Sistema Nacional De Tesorería

SISTEMA NACIONAL DE TESORERÍA

Definición

La Administración Financiera del Sector Público comprende el conjunto de normas, principios y procedimientos utilizados por los sistemas que lo conforman y, a través de ellos, por las entidades y organismos participantes en el proceso de planeamiento, captación, asignación, utilización, custodia, registro, control y evaluación de los fondos públicos.

Características

La Administración Financiera del Sector Público está constituida por sistemas, con facultades y competencias que la presente Ley y demás normas específicas les otorga, para establecer procedimientos y directivas necesarios para su funcionamiento y operatividad, conforme a lo dispuesto en el primer párrafo del artículo siguiente.

INTEGRANTES DEL SISTEMA

El Sistema Nacional de Tesorería está integrado por la Dirección Nacional del Tesoro Público, dependiente del Viceministerio de Hacienda y por las Unidades Ejecutoras a través de las oficinas o dependencias en las cuales se conducen los procesos relacionados con el Sistema, a nivel de todas las entidades y organismos del Sector Público que administran dichos fondos, las mismas que son responsables de velar por el cumplimiento de las normas y procedimientos que emita el órgano rector.

La Dirección Nacional del Tesoro Público - DNTP

La Dirección Nacional del Tesoro Público es el órgano rector del Sistema Nacional de Tesorería, dicta las normas y establece los procedimientos relacionados con su ámbito, en el marco de lo establecido en la presente Ley, directivas e instructivos de Tesorería y disposiciones complementarias.

La cuenta principal de la Dirección Nacional del Tesoro Público se encuentra en el Banco de la Nación en una cuenta bancaria denominada Cuenta Principal, en la cual se centralizará los fondos públicos provenientes de sus Recursos Ordinarios. También tiene dos tipos de sub cuentas bancarias:

• Subcuentas bancarias para el registro y acreditación de la recaudación.

• Subcuentas bancarias de gasto a nombre de las Unidades Ejecutoras para la atención del pago de las obligaciones contraídas.

Las cuentas y sub cuentas bancarias solo pueden abrirse, manejarse y cerrarse por autorización de la Dirección Nacional de Tesorería, así como la aplicación de fondos públicos.

Las cuentas y sub cuentas bancarias solo pueden abrirse, manejarse y cerrarse por autorización de la Dirección Nacional de Tesorería, así como la aplicación de fondos públicos.

La Caja del Tesoro Público está constituida por los saldos de las cuentas que conforman la Caja Única, sean en moneda nacional o en moneda extranjera.

En el caso de tener algún déficit estacional de caja, la Dirección Nacional del Tesoro Público tiene la facultad de:

• Solicitar préstamos temporales a las instituciones financieras en las que mantiene sus cuentas.

• Emitir Letras del Tesoro Público que constituyen títulos de deuda a corto plazo (El monto mínimo de las letras se aprueba en la Ley del Presupuesto Anual).

Estos dos mecanismos los usa con la finalidad de cubrir el déficit estacional y poder cumplir oportunamente sus obligaciones.

Las obligaciones contraídas serán pagadas con cargo a los fondos públicos en cualquiera de las siguientes modalidades:

a) Mediante cheques o cartas a la orden giradas con cargo a las cuentas bancarias de la Unidad Ejecutora.

b) Mediante abonos en cuentas bancarias individuales abiertas en entidades del Sistema Financiero Nacional a nombre del beneficiario del pago.

c) Mediante efectivo, cuando se trate de conceptos tales como jornales, propinas, servicios bancarios y otros conforme a lo que se establezca en las Directivas de Tesorería.

Otra opción que propone la dirección de tesorería es el uso de medios electrónicos para la cancelación de las obligaciones que contraen las Unidades Ejecutoras.

Conformación del Sistema:

Nivel Central:

En este nivel, la Dirección Nacional del Tesoro Público del Ministerio de Economía y Finanzas es el órgano rector del sistema, es decir aquel encargado de:

• Aprobar la normatividad general del sistema.

• Implementar y ejecutar los procedimientos y operaciones correspondientes en el marco de sus atribuciones.

Nivel Descentralizado u Operativo:

Conformado por:

• Unidades ejecutoras

• Dependencias equivalentes en las entidades del sector público.

Cada uno de estos órganos con su correspondiente tesorería u oficina que haga las veces de ésta. Para efectos de comprender que es una Unidad ejecutora o dependencia equivalente, debemos tomar en cuenta lo establecido por la Ley Nº 28112 - Ley marco de la Administración Financiera del Sector Público; donde nos señala que se entenderá como Unidad Ejecutora, aquella dependencia orgánica que cuenta con un nivel de desconcentración administrativa que:

• Determine y recaude ingresos;

• Contrae compromisos, devenga gastos y ordena pagos con arreglo a la legislación aplicable;

• Registra la información generada por las acciones y operaciones realizadas;

• Informa sobre el avance y/o cumplimiento de metas;

• Recibe y ejecuta desembolsos de operaciones de endeudamiento; y/o

• Se encarga de emitir y/o colocar obligaciones de deuda

FUNSIONES DE LOS ÓRGANOS DEL SISTEMA NACIONAL DE TESORERÍA:

1) Funciones de la Dirección Nacional de Tesoro Público (DNTP)

a. Centralizar la disponibilidad de fondos públicos, respetando la competencia y responsabilidad de las unidades ejecutoras y dependencias equivalentes en las entidades que los administran y registran.

b. Ejecutar todo tipo de operaciones bancarias y de tesorería respecto de los fondos que le corresponde administrar y registrar.

c. Elaborar el Presupuesto de Caja del Gobierno Nacional y establecer los niveles de financiamiento temporal a efectos de cubrir sus déficits estaciónales.

d. Emitir instrumentos para el financiamiento temporal de las operaciones del Sistema Nacional de Tesorería en el corto plazo, de acuerdo con el Presupuesto de Caja del Gobierno Nacional.

e. Establecer normas que orienten la programación de caja en el nivel descentralizado.

f. Elaborar y difundir información estadística sobre la ejecución de ingresos y egresos de los fondos públicos.

g. Autorizar, a través del Sistema Integrado de Administración Financiera del Sector Público (SIAF-SP), las operaciones de pagaduría con cargo a los fondos que administra y registra.

h. Autorizar la apertura de cuentas bancarias para el manejo de los fondos de las unidades ejecutoras y dependencias equivalentes en las entidades, cualquiera que sea su concepto o fuente de financiamiento, y mantener el registro actualizado de las mismas.

i. Custodiar valores del Tesoro Público.

j. Dictar las normas y los procedimientos del Sistema Nacional de Tesorería de conformidad con la presente Ley y en concordancia con la Ley Nº 28112 - Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público.

k. Establecer las condiciones para el diseño, desarrollo e implementación de mecanismos o instrumentos operativos orientados a optimizar la gestión del Sistema Nacional de Tesorería.

l. Absolver las consultas, asesorar y emitir opinión oficial respecto de todos los asuntos relacionados con el Sistema Nacional de Tesorería.

m. Elaborar y presentar sus estados financieros y el Estado de Tesorería, conforme a la normatividad y procedimientos correspondientes.

n. Evaluar la Gestión de Tesorería de las unidades ejecutoras o dependencias equivalentes en las entidades.

o. Opinar en materia de tesorería respecto a los proyectos de dispositivos legales.

2) Funciones de la Unidad Ejecutora y Dependencia Equivalente en las Entidades:

a) Centralizar y administrar el manejo de todos los fondos públicos que le han sido asignados.

b) Coordinar la administración de tesorería con las áreas de los otros sistemas vinculados con la administración financiera de la entidad.

c) Dictar normas y procedimientos internos para la gestión institucional.

d) Establecer las condiciones por medio del SIAF-SP para el registro y acceso a la información y operatividad de la DNTP.

e) Ejecutar medidas de seguimiento y verificación de la aplicación de los fondos públicos.

FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA NACIONAL DE TESORERÍA:

EJECUCIÓN FINANCIERA DEL INGRESO

1) Determinación del Ingreso

El ingreso se determina por:

a) Norma legal que autoriza su percepción o recaudación.

b) Identificación del obligado al pago, y, de ser el caso, las garantías o medidas cautelares que correspondan.

c) Liquidación del monto por cobrar.

d) Oportunidad y/o periodicidad de la cobranza, así como los intereses aplicables.

e) Tratamiento presupuestal aplicable a la percepción o recaudación.

2) Percepción o Recaudación de Fondos Públicos

La percepción de los fondos públicos se da mediante la emisión o notificación del documento, evidenciándose la recepción del ingreso mediante el depósito en la cuenta correspondiente

3) Procedimientos para la Percepción o Recaudación

La Dirección Nacional del Tesoro Público rige el procedimiento para la percepción o recaudación de los ingresos en las cuentas correspondientes.

4) Plazo para el Depósito de Fondos Públicos

Los fondos públicos se depositan totalmente dentro de las veinticuatro (24) horas de su percepción o recaudación, salvo los casos regulados por el Sistema Nacional de Tesorería, procediéndose a su debido registro.

EJECUCIÓN FINANCIERA DE LOS GASTOS

1) Definición y formalización de devengado

Aquí se da el devengado, que es el reconocimiento de una obligación de pago, dicho devengado no debe exceder el gasto comprometido o presupuestado.

Para darse el devengado debe verificarse lo siguiente:

• La recepción satisfactoria de los bienes adquiridos.

• La efectiva prestación de los servicios contratados.

• El cumplimiento de los términos contractuales o legales, cuando se trate de gastos sin contraprestación inmediata o directa.

• El registró en el Sistema Integrado de Administración Financiera del Sector Público (SIAF-SP).

2) Autorización del Devengado

La autorización para el reconocimiento de los devengados es competencia del Director General de Administración o quien haga sus veces, en la Unidad Ejecutora o el funcionario a quien se delega esta facultad de manera expresa.

Es responsabilidad del Director General de Administración o quien haga sus veces en la Unidad Ejecutora:

• Establecer los procedimientos para el procesamiento de la documentación sustentatoria de la obligación a cancelar.

• Emite normas para regular la gestión de las áreas con el devengado, para un mejor manejo de la documentación sustentadora a la Tesorería de la entidad, con la suficiente anticipación a las fechas o cronogramas de pago, asegurando la oportuna y adecuada atención del pago correspondiente.

3) Plazo para la Formalización y Registro del Devengado

El devengado puede efectuarse en un período posterior al del correspondiente compromiso, siempre que dicho devengado se registre en el SIAF-SP dentro del plazo de noventa (90) días calendario siguiente a la fecha del registro del compromiso.

4) El Pago

El pago se efectúa de acuerdo con el Presupuesto de Caja, y con él se extingue, en forma parcial o total, una obligación. Sólo procede si está debidamente formalizado como devengado y registrado en el Sistema Integrado de Administración Financiera del Sector Público (SIAF-SP).

Está prohibido el pago de obligaciones que no cumplan los requisitos prescritos, aun cuando los bienes y/o los servicios, sean personales o no personales, cuenten con la conformidad respecto de su recepción o prestación.

5) Procedimientos y Normas de Pagaduría

La Dirección Nacional del Tesoro Público establece los procedimientos, normas y plazos de pagaduría, sea mediante cheques, abonos en cuentas, en efectivo o por medios electrónicos, inclusive de las retenciones a favor de la Administración Tributaria y de terceros autorizados de acuerdo a ley, con criterios de oportunidad y ubicación geográfica.

6) Plazo para Cancelar Devengado

El devengado debidamente registrado al 31 de Diciembre de cada año puede cancelarse hasta el 31 de Marzo del año siguiente.

ELEMENTOS DEL SISTEMA DE TESORERIA

1) UNIDAD DE CAJA

Esta norma general deriva del principio con el mismo nombre, contemplado en la Ley Nº 28693 - Ley General del Sistema Nacional de Tesorería, la cual ya nos habla de la Caja única para el manejo de los fondos públicos, tanto de ingresos como egresos de cada pliego y/o unidad ejecutora, podemos decir que es un principio y a la vez una norma de tesorería.

2) MANEJO DE FONDOS DEL TESORO PÚBLICO A TRAVÉS DE SUBCUENTAS

Para evitar confusiones y llevar el manejo de los fondos públicos se ha creado el sistema de sub cuentas bancarias en el Banco de La Nación que dependen de la cuenta principal del tesoro Público para llevar un control específico de cada pliego presupuestario en lo que concierne a los gastos principalmente, siendo así que estas subcuentas nunca se abonan, solamente se cargan, esta medida es para evitar el retiro de fondos de las subcuentas que no hayan sido autorizados por el Tesoro Público

3) FACULTAD PARA EL MANEJO DE CUENTAS Y SUBCUENTAS BANCARIAS

Mediante esta norma se estable que para la firma de los cheques y la gestión directa de lo fondos públicos de cada entidad se autorice a uno o más funcionarios ante el Banco de la nación para que en forma individual o mancomunada autoricen diversas operaciones con los fondos públicos de la entidad con otras personas naturales o jurídica.

4) APERTURA DE CUENTAS Y SUBCUENTAS BANCARIAS

Las entidades estatales, necesitan tener más de una cuenta corriente para llevar un mejor control de los recursos que ingresan por fuentes de financiamiento distintas a las de recursos ordinarios (Tesoro) y para este fin deben abrir más cuentas corrientes, pero solamente pueden ser en el Banco de la Nación y obligatoriamente deben contar con la aprobación del Tesoro Público.

5) USO DEL FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO

El fondo para pagos en efectivo es aquel monto constituido con recursos ordinarios (Tesoro) para afrontar diversos gastos pequeños y urgente y por excepción viáticos no programables y algunas remuneraciones, cada gasto deberá contar con cierta documentación que justifique el desembolso.

6) USO DEL FONDO FIJO PARA CAJA CHICA

Esta norma nos informa de que se contará con un Fondo Fijo de dinero en efectivo, el cual irá de acuerdo a las necesidades dela entidad, para así racionalizar el uso del dinero en efectivo. Este Fondo en efectivo es muy útil puesto que cubre los gastos pequeños que se pueda tener, sin hacer ningún trámite, sin embrago estos gastos deben cumplir con las características de ser: menudos, urgentes, no programables y de rápida cancelación. Cabe resaltar que los gastos deben ser sustentados mediante los documentos de pago.

Cada Tesorería tendrá un encargado único, al cual se le girarán exclusivamente los cheques para la constitución o reposición del Fondo. En el caso de que existan oficinas que se encuentren lejanas a las oficinas de la tesorería que tengan que hacer pagos en efectivo, se podrá girar el cheque a nombre de otros funcionarios.

El establecimiento o modificación de la Caja Chica se hará mediante Res. Del Director General de Administración.

7) REPOSICION OPORTUNA DEL FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO Y DEL FONDO FIJO PARA CAJA CHICA

La reposición tanto del Fondo para Pagos en Efectivo como el Fondo Fijo para Caja Chica consiste en reintegrar una suma igual a los gastos efectuados, siempre que dichos gastos estén sustentados con los documentos autorizados. Cuando el monto del Fondo requiera una reposición, ésta se hará mediante solicitud escrita que formulará el custodio del Fondo. Una vez verificado los documentos sustentatorios, la unidad correspondiente procederá, a reponer el Fondo en un plazo de 48 horas de recibida la Solicitud de reposición.

8) ARQUEOS SORPRESIVOS

Los arqueos sorpresivos se realizarán a todos los fondos y valores, además de los arqueos habituales de operación. Estos arqueos sorpresivos consisten en comprobar en cualquier momento si el saldo en libros está de acuerdo con la existencia de fondos y valores, debiéndose realizar por lo menos una vez al mes.

Los arqueos sorpresivos se realizaran de todos los fondos y valores que maneje la entidad, incluyendo los que se encuentren en poder de los cobradores o agentes.

Se levantarán actas de los arqueos que se practiquen, asignando en el mismo su conformidad o disconformidad, asimismo las firmas de los responsables y los funcionarios que intervengan en el arqueo. Se comunicará por escrito cualquier anormalidad al Titular de la entidad, para la oportuna acción correctiva.

9) TRANSFERENCIAS DE FONDOS

La transferencia de Fondos dentro de la misma entidad a nivel de Oficina o Dependencia será efectuada sin el giro de cheques; es decir, mediante el uso de cartas – ordenes dirigidas al Banco de la Nación para la trasferencia de fondos de una cuenta a otra.

Cuando se trate de fondos del Tesoro Público podrá transferirse fondos a otras cuentas sólo cuando se trate del pago de una obligación directa de la sub-cuenta hacia una cuenta corriente. En este caso procede el giro de cheques.

10) MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA EL GIRO DE CHEQUES Y TRASLADO DE FONDOS

Todo cheque girado, así como, el traslado de fondos de un lugar a otro, demandará la toma de medidas de seguridad, con la finalidad de proteger los recursos financieros contra ciertos riesgos previstos, valiéndose para esto de requisitos y condiciones pre-establecidas. A continuaciones algunas medidas:

• Los titulares y/o suplentes revisarán cuidadosamente y visarán los documentos sustentatorios de pago con cheques o transferencia de fondos que autoricen, siendo responsables de los actos en que intervengan.

• No se autorizará la firma de cheques en blanco y/o con fecha adelantada. Cuando se trate de giro de cheques por montos significativos es conveniente la utilización del rotulado protector de cheques.

• Cuando se trate de traslado de fondos de un lugar a otro por montos significativos, la entidad reforzará sus medidas de seguridad.

11) CHEQUES A NOMBRE DE LA ENTIDAD

Esta norma hace referencia que sólo se aceptarán cheques para la recepción de ingresos siempre y cuando estos ingresos no sean en efectivo sino se encuentre sujeto a una sub cuenta corriente, esto con el objetivo de lograr mayor seguridad ya sea en la recepción como la custodia de estos cheques.

El reverso del cheque se encontrará sellado con la siguiente denominación: “PARA SER DEPOSITADO EN LA CUENTA CORRIENTE Nº..... DEL BANCO DE LA NACION”, indicando el nombre de la entidad.

Los cheques serán depositados en el Banco de la Nación al siguiente día útil de su recepción.

12) CAMBIO DE CHEQUES PERSONALES

Esta norma hace referencia de que aquellos cheques que son emitidos a nombre de las personas que laboran en la entidad o también terceras personas ajenas a ésta, no podrán ser cambiados por cualquier concepto y circunstancia, ya que esto significaría hacer efectivo el importe del mismo utilizando los recursos de la entidad. Obteniendo así seguridad en el tratamiento de los fondos disponibles.

13) USO DEL SELLO FECHADOR “PAGADO”

Esta norma permite una mayor seguridad en el pago de las obligaciones de la entidad, ya que podrá evitarse la duplicidad de pago del mismo comprobante, para ello esta norma indica que todo documento original que sustente un desembolso llevará un sello con la palabra “Pagado” simultáneamente a la cancelación por el acreedor.

De la misma manera este sello tendrá espacios para anotar la fecha y número del cheque girado, número de sub-cuenta o cuenta corriente y Banco.

No podrá archivarse ningún documento contable de egreso que no tenga dicho sello.

14) CONCILIACION DE SUB-CUENTAS BANCARIAS DEL TESORO PÚBLICO

Esta norma indica que los entes que manejan recursos asignados por el Tesoro Público a través de su personal de tesorería, deberán hacer conciliaciones bancarias periódicamente (mensual), presentando a la Dirección General del Tesoro Público las correspondientes al antepenúltimo mes, en donde se muestre concordancia de los saldos, según libros, de las sub-cuentas bancarias componentes de la cuenta única Nº 000-004456 del Tesoro Público a una fecha dada con los que se desprenden del estado bancario, proporcionado por el Banco de la Nación, a la misma fecha, esto con el fin de tener el máximo control del manejo de los fondos.

Las conciliaciones cuando mínimo deben contener los siguientes datos:

• Monto neto girado, deduciendo las anulaciones de cheques

• Monto pagado, cargado a las sub-cuentas por el Banco de la Nación

• Diferencia entre lo girado y lo pagado, adjuntando relación de cheques en tránsito, cheques en cartera y cargos indebidos por regularizar.

15) FIANZA DE SERVIDORES

Esta norma indica que el personal encargado de la recepción, control y custodia de recursos públicos financieros debe estar respaldado por una fianza solvente y suficiente, como un requisito para poder desempeñar la función.

La carta fianza permite en caso de pérdida cubrirla perfectamente y así garantizar el máximo manejo de los recursos públicos.

La entidad se encargará de especificar los cargos que tendrá el personal obligado a tener fianza y los procedimientos que debe observar para el cumplimiento de la presente Norma.

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