Redacción de Procedimientos - Gestión de Procesos

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Estudio de Caso 03: Redacción de Procedimientos

IN180 Gestión de Procesos

Ciclo  2013 02

Caso: Registro de Notas

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Información del Caso

El registro de notas mediante el portal de la universidad se lleva a cabo mediante algunos sencillos pasos. Los profesores pueden acceder a este sistema de registro de notas a través de nuestra página Web y desde cualquier lugar donde haya un equipo de computo conectado a Internet, las 24 horas del día. Para ingresar notas, el docente debe primeramente acceder al portal de la institución: http://www.uta.edu.co

Una vez que aparezca el sitio Web de la UTA, seleccione la opción UTAm@tico y haga click en Docentes. Al seleccionar la opción Docentes, aparecerá el formulario de acceso en el que solicita el usuario y la clave. Ingrese la información solicitada y presione el botón Entrar. En ocasiones aparece una ventana que indica que la conexión no está verificada, en cuyo caso debe hacer click en el enlace que dice Entiendo los riesgos. Inmediatamente aparece una ventana en la que hay que hacer click en la opción que dice Confirmar excepción de seguridad.

Seguidamente, se despliega una barra de comandos y el nombre del usuario que ha iniciado la sesión. En el menú, seleccionar la opción Registro de Notas. Ya en el Sistema de Registro de Notas, el sistema mostrará una pantalla con las asignaturas que el profesor está dictando. Lo único que debe hacer es seleccionar la asignatura que desea haciendo click sobre el nombre de la misma. Esta acción hará que se muestre en pantalla la relación de los alumnos matriculados en la asignatura, y las evaluaciones habilitadas con casilleros para ingresar la nota correspondiente a cada alumno. En esta pantalla solo se mostrarán las evaluaciones que fueron programadas al inicio del semestre, y solo estarán habilitados los casilleros de las evaluaciones cuya aplicación ya ha sido registrada por el profesor en el sistema, y cuya fecha límite de registro todavía no se ha cumplido.

El profesor ingresará entonces las notas en los casilleros correspondientes, y luego presionará el botón Guardar. Al hacerlo, el sistema grabará las notas y mostrará al profesor la Vista Previa de las notas que acaba de registrar. El sistema le preguntará si desea realmente grabar las notas, para lo cual el profesor deberá verificar que las notas están bien registradas, y si es así, presionará el botón SI. En caso que alguna nota no esté bien ingresada, entonces presionará al botón NO, y el sistema lo llevará nuevamente a la pantalla de registro, donde hará las correcciones del caso y procederá nuevamente como la primera vez.

Una vez grabadas las notas de un estudiante, éstas son inmodificables a través de esta modalidad. Para realizar correcciones posteriores, el profesor debe hacerlo a través de la Facultad. Si el docente no ingresó la nota de algún estudiante en el momento en que registró las notas de un curso o grupo, puede ingresarla posteriormente en el sistema, siempre que esté dentro de las fechas estipuladas para dicho registro. En caso que la fecha de registro ya se haya vencido, el docente deberá dirigirse a la Facultad y solicitar el registro extemporáneo, a fin de que se le habilite la opción.

En la misma vista previa existe la opción Imprimir. Si el docente desea obtener una impresión de las notas registradas, debe hacer click en dicha opción, y luego ingresar las preferencias de impresión. Finalmente, debe presionar el botón Aceptar y acercarse al counter de impresiones para recoger los impresos. Al terminar la sesión, el profesor debe utilizar la opción Salida Segura para salir completamente del Sistema de Registro de Notas. Con ello, se impide que personal no autorizado ingrese al registro de notas.

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