Informatica

INTRODUCCIÓN

El número de personas que integran el departamento de Reservaciones depende de la capacidad del hotel y de la cantidad de reservaciones que se reciban diariamente.

Cuando se reciba una reservación fuera del horario de la oficina de reservaciones, se tomará en recepción; por esta razón, el departamento de reservaciones debe informar a recepción cuáles son las fechas cerradas (aquellas durante las cuales no se admiten reservaciones pues el hotel está completamente ocupado).

Las personas encargadas de recibir las reservaciones deben estar bien capacitadas, no solamente en el dominio de algún otro idioma extranjero; además deben tener una buena aptitud para las ventas ya que, cuando un huésped solicita la reservación de una habitación, gracias a la sugerencia del empleado puede optar por una suite.

DEPARTAMENTO DE RESERVACIONES

Es aquel que recepciona todas las solicitudes de reservaciones hechas al hotel, analiza el estado ocupacional del hotel para confirmar o denegar las solicitudes hechas. Se mantiene rigurosamente actualizado de la capacidad y disponibilidad de habitaciones.

Elabora documentos oficiales cruciales en el trabajo de toda la instalación. Realiza pronósticos de ocupación para períodos de tiempo, lo que permite estar al tanto de situaciones de overbooking o bajas turísticas. Alerta sobre períodos donde debe hacerse una mayor comercialización.

Mantiene actualizada a la Recepción, respecto a la situación ocupacional, con el objetivo de captar la mayor cantidad de turismo.

Modifica, pospone, cancela y deniega solicitudes hechas, de acuerdo con las posibilidades de la instala.

LAS FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE RESERVACIONES

- Recepciona todas las solicitudes de reservaciones hechas al hotel.

- Analiza detalladamente la ocupación del hotel por períodos de tiempo para conocer los cupos y así poder vender eficientemente las capacidades del hotel.

- Confirma todas las solicitudes que sean posibles, y hace saber al solicitante de esta confirmación.

- Confirma la no-aceptación de la reservación en caso de falta de disponibilidad.

- Modifica la reservación, a petición del solicitante siempre que esto sea posible.

- Estudia diariamente las posibilidades de alojamiento, para mantener actualizado a los departamentos que soliciten esta información.

- Introduce en el sistema informático de reservaciones todas las reservaciones que hayan sido confirmadas.

- Registra todos los datos necesarios para la elaboración de la reservación.

- Recepciona y distribuye los rooming list que las agencias de viajes envían asegurándose que estos contengan la mayor cantidad de información posible, y que esta no varíe.

- Elabora la lista de llegadas previstas del día, la que queda oficializada con la firma del responsable de esta actividad.

- Archiva toda la información por un período de tiempo determinado.

- Informa a la Recepción de cualquier cambio en la lista de llegadas previstas del día después que esta haya sido emitida, siempre con el tiempo necesario para su tratamiento.

El Departamento de reservaciones también se mantiene al tanto de las características de los contratos con diferentes agencias de viajes, así como, está al corriente de los cambios de tarifas por temporada. Conoce de las tarifas de descuento que se aplican a clientes asiduos, o de otro tipo, al cual la gerencia del hotel desea conceder, por ser este merecedor de dicho descuento.

El personal que labora en la oficina de reservaciones debe conocer todo lo relacionado con el trabajo de la Recepción y tener experiencia, por lo que podemos inferir, que el responsable de esta actividad debe ser un recepcionista.

Es muy importante señalar que el éxito que podamos obtener en el trabajo de la Recepción, depende en gran medida del trabajo que realiza la oficina de reservaciones, pues es esta quien conoce con anterioridad todo lo relacionado con la posible estancia del cliente en la instalación.

GERENTE DE RESERVACIONES

- Controla y coordina todas las reservaciones.

- Mantiene el control sobre la exactitud de la información dada por los agentes de reservas.

-Vigila y controla los cupos de los suplidores (agentes de viaje) para asegurarse de que no sobrepasen el numero de habitaciones contratadas en cada categoría.

-Mantiene relaciones cordiales con los suplidores.

- Revisa y modifica las tarifas de las habitaciones según las instrucciones de los departamentos competentes.

- Asegura que la base de datos del centro de cómputos estés actualizada.

- Asegura que toda solicitud de reserva sea contestada el mismo día.

- Asegura la exactitud en la preparación de los informes: forecast, ocupación, etc. dando especial atención a las tendencias del mercado para prevenir sobreventa y aprovechar la demanda.

ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE RESERVACIONES

DEPARTAMENTO DE AMA DE LLAVES

El departamento con mayor número de empleados en el hotel. Se encarga de la limpieza del hotel, habitaciones, pasillos, oficinas,

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