La Carta Comercial

Se le da el nombre de Correspondencia Comercial, al conjunto de comunicaciones escritas relacionadas con los negocios. De esas comunicaciones la más eficaz y la más usada es LA CARTA COMERCIAL, la cual ha llegado a constituirse en una verdadera prolongación de la empresa.

El interés y el cuidado que se aplique en la redacción y la presentación de la carta comercial son de trascendental importancia, ya que puede servir para proyectar una imagen atractiva de la empresa o, por el contrario, producir una imagen, una impresión desfavorable cuyas consecuencias siempre son negativa para la organización.

Las cartas comerciales pueden clasificarse siguiendo diferentes criterios:

• De acuerdo con el esfuerzo que demanda su redacción.

• Según la insistencia con que se escribe el mismo asunto.

• De acuerdo con el número de emisores y receptores que envían y reciben la comunicación.

• Con base en el objetivo específico de cada mensaje.

De acuerdo con el esfuerzo que el redactor tiene que realizar para convencer al destinatario o para moverlo a realizar determinada acción, las cartas comerciales se clasifican en:

 Cartas de Trámite

 Cartas de Esfuerzo Argumentativo

 Cartas de Esfuerzo Inspirativo

1. Cartas de Trámite: Llamadas también “Cartas de Rutina”, requieren poco esfuerzo por parte del redactor, ya que se limitan a expresar un asunto sin tratar de influir en el ánimo del destinatario. Entre las cartas de trámite se encuentran: los de pedido, de pago, de solicitud de referencia, de acuse de recibo, y las que se envían con el único fin de transmitir alguna información.

2. Cartas de Esfuerzo Argumentativo: Estas cartas demandan mayor esfuerzo del emisor, pues deben contener razonamientos que convenzan al destinatario y lo induzcan a realizar una acción determinada. En este grupo se encuentran por ejemplo, las cartas de venta, de propaganda, de cobro, de recomendación, de reclamo y las de amonestaciones. Las Cartas de Esfuerzo Argumentativo no deben presentarse en fórmulas pre elaboradas puesto que los razonamientos que en ellas se expresan tienden a ser diferentes en cada situación.

3. Cartas de Esfuerzo Inspirativo: Este tipo de cartas exigen una atención muy grande del emisor y presentan mayores dificultades que las anteriores en su redacción. En ellas debe expresarse conceptos que influyan favorablemente en el ánimo del receptor. Se escriben cuando se desea motivar o estimular a la persona a quien van dirigidas, ya se trate de un empleado, de un cliente o de un amigo de la empresa o institución.

Cartas de Solicitud:

Las Cartas de solicitud tienen diversas finalidades, y se utilizan tanto en el campo oficial como en el de los negocios. Se envían para solicitar información, permisos, entrevistas, crédito, trabajo y ayuda o cooperación para llevar a cabo alguna actividad comercial.

Solicitud de trabajo:

Las cartas de solicitud de trabajo, también llamadas “cartas de oferta de servicios”, se emplean para pedir un trabajo permanente o para ofrecer algún servicio ocasional.

Aunque algunas organizaciones tienen fórmulas impresas diseñadas especialmente para que los solicitantes las completen con sus datos personales (cartas de trámite), la solicitud de trabajo propiamente dicha es una carta de esfuerzo argumentativo, cuya redacción debe ser sumamente cuidadosa.

Normas de puntuación

Existen tres sistemas generales de puntuación: el de puntuación abierta, el de la puntuación cerrada y el de la puntuación mixta.

a. No lleva signo de puntuación después de la línea de fecha ni al final de las líneas de la dirección.

No usa ni dos puntos ni coma después del saludo.

b. Lleva punto al final de la línea de la fecha.

Usa coma después de la dirección y punto en la última.

Emplea dos puntos después del saludo, coma después de la frase de despedida y coma al final de cada línea del bloque de la firma, menos en la última que lleva punto.

c. No lleva signo después de la fecha ni al final de las líneas del bloque de dirección.

Emplea dos puntos después del saludo.

Utiliza como al final de la despedida.

Elimina los signos al final de las líneas del bloque de la firma.

Estilos de Presentación

La disposición de los elementos de la carta comercial puede ser muy variada. Hay sin embargo, algunos estilos que han llegado a generalizarse, y que son los más usados en la actualidad.

Ejemplos de Cartas Comerciales:

1. Carta de Amonestación en estilo bloque modificado, puntuación abierta.

2. Carta de Solicitud de Empleo en estilo semibloque, puntuación mixta.

3. Carta de Recomendación en estilo bloque cuadrado.

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