BREVE GUIA PARA LA ELABORACION DE PROCESOS UNIDAD DE RECTORADO Y APOYO A GERENCIA

Definición de Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Para cada proceso hay que realizar los siguientes pasos

1. Qué actividades hay que realizar y en qué secuencia para suministrar o prestar los productos y servicios acordados (misión). (realizado ya )

2. Quién debe realizar cada una de las actividades.

3. Cómo hay que realizar cada actividad.

4. Cómo medir la eficacia y eficiencia de cada proceso.

La finalidad de nuestros procesos es suministrar o prestar los productos y servicios que nos han encomendado de manera eficaz y eficiente y con la “calidad” comprometida.

¿Cómo identificar los procesos?

Algunos de los parámetros serían los siguientes:

- Influencia en la satisfacción del “cliente”.

- Los efectos en la calidad del servicio.

- Influencia en los factores clave del éxito.

- Influencia en la misión y estrategia.

- Cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios.

- Los riesgos económicos y de insatisfacción.

- Utilización intensiva de recursos.

Una vez identificados debemos representar gráficamente los procesos y la secuencia e interacción entre los mismos, en el mapa de procesos

En el mapa de procesos debemos incluir:

- Procesos de planificación como aquellos procesos que están vinculados al ámbito de las responsabilidades de la dirección.

- Procesos de gestión de recursos como aquellos procesos que permiten determinar, proporcionar y mantener los recursos necesarios (recursos humanos, infraestructura y ambiente de trabajo).

- Procesos de realización del producto/servicio como aquellos procesos que permiten llevar a cabo la producción y/o la prestación del servicio.

- Procesos de medición, análisis y mejora como aquellos procesos que permiten hacer el seguimiento de los procesos, medirlos, analizarlos y establecer acciones de mejora

Nosotros centraremos la actividad en el punto tercero puesto que realizamos un servicio pero no nos encargamos de la planificación

Los procesos son de tres tipos

1. Procesos estratégicos como aquellos procesos que están vinculados al ámbito de las responsabilidades de la dirección y, principalmente, al largo plazo. Se refieren fundamentalmente a procesos de planificación y otros que se consideren ligados a factores clave o estratégicos.

2. Procesos operativos como aquellos procesos ligados directamente con la realización del producto y/o la prestación del servicio. Son los procesos de “línea”.

3. Procesos de apoyo como aquellos procesos que dan soporte a los procesos operativos. Se suelen referir a procesos relacionados con recursos y mediciones.

Incidiremos en el punto 2º.

Símbolos en los diagramas de procesos

Sas

Nuestra tarea será realizar las fichas de los procesos mas importantes mediante la simbología.

La ficha de procesos se puede considerar como un soporte de información que recoge todas aquellas características relevantes para el control de las actividades definidas en el diagrama, así como para la gestión del proceso. Para ello tenemos unos formatos normalizados que nos han proporcionado.

Información a incluir en la Ficha de Proceso

Misión

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