Carta Comercial.

¿Qué es la Carta comercial?

La carta comercial sirve como medio de comunicación entre dos empresas comerciales o bien una empresa con un particular, o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial. La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos de cartas comerciales. Los más importantes son: de compraventa, de reclamación, de ofertas, de solicitud de información y de publicidad. A diferencia de cartas personales, las cartas comerciales poseen un esquema más rígido y un tono más objetivo, y deben ir siempre mecanografiadas.

¿Cuáles son los principios generales para la elaboración de una carta comercial?

1. Citación de la fecha del día en que escribimos.

2. Contestar citando fecha, referencias y asunto.

3. Tener presente: Si nos dirigimos en nombre de una sociedad, empresa, etc. para hablar en plural. Ejemplo: "Comunicamos a ustedes". No es infrecuente usar el "singular".

Si comenzamos con la fórmula "Señores:", el resto de la exposición irá en plural. Ejemplo: Señores. Acusamos recibo al escrito de ustedes de fecha. No suele ser infrecuente dirigirnos a "un colectivo" en singular. Sobre todo, después de haber escrito algunos párrafos.

4. Cuidar la ortografía. Si algún error o falta de ortografía está distorsionando el efecto global, nuestros ojos (que están muy bien entrenados, aunque no seamos conscientes de ello) caerán en él rápidamente y nos harán olvidar el resto.

Signos de puntuación: Al contrario de lo que nos pueda parecer, el excesivo uso de las comas no hace más fácil la lectura de un texto. La mayoría de veces lo recarga en exceso y dificulta su lectura, haciéndola pesada y farragosa. Debemos acostumbrarnos a utilizar todos los signos de puntuación en su justa medida.

5. Tipografía: La tipografía es el conjunto de caracteres alfabéticos que vamos a utilizar en nuestras comunicaciones. Los procesadores de texto y las impresoras modernas nos facilitan el uso de múltiples tipografías. Uno de los aspectos importantes de la imagen corporativa es la selección de una tipografía oficial para todos los comunicados, ya sean internos o externos.

La alineación también cumple sus funciones: por una parte facilita la lectura y por otra, dar lugar a documentos agradables de leer. En este sentido, la justificación completa da lugar a documentos estéticamente uniformes, mientras que el margen derecho sin justificar da lugar a documentos "más vivos y directos". Para conseguir una lectura fácil y minimizar las distracciones, lo correcto es utilizar el doble espaciado entre líneas.

6. Uso de negritas, subrayados y cursivas para destacar aspectos importantes del texto, procurando no abusar de los mismos para que no resulte excesivamente recargado y pierda con ello su objetivo principal.

Tipos de cartas Comerciales según su propósito.

1. CARTA DE CONSULTA: Tipo de comunicación escrita cuyo objetivo es preguntar sobre algún aspecto relacionado con alguna actividad de tipo comercial, en la cual se desea inquirir sobre la mercadería o sus productos. Tiene por función el comparar productos en distintas empresas, para tomar una determinación acerca de lo cotizado. Se debe elegir las empresas en forma adecuada aplicando la misma capacidad de criterio para cada una. En su parte estructural consta de membrete, encabezamiento, cuerpo y suplementos. En el primer párrafo de la introducción se alaba a la empresa diciendo que ha sido elegida entre varias de su misma categoría para cotizar el producto. En el párrafo de los Conceptos Fundamentales se señala claramente el producto a cotizar, sin omitir ninguna característica que nos interese saber de éste. Finaliza la carta con el párrafo de la despedida que siempre es de tipo cordial.

2. CARTA DE RESPUESTA O COTIZACIÓN: Es aquella que envía la empresa que ha sido consultada, en el texto explica todo lo relativo a la mercadería y deja en claro las condiciones de pago, tanto al crédito como al contado, así mismo, se encarga de interesar al potencial cliente, ofreciendo algún tipo de garantía adicional al servicio, para conseguir que éste finalmente se decida por realizar la compra en su entidad. Es una carta breve, por lo cual puede estar constituida sólo de dos párrafos y una amable despedida.

3. CARTA DE PEDIDO: Es un tipo de correspondencia Comercial que tiene como objetivo solicitar el envío de mercadería, por lo tanto debe hacerse con máximo de seriedad pues representa un compromiso formal de compra. Se debe indicar claramente detalles de la mercadería que se solicita, precios, cantidad, forma de envío, plazo para su cancelación; para así evitar futuros problemas en el mundo de los negocios. Si el comprador paga por adelantado debe indicar claramente la forma de pago ya sea por cheque, tarjeta, etc. Al redactar esta carta debemos empezar con una solicitud directa y definida de la mercadería que se necesita. Generalmente podemos empezar con la frase: “Sírvase enviarme”, “Le rogamos enviarnos”, “Les agradeceríamos nos enviara”. Cualquiera de estos comienzos se convierte en parte de un contrato escrito entre comprador y vendedor. Luego, proporciones una descripción de cada artículo solicitado, incluyendo nombre, número de catálogo, color, material, tamaño, precio, y total de la compra. Indique el precio unitario de cada artículo y el costo total. Indique la cantidad que necesita señalando si va en unidades, display o cajas, etc. Enumere los artículos y descripciones en forma tabulada dejando un espacio entre cada uno de ellos para facilitar su lectura. Indique el método de pago incluyendo tipo de transporte y el IVA incluido. Indique si tiene alguna preferencia por algún tipo de envío y si su mercancía la requiere con urgencia.

4. CARTA DE ENVÍO: Es la nota en que se señala que la mercadería se ha despachado, indicando la cantidad de artículos y detallando las condiciones en que el pedido ha sido enviado.

5. CARTA DE RECEPCIÓN: Tipo de comunicación escrita que tiene como objetivo el confirmar que ha recibido una mercadería conforme a lo estipulado en la carta de remisión o de respuesta ha pedido. Generalmente este tipo de comunicación se utiliza para confirmar el recibimiento de la mercancía. En caso de que la mercadería haya llegado desconforme a lo anteriormente señalado en la carta de pedido, se enviará una carta de reclamo. La carta de recepción es de carácter breve y no se explaya en explicaciones.

6. CARTA DE REMESA: Es aquella en la que se envía un cheque, un giro o una letra de cambio, para continuar

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