Carta Comercial

La carta comercial

es un documento privado, escrito y formal, que tiene uso en el tráfico comercial con el objetivo de mantener comunicación interempresarial con otros comercios para realizar por ejemplo campañas conjuntas de publicidad u otras estrategias de marketing; con los proveedores, para solicitarles productos o pedirles nuevos plazos de pago u otras facilidades, o elevar una queja por retardo de cumplimiento o algún defecto en la entrega; con la clientela, para ofrecerles beneficios, requerir cuotas adeudadas, recordarles vencimientos; con el público en general, para que conozcan la calidad de sus productos o su buena atención, o sus ofertas o sus servicios de post venta.

Características de las Cartas Comerciales

a) Brevedad: Expresar las ideas con pocas palabras, hacer frases cortas y con sentido, he aquí uno de los principales factores de un buen redactor.

b) Claridad: Usar palabras sencillas pero correctas en la redacción de los conceptos. Evitar el uso de palabras escogidas y no abusar de las abreviaturas. Lo ideal es que la carta, sea de fácil comprensión e interpretación.

c) Concisión: No salirse del tema de la carta. Ser exacto y concretarse al asunto u objetivo de la misma. Hay que conseguir informar al lector en el menor tiempo posible, pero sin omitir lo imprescindible.

d) Cortesía: Consiste en dar a las personas a quienes nos dirigimos el trato agradable y discreto a que son acreedoras, pero sin confundir cortesía con servilismo. En todos los actos de nuestra vida debemos actuar con cortesía, amabilidad, buen trato. Lo contrario nos hará perder amistades, simpatías, buenos negocios.

e) Estética: Se refiere a la buena presentación de la carta. Una carta puede tener una redacción admirable, puede estar expuesta con claridad y, sin embargo, causar una impresión poco agradable a quien la reciba, por su desacertada distribución mecanográfica, por la falta de estética en su presentación. No olvide que todo entra por los ojos. Las impresiones visuales juegan un papel decisivo en todas las ramas del comercio y dela vida.

f) Ortografía: Una carta con falta de ortografía causa tan mala impresión, como las que contienen borrones, porque demuestra falta de preparación y escaso conocimiento del lenguaje, de quien las escribe.

g) Sintaxis: En la Gramática se llama Sintaxis a la coordinación de las palabras para formar ideas y luego oraciones, lo que es de suma importancia en la escritura de lascartas.

h) Psicología: El sentido psicológico que todo comerciante debe poseer tiene por objeto lograr efectos positivos y dinámicos en la realización de sus actividades comerciales.

i) Puntuación: Es necesario conocer el uso de los signos de puntuación y no debe olvidarse que un signo de puntuación mal colocado puede cambiar el concepto de la carta o el objetivo de la misma.

Clasificacion de la carta comercial

Cartas de Ventas: Son las cartas que se escriben en cualquiera de las etapas de un proceso de compra-venta. Entre ellas, podemos mencionar los pedidos, de cobranza, de reclamación, de remesas, etc.

Cartas de Relaciones Públicas: Son aquellas que se escriben para crear, mejorar o recuperar las relaciones comerciales. Entre ellas las invitaciones, las felicitaciones, los agradecimientos, los nombramientos, etc.

Cartas Varias: En este tipo están las cartas de recomendación, informes, memorandos, cartas de seguimiento, de publicidad y otras.

Elemento de la carta comercial

Estructura: Una carta comercial se compone de tres partes: el encabezamiento, el cuerpo de la carta y el cierre.

El encabezamiento: El encabezamiento abarca la parte superior de la carta. Contiene siempre membrete, lugar y fecha, dirección del destinatario, y saludo. En general se indica también el asunto de la carta, para que el destinatario sepa directamente de qué

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