Documento Empresarial

Comunicación empresarial, atención a clientes referente a las llamadas y envió de empresa

El teléfono permite ponernos en contacto de forma inmediata con otras personas, de hecho todos recibimos varias llamadas al día, sin embargo, no todos cumplimos con unas normas básicas de cortesía y educación con nuestro interlocutores.

Cuando hablamos por teléfono, no nos pueden ver físicamente, pero pueden “imaginarnos” con gran facilidad, todo dependerá de la conducta que tengamos al teléfono.

Hay que recordar que el teléfono es para gente la primera impresión que se lleva de una empresa, es por una empresa, es por lo tanto, un aspecto muy importante a tener en cuenta. A continuación te especificaremos 83 reglas básicas para la correcta utilización del teléfono y diferentes situaciones en las que puedes utilizarlo.

- A. Normas generales a tener en cuenta al recibir llamadas.

- *. Coge el teléfono apenas suene.

- *. Cuando hayas levantado el auricular, responde inmediatamente, sin que tenga que esperar tu interlocutor

- *. Debes identificar rápidamente, no puedes obligar a que reconozcan tu voz, esto podría resultarle algo violento a tu interlocutor.

- *. Nunca descuelgues el auricular y sigas manteniendo otra conversación con otra persona de la empresa.

- *. Nunca cubras el teléfono

- *. Sonríe levemente, este gesto ayuda a preparar una anotación amable. Esta demostrando que una sonrisa genera eficacia, expresa alegría y buen humor. ¡Utilízala!.

- *. No debes tener nada en la boca que pueda entorpecer la comunicación (cigarros, caramelos, chicles, bebidas, etc.).

- *. Ten siempre, al alcance de la mano lápiz, papel y tu agenda personal.

- *-No respondas simplemente ¿si? O ¿qué?, esto muestra falta de modales.

- *. Tampoco respondas “diga” o “dígame” ni por supuesto palabras como “alo”

- *. Saluda e identifícate, pudiendo decir: “(Nombre de la empresa) + (saludo) + le atiende (nombre)”

- *.No digas “le atenderán enseguida”, si realmente tendrá que esperar varios minutos escuchando, en muchas ocasiones, la molesta musiquilla de espera

- *. En un principio, trata a la gente de usted.

- *. Sitúa el micrófono al lado de la boca, no lo apoyes sobre el hombro.

- *. No hables deprisa. Cuando se hace, se suele dar traspiés. Habla despacio, con el ritmo adecuado a lo que estés diciendo.

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