Archivo

Los conceptos claves de un archivo son funciones, finalidad, fundamentos y criterios y reglas básicas. Un archivo tiene que permitir al menos dos funciones: almacenar y recuperar de inmediato.

En toda organización las finalidades del archivo son:

Ser el centro de la información y de la documentación.

Proporcionar los mejores servicios al menor coste.

Ser un instrumento que ayude a conocer el funcionamiento de otros servicios.

Asegurar la conservación de los documentos.

Los fundamentos metodológicos de un archivo son:

- Lógica.

Como me piden los documentos.

Como necesitamos la información.

- Rigor.

- Sencillez.

Los criterios para un archivo eficaz son:

- Inequívocos.

- Explícitos.

- Objetivos.

La organización básica de un archivo es la siguiente:

- Existencia de unas normas de archivo o manual.

- Existencia de un índice.

- Instalaciones.

El guión para un manual de archivo de departamento o central sería el siguiente:

Introducción general.

Relación de tipos de documentos más corrientes.

Proceso de llegada del documento al archivo.

Normas y sistemas de clasificación.

Tipos y niveles de archivos.

Tipos y criterios para documentos.

Conservación de la documentación en cada nivel.

Normas para transferir al archivo semiactivo, inactivo o histórico.

Normas de eliminación y conservación.

Normas de retención o caducidad.

Normas de solicitud de documentación.

Normas para préstamos.

Medios materiales necesarios.

Medios personales necesarios.

Un índice es el nombre de las carpetas de los archivos y permite conocer donde tenemos nuestra documentación, evitar duplicados, efectuar transferencias y eliminación.

Tenemos diferentes clases de archivo:

- Centralizado.

- Descentralizado.

- Mixto.

Las ventajas del archivo centralizado son:

- Orden y control.

- Asequible a todos.

- Economiza duplicados.

- Economiza espacio y equipo.

- El procedimiento es uniforme.

Sus inconvenientes:

- Es estático.

- Requiere personal especializado.

- Retrasa la información.

- Riguroso en el préstamo.

Las ventajas del archivo descentralizado son:

- Mayor autonomía.

- Ajuste permanente.

- Rapidez de acceso.

- No requiere personal especializado aunque debería de tenerlo.

- Normas estrictas en cuanto al número de copias.

- Normas para el control y seguimiento de documentos.

Sus inconvenientes son:

- Puede faltar información.

- Falta de conocimiento del personal.

- Incremento de las tareas.

- Búsqueda y control de los documentos difícil.

Las ventajas del archivo mixto son:

- Mayor elasticidad.

- Pronta localización de documentos.

Sus inconvenientes son:

- Coordinación efectiva entre las dependencias.

- El archivo central debe establecer normas.

El ciclo de vida de un archivo tiene las siguientes etapas:

- Creación y clasificación.

- Orden y conservación.

- Transferencia.

- Eliminación

SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN

Reglas básicas de los sistemas de archivo

Los conceptos básicos del archivo son:

- Título.

Alfabético.

Numérico.

Alfanumérico.

- Unidad.

- Clasificar.

- Alfabetizar.

La forma en

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