo.

c) Un abono al activo.

Cuenta Debe Haber

Activos Aumenta Disminuye

Pasivos Disminuye Aumenta

Capital Disminuye Aumenta

Gastos Aumenta

Ingresos Aumenta

Retiros Aumenta

d) Anotar la operación en el diario incluyendo una breve explicación del asiento de diario.

4.7.2.- EN ESQUEMAS DE MAYOR:

La cuenta se representa mediante una T, conocida como esquema de mayor, ya que corresponde a una representación esquemática de un libro contable que agrupa las cuentas que integran la contabilidad de una empresa, conocido como libro mayor. Dicho esquema o cuenta T se compone de dos partes, una izquierda y una derecha.

Cuenta

Izquierda

Haber

Derecha

Debe

A la parte izquierda se le denomina Debe y a la parte derecha Haber. Es decir, cualquier cuenta, sea del tipo que sea, maneje el concepto que maneje, registre el valor que registre, siempre tendrá dos partes: una izquierda, llamada debe y otra derecha llamada haber.

- Cargo o cargar, significa registrar una cantidad en el debe de la cuenta, es decir, registrarla en la parte izquierda.

- Abono o abonar significa registrar una cantidad en el haber de la cuenta, es decir, registrar una cantidad en la parte derecha.

A la suma de los cargos y a la suma de los abono se le llama movimiento. A su vez los movimientos los podemos identificar como movimiento deudor y acreedor.

- El movimiento deudor es la suma de los cargos de la cuenta; es decir, la suma del debe.

- El movimiento acreedor es la suma de los abonos de la cuenta, es decir la suma del haber.

Después de tener ciertos movimientos de una cuenta se puede determinar el saldo de la misma, obteniendo la diferencia entre la suma del movimiento deudor y acreedor. En virtud de que existen dos clases de movimientos, y que la diferencia puede ser mayor en uno y en otro caso, entonces, podrá también haber dos clases de saldos: saldo deudor y saldo acreedor.

- Una cuenta tendrá saldo deudor cuando el importe del movimiento deudor sea mayor que el importe del movimiento acreedor, o cuando la cuenta únicamente haya recibido cargos, es decir, cuando solamente tenga movimiento acreedor.

- Una cuenta tendrá saldo acreedor cuando el importe del movimiento acreedor sea mayor que el importe del movimiento deudor, o cuando únicamente haya recibido abonos, es decir, cuando la cuenta sólo tenga movimiento acreedor.

4.8.- Papeles de trabajo y auxiliares.

Los papeles de trabajo son los documentos en que el auditor registra los datos e informaciones obtenidas en su examen y los resultados de las pruebas realizadas. Los papeles de trabajo son propiedad del auditor, él los preparó y son la prueba material del trabajo efectuado; pero, esta propiedad no es irrestricta ya que contener datos que pueden considerarse confidenciales, está obligada a mantener discreción absoluta respecto de la información que contienen, pero queda obligado por el secreto profesional que estipula no revelar por ningún motivo los hechos datos o circunstancias de que tenga conocimiento en el ejercicio de su profesión.

Los papeles de trabajo se clasifican desde dos puntos de vista:

A) POR SU USO:

- Papeles de uso continuo.

- Papeles de uso temporal.

Los papeles de trabajo pueden contener información útil para varios ejercicios (acta constitutiva, contratos a plazos mayores de un año o indefinidos, cuadros de organización, catálogos de cuentas, manuales de procedimientos, etc.). Por su utilidad más o menos permanente a este tipo de papeles se les acostumbra conservar en un expediente especial, particularmente cuando los servicios del Auditor son requeridos por varios ejercicios contables. De la misma manera los papeles de trabajo pueden contener información útil solamente para un ejercicio determinado (confirmaciones de saldos a una fecha dada, contratos a plazo fijo menor de un año, conciliaciones bancarias, etc.). En este caso, tales papeles se agrupan para integrar el expediente de la auditoria del ejercicio a que se refieran.

B) POR SU CONTENIDO:

- Hoja de trabajo.

- Cédulas sumarias o de resumen.

- Cédulas de detalle o descriptivas.

- Cédulas analíticas o de comprobación.

Aunque en diseño y contenido los papeles de trabajo son tan variados, existen en auditoria papeles clave cuyo contenido está más o menos definido y que los hace característicos:

*Las cédulas u hoja de trabajo, son las cédulas que muestran los grupos o rubros que integran los estados financieros.

*Las cédulas sumarias muestran las cuentas de Mayor que forman un rubro.

*Las cédulas de detalle relacionan las partidas que componen una cuenta de Mayor o un saldo cualquiera.

*Las cédulas analíticas o de comprobación contienen el trabajo efectuado para verificar la corrección de una partida u operación.

Los papeles de trabajo deben ser claros y concisos respecto de la cuenta u operación a que se refieran, del trabajo desarrollado y de las conclusiones obtenidas; esto se logra estableciendo un mínimo de elementos que es conveniente tener en cuenta al elaborarlos; a continuación se listan algunos de esos elementos que debe contener toda cédula de trabajo de auditoría:

• Nombre de la empresa a que se refieren.

• Fecha de cierre del ejercicio examinado.

• Título o descripción breve de su contenido.

• Fecha en que se preparó.

• Nombre de quién lo preparó.

• Fuente de donde se obtuvieron los datos.

• Descripción concisa del trabajo efectuado.

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