Procesos De Un Programa De Gestion Documental

PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL La Ley 594 de 2000 en su Artículo 22. Procesos Archivísticos. Establece que la gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos. Para efectos de la conceptualización de un programa de gestión documental, se determinan los siguientes procesos que estarán interrelacionados entre sí y se desarrollarán en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico):

1. Producción

2. Recepción

3. Distribución

4. Trámite

5. Organización

6. Consulta

7. Conservación

8. Disposición final de documentos

PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

DEFINICIÓN: Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones. (GRGA)

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

Ley 43 de 1913

Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales.

Ley 527 de 1999 Artículo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales.

Código Penal Artículos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificación de los documentos públicos.

Artículo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos. Código de Procedimiento Penal Artículo 261. Sobre el valor probatorio de documento público. Artículos 262 a 263. Sobre valor probatorio de documento privado.

Código de Comercio

Artículo 48. Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales- medios para el asiento de operaciones

Artículo 51. Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad

Artículo 54. Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial.

Decreto 2649 de 1993 Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.

Artículo 123. Soportes contables

Decreto 1584 de 1994 Documentación indispensable Registro proponentes Cámaras de Comercio

Decreto 2150 de 1995

Artículos 11, 12, 23 y 24. Uso de formatos únicos.

Acuerdo AGN 060 de 2001.

Artículos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.

Circular Interna AGN No.13 de 1999:

No se deben utilizar micro puntas o esferos de tinta húmeda.

NTC 1673 “Papel y cartón: papel para escribir e imprimir”.

NTC 2223:1986 “Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida para escribir”.

NTC 2676: Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales. “Cartuchos de disco flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas), características dimensionales, físicas y magnéticas”.

NTC 3393. Elaboración documentos comerciales.

NTC 4436 “Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad”

ACTIVIDADES

La Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia.

En el Anexo 1, Producción Documental, se orientan los formatos que son de uso común a la administración, que pueden ser adoptados y adaptados por cada entidad, sin perjuicio de aquellos que deben regular en los manuales de procedimientos, en desarrollo de sus funciones específicas.

• Creación y diseño de documentos.

• Medios y técnicas de producción y de impresión (máquinas de escribir y procesadores de texto).

• Determinación y selección de soportes documentales (cintas magnéticas, CD-ROM, discos ópticos, disquetes, discos duros, microfilme, video).

• Determinación de tamaños, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas.

• Instructivos para el diligenciamiento de formularios.

• Determinación de uso y finalidad de los documentos.

• Diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas.

• Adecuado uso de la reprografía.

Normalización de la producción documental

• Identificación de dependencias productoras.

• Definición de tipologías documentales, conforme a formatos y formularios regulados en los manuales de procesos y procedimientos e identificados en la TRD.

• Directrices relacionadas con el número de copias.

• Control de la producción de nuevos documentos.

• Determinación de la periodicidad de la producción documental.

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

DEFINICIÓN: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. (GRGA)

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

Constitución Política

Artículo 15. Párrafo 3: La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Reforma Acto Legislativo 02 de2003.

Decreto 2150 de 1995.Artículos 1, 11 y 32. Supresión de autenticación de documentos originales y uso de sellos, ventanilla única.

Acuerdo AGN 060 de 2001.Artículos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de correspondencia, radicación y control de las comunicaciones recibidas y enviadas.

ACTIVIDADES

Recepción de documentos: se debe verificar que estén completos, que correspondan a

lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.

Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de diferentes medios tales como: mensajería, correo tradicional, fax, correo electrónico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnológicos en cada entidad y deben estar regulados en los manuales de procedimientos.

En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:

• Identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, página web, otros. ? Recibo de documentos oficiales.

• Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.

• Constancia de recibo (sello, reloj radicador).

Radicación de documentos

• Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos establecidos en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.

• Impresión de rótulo de la radicación.

• Registro impreso de planillas de radicación y control.2. Registro de documentos

• Recibo de documentos oficiales.

• Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.

• Constancia de recibo.

• Asignación de datos conforme al artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.

• Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas.

Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelación de documentos recibidos y enviados.

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS DEFINICIÓN: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. (GRGA)

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

Decreto 229 de 1995, sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias.

Decreto 2150 de 1995 Artículo 25. Utilización del correo para el envío de información.

Acuerdo 060 de 2001.Artículo 3. Centralización de los servicios de distribución de las comunicaciones oficiales.

ACTIVIDADES

La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos. En este proceso se distinguen actividades como:

1. Distribución de documentos externos

• Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.

• Clasificación de las comunicaciones.

• Organización de documentos en buzones o casilleros.

• Enrutamiento de documentos a dependencia competente.

• Reasignación de documentos mal direccionados.

• Registro de control de entrega de documentos recibidos.

2. Distribución de documentos internos

• Identificación de dependencias.

• Enrutamiento de documentos a dependencia competente.

• Registro de control de entrega de documentos internos.

3. Distribución de documentos enviados

• Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros.

• Control del cumplimiento de requisitos del documento.

...