Confesiones de un ganster

Investigación preliminar

Esta se realiza para determinar la situación administrativa de la organización, este acercamiento inicial demanda gran precisión, ya que la información debe analizarse con el mayor cuidado posible para evitar confusiones al interpretar su contenido es por eso que para realizar una buen investigación preliminar se necesita tener en cuenta los siguientes criterios:

• Determinar las necesidades específicas.
• Identificar los factores que requieren atención.
• Definir estrategias de acción.
• Jerarquizar prioridades en función del fin que se persigue.
• Descubrir ubicación, naturaliza y extensión de los factores.
• Especificar el perfil del auditor.
• Estimar el tiempo y los recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido.

Preparación del proceso de auditoría

Cuenta con la propuesta técnica y el programa de trabajo.

Propuesta técnica debe incluir:

• Naturaleza.- tipo de auditoría que se pretende realizar.
• Alcance.- Área de aplicación a cubrir, en términos de su ubicación en la estructura orgánica o territorial.
• Justificación.- Demostración de la necesidad de efectuar la auditoria a partir de las ventajas que recortará la organización.
• Antecedentes.- Recuento de todas las autoridades administrativas o esfuerzos análogos preparados con anterioridad.
• Objetivos.- Logros que se pretenden alcanzar con la aplicación de la auditoria.
• Estrategia.- Ruta fundamental para orientar los cursos de acción y asignar recursos con la finalidad de alcanzar las metas organizacionales.
• Acciones.- Iniciativas o actividades necesarias para su ejecución.
• Recursos.- Requerimientos humanos, materiales y tecnológicos necesarios para implementarla.
• Costo.- Estimación general y especifica de los recursos financieros necesarios que demanda su ejecución.
• Resultados.- Beneficios que se esperan obtener para mejorar el funcionamiento de la organización, sus productos o servicios, la cultura organizacional y las relaciones con el entorno.
• Información Complementaria.- Material e investigaciones que pueden servir como elementos de apoyo.

Programa de trabajo se debe considerar:

• Identificación.- Nombre de la Auditoría
• Responsable(s).- Unidad o equipo que se encargara de su implementación.
• Área (s).- Universo de aplicación.
• Clave.-Numero progresivo de unidades administrativas, funciones, programas o proyectos.
• Actividades.-pasos específicos que deben efectuarse para captar la información.
• Fases.- Definición del orden secuencial en la realización de las actividades.
• Calendario.-fechas asignadas para iniciar y terminar cada frase.
• Representación gráfica.- Descripción del programa en cuadros e imágenes.
• Formato.- presentación y resguardo del programa en trabajo.
• Reportes de avances.- seguimientos de las acciones.
• Periodicidad.- Espacio de tiempo dispuesto para informar avances.

Asignación de la responsabilidad

Para iniciar formalmente la auditoria, la organización designara el auditor o equipo de auditores que estime conveniente con base en el alcance o grado de complejidad que tendrá.

 Capacitación

Una vez definida la responsabilidad, se debe capacitar a la persona o equipo designado no solo en lo que respecta al manejo del procedimiento y el mecanismo que se emplearan para obtener la información, sino en todo el proceso para preparar la aplicación e implementación y la auditoria.

Actitud

Es recomendable que los auditores adopten una conducta amable y discreta a fin de generarse una imagen positiva, lo que facilitara su tarea y estimulará la participación activa del personal de la organización

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