Archivo

¿Cuál es la importancia de la Administración Documental? y ¿cómo se refleja su finalidad en las empresas, actualmente?

La administración documental nos enseña el tratamiento que se le debe dar al documento o a grupos documentales con el fin de facilitar su utilización y conservación.

La importancia frente a una organización es que nos ayuda con el proceso de elaboración de documentos debidamente planeados y organizados, ya que tenemos que apoyarnos en los elementos básicos tendremos un plan a seguir, porque cada uno de ellos cumple una misión básica pala la planeación e implementación de tareas y de nuevas estrategias sobre el manejo de las actividades.

La información de datos o archivos bien almacenados ayuda para optimizar la búsqueda lo agiliza y nos ayuda también en la identificación de documentos obsoletos e inservibles, lo cual a esta administración documental lo podemos desalojar de manera seguirá.

En cuanto a la coordinación que debe haber en cuanto a la documentación y la comunicación podemos llegar al archivo de manera eficaz, recordando que sus funciones son cinco las cuales debemos tener en cuenta para llegar al éxito, esto facilita la búsqueda de los documentos y ayuda a la conservación de estos reduciendo costos y espacios, la finalidad de esto se vera en las organizaciones.

Mencione al menos 5 aspectos de Ley 594 de 2000 y 5 aspectos del Acuerdo 027 de 2006, que haya identificado en la empresa que labora o que conoce.

LEY 594 DE 2000

GESTION DOCUMENTAL

GESTION ARCHIVISTICA

DOCUMENTO ORIGINAL

ARCHIVO

TABLA DE RETENCION DOUMENTAL

1.ARCHIVO: conjunto de documentos, será cual fuere su fecha, hora y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de la gestión, conservados respetando que l orden para servir como testimonio e información a la persona o institución.

2. FUNCION ARCHIVISTICA: actividades relacionadas con la totalidad del que hacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta la eliminación o conservación permanente.

3. ARTICULO 11. Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos. El estado esta obligado a la creación, organización, preservación y control del ciclo de vida y la normatividad archivística.

4. ARTICULO 12. Responsabilidad. La administración pública será responsable de la gestión de documentos y la administración de archivos.

5. ARTICULO 22. Procesos archivísticos. La gestión de documentación dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.

ACUERDO 027 DE 2006

FONDO DOCUMENTAL

DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS

DIGITAL

CUSTODIA

ARCHIVO DE GESTION

1. ARCHIVO ELECTRONICO. Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y proceso archivísticos.

2. Archivo general de la nación: establecimiento público encargado de formular orientar controlar la política archivística nacional. Dirige y coordina el sistema Nacional de archivos y es responsable de la salvaguardia del patrimonio documental de la nación y de la conservación y la difusión del acervo documental que lo integra y del que se le confía en custodia.

3. Archivo histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente comité de archivo debe conservar permanentemente, dado el valor que adquiere para investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación,

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