ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS ESCRITOS EN LA COMUNICACIÓN EMPRESARIAL

NORMAS TÉCNICAS PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS ESCRITOS EN LA COMUNICACIÓN EMPRESARIAL

PRESENTADO POR:

YULI ANDREA PINO BARRERA

DOCENTE: LORENA MARÍN

ASIGNATURA:

PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS I

COMPUCEC

FORMACIÓN TÉCNICA POR COMPETENCIAS

PROGRAMA SECRETARIADO EJECUTIVO SISTEMATIZADO

MEDELLÍN

2013

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN 4

1. CIRCULAR 5

1.1 PASOS DEBE REUNIR UNA CIRCULAR 5

1.1.1 Identificación 5

1.1.2 Destinatarios 5

1.1.3 Fecha 5

1.1.4 Nombre: 5

1.2 MÁRGENES 5

1.3 LA CIRCULAR INTERNA 5

1.4 LA CIRCULAR EXTERNA 5

2. MEMORANDO 7

2.1 PARTES EN LAS QUE SE DIVIDE UN MEMORANDO 7

2.1.1 Cabecera. 7

2.1.2 Cuerpo. 7

2.1.3 Pie. 7

3. LA CARTA 9

3.1 MÁRGENES 9

3.2 PARTES DE LA CARTA 9

3.2.1 Fecha 9

3.2.2 Encabezamiento o datos del destinatario 9

3.2.3 Tratamiento: 9

3.2.4 Cargo: 9

3.2.5 Nombre de la empresa 9

3.2.6 Dirección 9

3.2.7 Nombre de la ciudad de destino: 9

3.2.8 Asunto 10

3.2.9 Saludo 10

3.2.10 Texto: 10

3.2.11 Despedida: 10

3.2.12 Firma: 10

3.3 TIPOS DE CARTAS Y CARACTERÍSTICAS 11

TIPOS DE CARTA 11

4. EL INFORME 12

4.1 PARTES DE UN INFORME: 12

4.1.1Título de la página (Portada 12

4.1.2 Índice o contenido 12

4.1.3 Introducción (resumen) 12

4.1.4 Formato cuerpo 12

4.1.5 Conclusiones 13

4.1.6 Bibliografía 13

5. EL ACTA 14

5.1 SUS ELEMENTOS SON: 14

5.1.1 Razón social: 14

5.1.2 Título de la junta o comité 14

5.1.3 Denominación del documento y número correspondiente 14

5.1.4 Fecha: 14

5.1.5 Hora 14

5.1.6 Lugar 14

5.1.7 Asistentes: 14

5.1.8 Invitados: 14

5.1.9 Orden del día 14

5.1.10 Ausente 14

5.1.11 Orden del día 14

5.2 DESARROLLO 14

5.2.1 Convocatoria 15

5.3 ASPECTOS GENERALES 15

6. El AVISO 16

6.1 SUS PRINCIPALES ELEMENTOS SON: 16

6.1.1 Encabezamiento: 16

6.1.2 Cuerpo de texto: 16

6.1.3 Fecha de emisión 16

6.1.4 Oficina que anuncia 16

CONCLUSION …………………………………………………………………….………-…. ….21

WEBGRAFÍA ……………………………………………………………………...……… ……..22

INTRODUCCIÓN

Buscar la perfección en la expresión escrita es una necesidad de las nuevas generaciones los cuales están inmersos en las sociedades de hoy, cuyos avances tecnológicos van en constante cambio, por lo que se requiere ser muy preciso y claro a la hora de escribir cualquier tipo de documento.

En este sentido, es imprescindible considerar el desarrollo de las habilidades de la expresión escrita, como uno de los aspectos fundamentales de la formación profesional.

A su vez la comunicación escrita empresarial, es una función que lleva a cabo un profesional en el ambiente empresarial, y abarca la elaboración de todo tipo de documentos; esta función es de vital importancia ya que la imagen y reputación de una empresa está plasmada en lo que comunica y como lo comunica atreves de distintos tipos de documentos.

La habilidad para comunicarse por escrito en forma clara y eficaz es una competencia necesaria en la mayoría de los niveles y funciones de una organización.

1. CIRCULAR

Es una carta redactada en forma personal que se imprime sin los datos del destinatario, la fecha, ni el saludo para ser llenados en cada copia posteriormente. Para la elaboración de una circular se deben tener en cuenta algunas recomendaciones:

 Utilizar papel con membrete de la empresa

 Escribir párrafos cortos

 Concluir con saludo

 Colocar la fecha en la parte inferior izquierda

 Firmar debajo de la fecha

 Elementos de una circular

1.1 PASOS DEBE REUNIR UNA CIRCULAR

1.1.1 Identificación: Es la expresión CIRCULAR Nº, escrita en forma centrada.

1.1.2 Destinatarios: Como se envía a varias personas no se coloca nombre propio de ningún destinatario; en su lugar se indica el personal al cual va dirigida la información.

1.1.3 Fecha: Se coloca debajo del texto. Si la cuidad no está indicada en el membrete o en la identificación que se hace en la matriz, debe escribirse junto a la fecha. Si se distribuye por un tiempo más o menos prolongado puede omitirse el día en el renglón de la fecha.

1.1.4 Nombre: En mayúsculas fijas se escribe el nombre de quien envía la circular, y con mayúscula inicial, debajo del nombre, el cargo que ocupa. Para evitar que se le reste importancia al texto de la circular, por ser de carácter general, es aconsejable firmar cada uno de los ejemplares.

1.2 MÁRGENES

Superior: entre 3 cm y 4 cm

Inferior: entre 2 cm y 3 cm

Lateral izquierdo: entre 3 cm y 4 cm

Lateral derecho: entre 2 cm y 3 cm

Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm.

1.3 LA CIRCULAR INTERNA: Da a conocer internamente actividades e informaciones.

1.4 LA CIRCULAR EXTERNA: Es personalizada para dar el mismo contenido, esta es una carta circular.

EJEMPLO DE UNA CIRCULAR:

2. MEMORANDO

También conocido como memorándum. Cultismo del latín que significa “algo que deberá guardarse en la memoria”.

Un memorándum (memo como se le conoce en el ambiente laboral) es un documento escrito que es menos formal que la carta y se utiliza para el intercambio de información entre áreas de una empresa con el objetivo de dar a conocer información diversa como recomendaciones, instrucciones, disposiciones y más. La estructura del documento consta de las siguientes partes:

Se caracteriza por su brevedad y claridad de aquello que se pretende comunicar. No contiene saludo ni despedida.

2.1 PARTES EN LAS QUE SE DIVIDE UN MEMORANDO

Un memorando deberá presentar la siguiente estructura:

2.1.1 Cabecera. En ella se indicarán los datos del remitente (persona, departamento, etc.), los datos del destinatario, es decir, a quien va dirigido el memorando, el asunto del memorando y la fecha del mismo. El memorando no lleva saludo a diferencia de otros documentos, como por ejemplo, la carta.

Para: (El destinatario, con su cargo o rol)

De: (nombre y cargo de quien lo envía)

Fecha:

Asunto:

2.1.2 Cuerpo. Texto principal donde se expone de forma breve y concisa el motivo del documento. (Se plantea el problema o asunto en cuestión, de manera breve y al grano; después vienen los detalles relevantes.)

2.1.3 Pie. En él se podrán indicar los posibles anexos de documentos al memorando o cualquier otro dato que pueda ser de interés.

EJEMPLO DE MEMORANDO:

3. LA CARTA

Es un comunicado personalizado, con carácter formal. Se utiliza para informar, solicitar, agradecer, invitar, entre muchos otros.

La Norma Técnica Colombiana 3393 establece los siguientes parámetros para la elaboración de cartas comerciales:

3.1 MÁRGENES

Superior entre 3 cm y 4 cm

Inferior entre 2 cm y 3 cm

Lateral izquierdo entre 3cm y 4 cm

Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm

3.2 PARTES DE LA CARTA

3.2.1 Fecha: Se escribe acompañada de la ciudad de origen: día, mes, año.

Ejemplo: Medellín, 10 de febrero de 2003

3.2.2 Encabezamiento o datos del destinatario: se dejan entre cuatro y seis espacios sencillos después de la fecha. Los datos que componen el encabezamiento se escriben a espacios sencillos. Estos datos son:

3.2.3 Tratamiento: se escribe la palabra completa, con mayúscula inicial y sin abreviaturas:

Señor, Señora, Licenciado, Ingeniera, Economista, Doctor, etc.

Nombres y apellidos completos de la persona a quien va dirigida la carta, escritos en mayúsculas fijas.

3.2.4 Cargo: Gerente, Rector, Jefa, Fiscala, Intendenta, etc. El cargo se escribe con mayúscula inicial y, si es muy largo, se puede dividir, evitando la partición silábica.

3.2.5 Nombre de la empresa: se escribe en el renglón siguiente, iniciando con mayúscula. Si el nombre de la empresa es una sigla, se escribe con mayúsculas fijas.

3.2.6 Dirección: ubicación del destinatario. Puede ser escrita en la misma carta, pero es indispensable que vaya en el sobre.

3.2.7 Nombre de la ciudad de destino: se escribe con mayúscula inicial, e inmediatamente después de la dirección o de la casilla postal, si la hubiere.

Las cartas deben ir siempre dirigidas a una persona, pero cuando su nombre

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