Aplicacion De Procesos Administrativos

1. Elabore la descripción de un puesto, de cualquiera de los títulos de puestos mencionados que integran la fábrica de muebles El Súper Mueble de Oficina.

DESCRIPCION DE PUESTOS

A) IDENTIFICACION DEL PUESTO:

Nombre del puesto Secretaria

Número de plazas existentes Uno

clave 1

Ubicación ( física y administrativa) Oficina de secretaria junto al gerente

Tipo de contratación contrato

Ámbito de operación Llevar pendientes de gerencia, hacer comunicados, llevar datos de la empresa, contactar con empleados.

B) RELACIONES DE AUTORIDAD

Jefe inmediato gerente

Subordinados directos Mensajero, guardia

Dependencia funcional Pendientes de todos los departamentos

C) PROPOSITOS DEL PUESTO

Brindar un apoyo a su jefe inmediato con tareas establecidas, además de acompañar los procesos a seguir en el area de mercadeo. Recibir e informar a los demás departamentos por escrito.

D) FUNCIONES GENERALES

Recibir e informar asuntos que tengan que ver con el departamento correspondiente para que todos estén informados y desarrollar bien el trabajo asignado. Atender y orientar al público que solicite ayuda de una forma amable para que la información sea fluida y clara.

E) FUNCIONES ESPECIFICAS

Asistencia incondicional con la gerencia, llevar apuntes claros y breves.

Información importante de la toma de decisiones.

Gastos pequeños internos de la empresa como: librería y farmacia

F) RESPONSABILIDAD

• Se ocupa de registrar a cada accionista de la compañía.

• Cumplimiento del orden de juntas directivas.

• Redacta correspondencias, actas, memorandos, anuncios, etc.

• Recibe y envía correspondencia.

• Realiza y recibe llamadas telefónicas

• Organización de suministros

• Archiva correspondencia recibida y enviada

• Elabora cheques.

• Lleva control de los registros de asistencia del personal administrativo, obrero, etc.

• Ayuda con materiales de apoyo a otros departamentos.

• INFORMAR AL DIRECTOR DE MANERA ESPECIAL SOBRE EL EJERCICIO DEL PRESUPUESTO.

• Coordinar personal de higiene, vigilancia, mensajeros, etc.

G) ACTIVIDADES

• Cada mes organizar suministros a cada departamento.

• Recibir, revisar y validar las facturas y demás documentos que consignen obligaciones de pago con cargo a la Secretaría, con motivo de la adquisición de bienes

• COORDINAR LAS ACTIVIDADES INHERENTES A LA RECEPCION, CONTROL Y ENTREGA DE LA CORRESPONDENCIA

• Coordinar la comisión de higiene y de seguridad

• Coordinar y supervisar las actividades del personal de vigilancia, transporte, correspondencia, etc.

H) NIVELES DE SUPERACION

LES REPORTA A:

• GERENTE GENERAL

• GERENTES DE DEPARTAMENTOS

I) COMUNICACIÓN

La comunicación es ascendente.

J) PERFIL Y/O ESPECIFICACIONES DEL PUESTO

Conocimientos Conocimientos de computación

Dominio de idioma ingles

Nivel académico Titulo de carrera de secretaria bilingüe

Edad De 23 años en adelante

Experiencia Mínima de una año

Características y habilidades Responsable, habilidad de socializar

Sexo y estado civil femenino

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