Carta Comercial

Problema 1: Informe de resultados de la Agencia “Viajes Mundiales S.A.”

Una de tus responsabilidades como gerente de ventas de la agencia “Viajes Mundiales S.A.” y coordinador del programa de viajes de aniversario de la agencia es la elaboración del informe anual de resultados y presentación del siguiente paquete de aniversario.

En esta ocasión tu equipo creativo planeó un viaje a Tahiti, el cual ofrecerán a todos los clientes potenciales y en especial a una clienta, que pretende comprar de inmediato 80 paquetes, si el paquete le resulta atractivo.

El equipo te ha entregado un archivo sin formato que tendrás que preparar para ofrecer a los clientes. Para lograr una apariencia profesional sobre el documento, realiza las siguientes acciones:

1. Revisa toda la información contenida en este archivo y familiarízate con ella. Encontrarás: Datos del informe, Características del viaje especial de aniversario, Forma de solicitud del paquete y Carta de respuesta. Divide el documento en secciones para aplicar diferentes formatos, una sección para cada apartado (informe, características del viaje, forma de solicitud de paquete y carta de respuesta) si no sabes cómo hacerlo, procura resolverlo consultando en la ayuda de Word, en la página de office, en algún manual y si aún te quedaran dudas, coméntaselo a tu asesor.

2. Haz uso de la herramienta de autoformato para dar formato general al documento.

3. Corrige las faltas de ortografía y redacción haciendo uso del corrector ortográfico de Word.

4. Aplica una plantilla de informe para organizar con apariencia profesional la información de la primera sección (el informe).

5. Configura los márgenes del documento de tal manera que quede espacio para engargolar o encuadernar el documento,

6. Dibuja la tabla que contiene el informe y aplícale un autoformato de tabla.

7. Utiliza el sombreado para dar énfasis a encabezados o párrafos.

8. Visita las páginas

a. Turismo de Tahiti (http://www.tahiti-tourisme.es/home.php?etabid=3 ),

b. Club Oxígeno (http://www.cluboxigeno.com/noticia_text.php?id=3761)

c. Una muestra recoge la obra de Gauguin antes de viajar a Tahiti (periódico en línea) (http://www.elperiodicodearagon.com/noticias/noticia.asp?pkid=141245 )

d. Wikipedia (http://es.wikipedia.org/wiki/Tahit%C3%AD) (enciclopedia en línea)

Selecciona información de cada una de ellas que complemente y enriquezca las características del viaje especial de aniversario. Construye las referencias de la información que tomes a través de notas al pie con un estilo APA (Si no sabes qué es el estilo APA realiza la consulta en Internet). Colócalas al final del documento.

9. Agrega números de página.

10. Agrega un encabezado con diseño, que contenga una imagen alusiva a la agencia (usa WordArt o inserta una forma de dibujo o una imagen de internet)

11. Agrega pies de página con el título del documento, la fecha y tu nombre. Agrega formato al contenido. Ni el encabezado ni el pie deben aparecer en la portada.

12. Incluye niveles de esquema en el informe.

13. Inserta una tabla de contenido automática con números de página y dale formato profesional

14. Incluye un gráfico SmartArt.

15. Da formato profesional a la forma de solicitud de paquete.

16. Responde a la clienta principal a través del documento que se ofrece al final, procura dar a la carta un aspecto profesional en el que resalte la imagen de la agencia.

En seguida encontrarás el contenido del Informe sin formato, cópialo y pégalo en un archivo nuevo:

INFORME

10º Aniversario

¡Es tiempo de crecer!

Metas de la Empresa

Como se acerca el 10º Aniversario, un comité de líderes de departamento y vendedores de primera posición, analizaron la situación de nuestra compañía en la industria turística. Entretanto, la situación actual es buena, la empresa debe cambiar al compás de los rápidos cambios que suceden en el mercado.

El comité de análisis, acordó dos objetivos generales para el trabajo anual de la compañía y acciones para conseguir esas metas.

Encontrar nuevos clientes.

Abrir una página Web para la empresa en la red Internet dentro de éste año. Eventualmente permitir reservas directas a través de Internet.

Hacer Publicidad en periódicos profesionales, orientados a convenciones y conferencias.

Aumentar las operaciones con los clientes actuales.

Crear un Boletín para ser enviado a antiguos clientes, con sugerencias de viajes y promociones para alentar las reservas.

Uso de promociones especiales para mercados específicos.

Informe del progreso obtenido

El lugar en Internet está aún en desarrollo. Deberá estar listo para probarse, a fin del año calendario y podría estar listo para ser puesto en acción, cerca de un mes después de ésa fecha.

Los avisos se han publicado hasta ahora en cuatro periódicos profesionales, con el resultado de 10 requerimientos. Es demasiado pronto para saber si el nuevo negocio resultará.

El Boletín está siendo desarrollado con su primer número planeado para el mes próximo.

Hasta ahora se ha hecho una promoción especial. La Oferta Aniversario de un Viaje Especial se ha completado la semana pasada. Hay detalles en la próxima sección.

Otros están siendo planificados para el año próximo.

Oferta Aniversario de Viaje Especial

Metas para ésta promoción:

Enviar la oferta a 200 clientes frecuentes, o con alto poder adquisitivo.

Clasificar viajes en una lista para 100 personas.

Listar 50 para viajes distintos que los de las ofertas especiales, como resultado del contacto establecido sobre los viajes en ofertas especiales.

Venta Total de $250,000

Resumen de resultados:

La tabla que figura más abajo resume los resultados de los Viajes Aniversario hasta la fecha.

Viajes de aniversario paquetes vendidos ingresos (en miles)

1. Viaje aniversario de ensueño….. 180 900

2. Viaje aniversario al paraíso 204 1,836

3. Viaje aniversario continental 78 780

4. Viaje aniversario crucero 321 2,247

5. Viaje aniversario años de oro 66 660

6. Viaje aniversario ancestros milenarios 234 1170

7. Viaje aniversario Caribe 106 848

8. Viaje aniversario tierra medieval 52 1,560

9. Viaje aniversario tierra de fuego 46 920

El número total de gente no llegó a la meta fijada, pero las Ventas Totales excedieron la misma. Todos éstos viajes fueron el resultado de la acción de World Travel Inc. más qué, clientes que simplemente vinieron caminando hasta la puerta. A medida que ganamos experiencia en ésta clase de actividad, nosotros podemos esperar mejorar, al establecer metas razonables y luego lograrlas.

Nuestra Motivación: Un Mundo Cambiante.

El número de personas que viajan por negocios y placer crece contínuamente. Muchas más mujeres viajan por negocios. Los abuelos están llevando con ellos a su nietos en los viajes que nunca tuvieron tiempo para hacer con sus propios hijos. Los barcos tipo crucero, se están multiplicando rápidamente pero parece que hasta ahora se venden bien sus pasajes.

Las Aerolíneas más importantes están reduciendo las comisiones que pagan a las agencias en la reserva y venta de pasajes. Algunas aerolíneas están comenzando a tener sus sitios en la web, para vender los pasajes directamente a los compradores, salteando la actividad del agente de Viajes. Más y más Agencias de Viajes están instalando lugares en la web para expandir su base de clientes más allá de su comunidad local.

El Futuro

Es un alma valiente la del que trate de predecir el futuro. Los analistas de ésta industria están en su mayor parte de acuerdo con que la actividad de los viajes se mantendrá vigorosa.

Entre todos los cambios, lo que queda claro es que para tener éxito en la industria de los viajes, su empresa deberá competir en la web tanto como en las formas más tradicionales. Los ingresos por viajes contratados en línea, se espera que crezcan 470% para el año 2000. Estamos observando una revolución en la forma en que la gente se informa y hace negocios, especialmente en la actividad de los viajes.

Los profesionales en viajes, deben aprender a usar la web para su ventaja , o planear cerrar sus puertas y jubilarse!

En las siguientes páginas de este informe se ofrece información detallada

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