Archivo

archivo

Archivo procede del latín archivum, aunque su origen más remoto se encuentra en la lengua griega y puede traducirse como “residencia de los magistrados”. El término se utiliza para nombrar al conjunto ordenado de documentos que una sociedad, una institución o una persona elabora en el marco de sus actividades y funciones.

Por ejemplo: “No recuerdo cuándo firmamos el contrato: voy a recurrir al archivo para confirmarlo”, “Tengo una trayectoria intachable, no tienen más que acudir al archivo y comprobarlo por ustedes mismos”, “Este periodista es reconocido por conservar el archivo más importante sobre el cine uruguayo”.

El lugar donde se custodian documentos importantes para una organización también se conoce con el nombre de archivo: “El Archivo General de la Nación conserva miles de textos que son un valioso testimonio de la historia nacional”, “Puedes encontrar mayor información en el archivo del Congreso”, “Un incendio en el archivo del teatro destruye los libretos originales de las obras más famosas”

Finalidad del archivo

Tiene como finalidad:

1. Conservar ordenadamente los documentos.

2. Facilitar la localización de los documentos cuando se requieran.

3. Proteger los documentos del deterioro y pérdida.

4. Servir de fuentes de información o elemto probatorio.

Nivel básico de organización del archivo

• En cada puesto de trabajo estarán los expedientes en tramitación, individualizados en carpetas suspendidas o dossier de plástico que agrupen todos los documentos del expediente, y en cuya solapa o parte visible debe figurar los siguientes datos que lo identifiquen:

o Serie documental: (ejemplo: Expedientes personales administrativos del Personal de Administración y Servicio

o Expediente (asunto): Eduardo Vega Torres

• En la portada de cada carpetilla, o primera hoja del dossier, se señalará: título de la serie y del expediente, fechas de inicio (la fecha de inicio de un expediente puede ser la fecha de recepción de la solicitud, instancia, etc. en el Registro, o el oficio o resolución si se inicia por parte de la UCA) y fecha de finalización, resumen del asunto, dígitos del cuadro de clasificación (si se conoce), relación de documentos (al menos de los documentos esenciales), fechas y nº de orden dentro del expediente.

Esta organización, que lleva pocos minutos a las oficinas, ya que es básicamente común a todos los expedientes de un mismo asunto o procedimiento, tiene efectos muy positivos:

o Permite buscar un documento, no dentro del expediente, sino en la relación de contenido señalada en la carpeta.

o Al estar los documentos numerados se va a ellos directamente dentro de la carpeta.

o Con un simple vistazo se conocen el estado de tramitación del expediente y los documentos que contiene

o Ayudará a reconstruir los expedientes en el caso de que se hubieran dispersados.

o Facilidad de reposición de la documentación extraída del expediente. La devolución a su orden original es algo simple y rutinario.

• A los expedientes en tramitación se les irá añadiendo los documentos en el orden en que se produzcan, que será el que establezca la norma de procedimiento que regule el curso de las diligencias o trámite.

• Quite los expedientes ya tramitados de las carpetas colgantes y dossier y almacénelos en carpetas definitivas e instálelas en cajas de cartón tipo archivo definitivo tamaño folio prolongado (390 x 275 x 115 mm).

• Anote en el lomo de cada caja el título de la serie, años, expedientes que contienen y déle un número de orden a las cajas.

• Se recomienda describir cada expediente o caja en la base de datos del Archivo CLARA, en el módulo de gestión vía Web de los archivos de oficina. Ello supone la ventaja de:

o Disponer de un sistema de información de la documentación producida, accesible a toda la unidad.

o Facilidad de acceso a la documentación por múltiples campos de recuperación.

o Disponer ya de los registros en CLARA para posteriormente realizar las transferencias automatizadas.

o Manejo de sólo una aplicación, tanto si se busca documentación que se encuentre en archivos de oficina como si se encuentra en el Archivo General.

Tipos de archivos

En el ámbito de la informática se define como archivo a un conjunto de datos organizados que, una vez almacenados, se pueden utilizar a través de las distintas aplicaciones.

Existen distintas clasificaciones de archivos, algunas de ellas son las siguientes:

De acuerdo a sus elementos se encuentran:

Archivos de entrada: estos archivos están compuestos por una serie de datos almacenados en un dispositivo de entrada.

Archivos de salida: estos archivos contienen aquella información que se la visualiza desde la computadora.

Archivos de situación: estos archivos contienen información que es actualizada constantemente.

Archivos constantes: estos archivos están conformados por registros cuyos campos son fijos o bien, de baja frecuencia de variación.

Archivos históricos: está compuesto por datos que varían en el tiempo y con información de los archivos actualizados.

Archivos de movimiento: esta clase de archivos se utilizan junto con los constantes y poseen en común algún campo.

Archivos de maniobra: estos se crean en el momento en que se ejecuta algún programa y se borran una vez que finaliza la ejecución, son auxiliares.

De acuerdo a los datos que almacenan se encuentran:

ASCII: en este tipo de archivo los datos son almacenados a través de un simple texto. Esto permite intercambiar a los datos que contienen así como también para crear archivos que el propio usuario pueda modificar.

Binario: esta clase de archivos, en cambio, almacena información en un lenguaje al que sólo la propia computadora comprende, por ejemplo colores, sonidos, imágenes u órdenes. Estos archivos son de menor peso que los anteriores.

De acuerdo al mecanismo que se utiliza para acceder a los archivos se encuentran los siguientes:

Archivos directos: en estos cada registro puede leerse y escribirse directamente. Esto se logra con la expresión de su dirección en el fichero.

Archivos secuenciales: en estos archivos los registros se organizan de manera secuencial de manera tal que para leer uno, se deben haber leído los anteriores.

Archivos de índices: en estos archivos se puede acceder a los registros a partir de la contraseña que posean

CONSERVACION DE LA INFORMACION

Entre los servicios que ofrece IMAdvisory se encuentra el de Conservación de la Información, Records Retention. A través de este servicio las empresas podrán conocer en todo momento el tiempo que deben mantener en su poder la información que reciben o que generan.

Un entorno normativo cada vez más denso y difícil de gestionar está influyendo en la actuación de las empresas en el mercado. Esto motiva que, en la mayoría de los casos, las organizaciones se vean obligadas a redefinir las “buenas prácticas” en la gestión empresarial.

Muchas empresas están ya concienciadas de la necesidad de cumplir con la normativa que afecta a su información. La existencia, en el ámbito nacional e internacional, de más de 230 normas legales, generales y sectoriales, afecta a la transparencia en la gestión empresarial, así como a las condiciones y plazos de prescripción de su responsabilidad legal. Las sanciones y el descrédito que pueden sufrir las empresas que incumplen estas leyes se multiplican, especialmente en sectores tales como el farmacéutico, el alimentario, el químico, o el de la construcción y, cada vez más, en los sectores financiero y asegurador.

Por todo ello, IMAdvisory ofrece a sus clientes el servicio “Records Retention”, de estudio y asesoramiento legal, para la adecuada conservación de la información que se genera en las empresas.

La solución propuesta por IMAdvisory ofrece garantía de cumplimiento normativo en la gestión de la información así como en el establecimiento de las políticas de conservación y destrucción de la información de las empresas.

Para complementar y adecuar el sistema de Records Retention de las empresas a estándares a nivel internacional, IMAdvisory implanta en los clientes normas para la codificación y archivo apropiado de la documentación establecidas por la asociación ARMA (Association of Records Managers and Administrators ) a la que pertenece IMAdvisory y por la organización de estandarización internacional ISO.

registro

Registro es un término que se origina en el vocablo latino regestum. Se trata del accionar y de las consecuencias de registrar, un verbo que refiere a observar o inspeccionar algo con atención. Registrar también es anotar o consignar un cierto dato en un documento o papel.

La noción de registro, de todos modos, tiene múltiples usos. De hecho, el diccionario de la Real Academia Española (RAE) reconoce más de veinte acepciones. Un registro puede ser un espacio donde se procede a registrar una cosa. Por ejemplo: “Tengo que ir al Registro Nacional del Automotor para renovar la documentación del coche”, “Lucía fue al Registro Civil a pedir turno para el casamiento”, “Mi hermano trabaja en el Registro de Asociaciones Civiles”

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