Archivo

Definición

Procede del latín archivum, aunque su origen más remoto se encuentra en la lengua griega y puede traducirse como “residencia de los magistrados”. El término se utiliza para nombrar al conjunto ordenado de documentos que una sociedad, una institución o una persona elabora en el marco de sus actividades y funciones.

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Consiste en un conjunto ordenado de documentos que se guardan con un fin concreto de acuerdo con unas normas y criterios previamente establecidos. También denominamos fichero al lugar físico donde se almacena la documentación.

Para Olga Gallego, un archivo de empresa es el conjunto de Documentos producidos por una empresa en el desarrollo de las actividades Que le son propias, de manera orgánica y automática, y conservados como Testimonio de información.

CLASIFICACION

Principios Fundamentales de Clasificación.

los principios fundamentales en el proceso de archivar son:

- Clasificar, ordenar y archivar.

- Clasificar: se trata de decidir el nombre bajo el cual se archivará un documento. Es establecer un orden riguroso atendiendo a un sistema o criterio definido.

- Ordenar: Separar los documentos en aquellos grupos que la clasificación ha señalado.

-Archivar: Colocar los documentos en un lugar determinadoEl archivo debe permitir cumplir dos funciones básicas:

FUNCIONES

1) Almacenar la documentación.

2) Recuperar de inmediato los documentos almacenados.

Otras funciones de los archivos son:

1) Reunir los documentos de la empresa.

2) Proposición de documentos.

Su función más importante es la gestión documental e identificación para la destrucción de documentos. Se basan en las aplicaciones informáticas.

IMPORTANCIA

Los archivos recopilan, conservan y difunden información registrada, generada ó recibida por una entidad, grupo o persona en función de las actividades que ésta realiza.

Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de información de un país, por cuanto en su documentación se expresa, en forma original, el desarrollo histórico de su misión, funciones y actividades. Su importancia se podrá comprender a partir del valor que tiene para: la administración, la investigación, la comunidad, el desarrollo económico, social, científico y tecnológico, el fomento de la cultura y la consolidación de la identidad nacional. Por razones de orden práctico se explicará cada componente, no sin antes advertir que no es posible determinar los límites entre uno y otro, toda vez que en conjunto son interdependientes.

METODOS DE ARCHIVAR

Clasificación alfabética

Es uno de los sistemas más sencillos y empleados con más frecuencia en los archivos. Consiste en ordenar tomando como referencia las letras del alfabeto, según el orden en que aparecen

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