La Carta Comercial

¿Qué es?

Son mensajes escritos de manera formal, oficial y/o confidencial que empresas, organizaciones y personas envían a otras para iniciar, mantener o recobrar relaciones comerciales o de negocios. Hoy en día se puede enviar por correo ordinario, por fax o por correo electrónica.

Objetivo

Informar o comunicar: Transmitir al lector mensajes relativos a su actividad comercial, intereses, proyectos etc.

Convencer o persuadir: influir sobre el lector para conseguir una reacción positiva al mensaje enviado.

Importancia

Favorecer las relaciones humanas y la actividad comercial

Facilita la tarea de iniciar y mantener las relaciones entre la empresa y sus clientes.

Amplia la actividad de ventas en una empresa, realiza operaciones de compra, resuelve conflictos con clientes, restablece las relaciones ante quejas, reclamaciones, ajustes, cobranzas etc.

Mantener un archivo y registro de las cartas que sirven y las copias que se envían.

Plantear el mensaje en forma cordial para convertir la carta en carta en vehículo de buena voluntad a fin conseguir ventas

Ventajas

Es menos costosa al compararse con una visita personal.

En relación con una llamada telefónica, el costo depende del tiempo y la distancia y mientras la carta llegará al destinatario, una llamada telefónica corre el riesgo de no ser aceptada.

Es un registro escrito de una transacción que puede ser utilizado legalmente como una prueba.

Es confidencial.

Demuestran profesionalismo de parte de la empresa.

Partes

Remitente o membrete: logotipo de nuestra empresa del lado izquierdo del encabezado. Alineado a la derecha, irá el nombre de nuestra empresa, dirección, número de teléfono y/o dirección de correo electrónico. En algunos casos, la especificación del negocio y el nombre o nombres de los dueños.

Fecha: indicar el lugar geográfico desde donde escribimos seguido de la fecha completa (día, mes y año). Evitar números romanos y abreviaciones incluyendo día de la semana. Generalmente es escrito centrado o ligeramente cargado hacia la derecha.

Destinatario: incluye nombre de la empresa a que nos dirigimos y Departamento o el nombre de la persona a quien nos dirigimos, su cargo o puesto que ocupa y A continuación la dirección.

Saludo inicial: De forma cordial y respetuosa, a modo de apertura, simple y sencilla, sin excesos de formalismos

EMISOR DESTINATARIO FÓRMULA

Pers.física Pers. física Muy Sr. Mío/Sra Mía:

Estimado Sr/Sra:

Pers. física Pers.jurídica Muy Sres. Míos

Estimados. Sres/Sras

Pers. jurídica Pers. física Muy Sr.nuestra/Sra. nuestra

Estimado Sr. Sra

Pers. jurídica Pers.jurídica Muy Sres Nuestros

Estimados Sres/ Sras

Introducción (Asusto): exponer el motivo del porqué de la carta.

Cuerpo: Entrando en detalles, explicar los datos de lo que queremos comunicar. Comenzando con datos principales, luego datos secundarios y terminando. procurar ser claros y concisos al Expresar todas las ideas y argumentos. utilizar párrafos separados para cada tema, mejorando el orden de las ideas.

Despedida: en forma breve, sencilla, cordial y atenta. si se conside necesario, usando fórmulas para invitar a que respondan:

Esperando su respuesta, se despide cordialmente.....

Sin otro motivo, se despide.....

Reciba un saludo de ......

Firma: Si la carta es enviada por la empresa, con el nombre y logotipo de la empresa es suficiente. Si la enviamos personalmente o a nombre de nuestra empresa, indicaremos nuestro nombre y cargo. Últimamente se utiliza poner una firma escaneada, que se imprime al mismo momento de imprimir el documento. Esto es útil cuando debe enviarse cientos o miles de cartas.

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