GESTIÓN DE PROCESOS Y SUS PROCEDIMIENTOS

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Tabla de Contenido

1. INTRODUCCION        5

2. MARCO CONCEPTUAL Y METODOLOGICO        5

2.1        MARCO CONCEPTUAL        5

2.1.1. CONCEPTOS RELACIONADOS A GESTIÓN DE PROCESOS Y SUS PROCEDIMIENTOS        6

2.2        . MARCO METODOLÓGICO        7

2.2.1. ACTIVIDADES PLANIFICADAS        7

2.2.2. ACTIVIDADES NO PLANIFICADAS        8

3. OBJETIVO        10

3.1. LA DOCUMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS        10

3.2. EVALUAR LA CALIDAD DE LOS PROCEDIMIENTOS        10

3.3. ADMINISTRAR Y CONTROLAR PROYECTOS DE MEJORA        10

3.4. REALIZAR CAMBIOS EN EL ORGANIGRAMA Y EN LOS DOCUMENTOS RELACIONADOS        11

4. BASE LEGAL APLICABLE        11

5. POLÍTICAS DE OPERACIÓN        11

5.1. APROBACION DE UN DOCUMENTO        11

5.2. PUBLICACION DE UN DOCUMENTO        11

5.3. CAMBIOS EN UN DOCUMENTOS        11

5.4. EVALUACION DE CALIDAD DE LOS PROCEDIMIENTOS        12

5.5. POLÍTICAS GENERALES        12

6. RESPONSABLES DEL PROCESO        12

7. RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO        13

8. DESCRIPCIÓN DE LAS OPERACIONES        14

8.1.  DIAGRAMA DE BLOQUES DE LOS PROCESOS DEL DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DE PROCESOS        14

8.2. LLENADO DE CUADRO DE DESCRIPCIÓN DE OPERACIONES        15

9. DIAGRAMAS DE FLUJO DETALLADO        24

10. INDICADORES DEL PROCESO        36

A.        PROCEDIMIENTO PARA LA DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS        36

A.A. SUBPROCEDIMIENTO: NUEVO DOCUMENTO        36

A.B. SUBPROCEDIMIENTO: CAMBIOS EN UN DOCUMENTO        37

A.C. SUBPROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE COPIA DE UN DOCUMENTO        38

A.D. SUBPROCEDIMIENTO: BAJAS EN UN DOCUMENTO        38

B.        PROCEDIMIENTO PARA EVALUACIÓN DE CALIDAD DE LOS PROCEDIMIENTOS        38

B.A.  SUBPROCEDIMIENTO:   SEGUIMIENTO DE LA IMPLEMENTACIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS/ PREVENTIVAS DE LOS PROCEDIMIENTOS        39

C.        PROCEDIMIENTO PARA ADMINISTRAR Y CONTROLAR PROYECTOS DE MEJORA        39

D.        PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR CAMBIOS EN EL ORGANIGRAMA Y EN LOS DOCUMENTOS RELACIONADOS        41

11. INSTRUCTIVOS FORMATOS E IMPRESOS        42

12. GLOSARIO DE TÉRMINOS DE USO FRECUENTE        55

1. INTRODUCCION

A continuación se describe los procedimientos que serán utilizados por el Departamento de Gestión de Procesos para el desarrollo de sus actividades, que son de vital importancia para realización de sus funciones y poder cumplir con su rol protagónico establecido en el Acta Administrativa 002-2017-TSC

El manual hace referencia a cuatro procedimientos básicos identificados, siendo estos:

1. Documentación de Procedimientos
2. Evaluación de la calidad de los procedimientos
3. Administración y control de proyectos de mejora (Propuestas)
4. Realizar Cambios en el Organigrama Institucional

A medida que el personal cumple con el desarrollo de las actividades del Departamento de Gestion de Procesos se conocerán nuevos procedimientos, los cuales serán incorporados de manera inmediata en el manual para facilitar su comprensión el mismo, se presenta acompañado de un marco conceptual, la descripción pormenorizada de las operaciones, diagramas de flujos, formatos e instructivos, entre otros aspectos.

Esperamos que la puesta en práctica de este manual se constituya en una valiosa herramienta de trabajo en la cual el Departamento de Gestión de Procesos pueda apoyarse para realización de sus actividades y cumplir así con las atribuciones para lo cual ha sido creada.

2. MARCO CONCEPTUAL Y METODOLOGICO

1.  MARCO CONCEPTUAL

GESTIÓN DE PROCESOS

Los estudios de Gestión de Procesos conocidos también como Análisis Administrativo se han definidos como el estudio de las causas y soluciones a los problemas administrativos; incluye la responsabilidad básica de planificar y mejorar los procedimientos, los métodos y la estructura de la organización para buscar asegurar la máxima eficiencia de los recursos de la Institución.

Con la creación del Departamento de Gestión de Proceso se pretende alcanzar los sientes objetivos organizacionales:

1. Optimizar el uso de los recursos de la Institución.

1. Resolver problemas administrativos.

1. Realizar la reestructuración de la Organización o reformas administrativas.

1. Racionalizar los sistemas, procedimientos y métodos de trabajo.

El Departamento de Gestión de Proceso estudia los problemas de la estructura y funcionamiento de la Administración cumpliendo con su función de asesorar y proponer soluciones a los procesos ligados con la prestación de servicios, el término está muy ligado a los conceptos de mejoramiento continuo, desarrollo organizacional y calidad total.

2.1.1. CONCEPTOS RELACIONADOS A GESTIÓN DE PROCESOS Y SUS PROCEDIMIENTOS

Acción Correctiva: Se genera cuando después de efectuado el análisis de medición se detecta una falla en el proceso y se hacen las rectificación correspondiente.

Acción Preventiva: Se genera cuando después de efectuando el análisis de medición se detecta una posible falla en el futuro, durante la ejecución de actividades del proceso y se toman las medidas necesarias para evitar que ocurra.

Archivar un Documento: Cuando toda la documentación soporte relacionada con un procedimiento es archivada por Gestión de Procesos en forma física y/o electrónica.

Cambios en el Organigrama: Modificar el organigrama del TSC a solicitud del Pleno de Magistrados para adaptarlo a las necesidades institucionales.

Cronograma de Actividades: Es la descripción de las actividades de un proyecto o tarea detallando: Responsables, Tiempo, Fechas y otros datos necesarios para su culminación.

Gestión de Procesos y Planificación Institucional (GPPI): Proceso dinámico, dialectico y continuo de cambio planeadas a partir de diagnósticos realistas de situación, utilizando estrategias, métodos e instrumentos que tiendan a optimizar la interacción entre personas y grupos, para su constante perfeccionamiento y renovación de sistema abiertos técnico – económico – administrativo y de comportamiento de manera que aumente la eficiencia y la salud de la organización asegurándose así la supervivencia el desarrollo mutuo de la empresa y el de sus empleados.

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