Administracion

DESARROLLO

1-Basado en la terminología del proceso administrativo mencionado en el primer contenido de estudio, es momento que usted indague en la oficina o unidad que seleccionó, acerca de cómo se aplican las funciones para administrar los documentos, cumpliendo con la normatividad vigente.

En la Armada Nacional República de Colombia, existen los centros u oficinas de documentación y archivo principales en unidades mayores como, bases, fuerzas o brigadas en esta llega toda la documentación de carácter externo de entes estatales como por ejemplo, ministerios, gobernaciones, alcaldías, fiscalías y de unidades pertenecientes a la misma unidad etc. En las unidades subalternas de la unidad mayor como por ejemplo; batallones, escuadrones, unidades a flote, esta documentación llega a la oficina de documentación y archivo, cuando sale para entes gubernamentales externos, empresas o personas naturales, también esta oficina radica la documentación que distribuye en las diferentes unidades.

Esta oficina tanto en las unidades mayores como en las menores, es dependiente para control y fiscalización documental del departamento o jefatura de personal (desarrollo humano) en el sector privado.

En estas oficinas se cuentan con estantes donde se colocan cajas con archivos y su respectiva TRD (tabla de retención documental), para los casos de aquellos documentos derivados de investigaciones, que por razón de la misma investigación, no está concluida debido al tamaño de los expedientes, estas se clasifican como un todo, en una o varias cajas relacionando cantidad de carpetas y otras informaciones pertinentes.

Clasificación de archivo

Jerarquía documental.

Jerarquía por precedencia o importancia

El flujo grama de procesos en la gestión documental de la ARC, son los mismos para el sector público (mindefensa), la variante principal lo dan los controles internos de las unidades en cada oficina de documentación y archivo en base al carácter de confidencialidad que la documentación tenga.

En esta pirámide encontramos

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