Archivos

Desde 1913 en nuestro país se ha venido legislando en materia de archivos, creando normas, leyes y reglamentaciones, que se actualizan para que estén acordes con la situación actual y jurídica del país, de esta forma, la normatividad lejos de ser un fin en sí misma, se constituye en un medio para lograr propósitos administrativos y sociales de rango superior, en efecto, el Estado como expresión política de la sociedad, funciona y administra tomando decisiones que quedan registradas en documentos de diverso soporte, toda esta documentación que producen las dependencias oficiales pertenece a la Nación, interesa a la sociedad y se convierte en el testimonio histórico que se integra al patrimonio general de la humanidad.

El acceso a la información y a los documentos públicos que consagran las leyes fundamentales de los sistemas democráticos y la información de la propia administración, hacen que la relación entre Estado y sociedad sea más dinámica e integral y por lo mismo haya un mayor grado de compromiso y solidaridad entre los miembros de una comunidad.

La posibilidad de acceder a los documentos de la administración permite una mayor participación ciudadana en la vida política, hace más transparente la gestión pública y contribuye a consolidar el sentido de pertenencia a la comunidad nacional. Pero desafortunadamente la Administración pública no ha establecido una verdadera y responsable organización técnica de los archivos en todos sus niveles, que sirva para recuperar con agilidad y en tiempo oportuno la información requerida por los ciudadanos, lo que vulnera el cumplimiento y el respeto de los derechos fundamentales consagrados en la Constitución Política de Colombia, como el derecho a la Información (art.23), y el acceso a los Documentos Públicos (art.74).

Dado el objetivo esencial de los archivos, que consiste en disponer de una documentación organizada, de tal forma que la historia institucional sea recuperable para el uso de la administración y el ciudadano, pero sobre todo que se constituya en fuente de la historia, algunas empresas han dado gran importancia a la Ley General de Archivos 594 de Julio de 2000, la cual consta de unos principios fundamentales que velan por el respeto al origen y al orden natural de los documentos, los cuales están dados por la oficina productora de los mismos capacitando a su personal para garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la ley.

Considerando lo anterior se puede decir que los archivos son un Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando

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