Colombia

OBJETIVO: Facilitar a los beneficiaros el trámite para el pago del seguro de vida por parte de la compañía aseguradora, suministrando y verificando la documentación legal exigida para el reconocimiento oportuno de este beneficio.

ALCANCE: Esta guía es de aplicación en todos los servicios ofrecidos por la Policía Nacional y los procesos involucrados en el desarrollo de los mismos, tanto en el nivel táctico, como en el nivel operacional

Contenido de la Actividad

La presente guía permite contar con la información necesaria para orientar a los Jefes de talento humano a nivel nacional y beneficiarios del personal fallecido, en la metodología y requisitos necesarios para el pago de los seguros de vida, teniendo en cuenta los requisitos exigidos por la NTCGP 1000:2009, MECI 1000:2008 e ISO 9001:2008.

Seguro de vida

El seguro de vida es un contrato, por el cual el asegurador se obliga, mediante el cobro de una prima, a resarcir un daño o a pagar una suma de dinero al verificarse la eventualidad prevista en el contrato en este caso el fallecimiento.

Seguro Obligatorio: Es el que por Ley, se otorga a la totalidad de los funcionarios de la Policía Nacional en servicio activo.

Diligenciamiento formato

Formulario para:

• ingreso: únicamente para personal de alumnos, auxiliares regulares y bachilleres.

• actualización de datos: para personal profesional.

• fecha de diligenciamiento: corresponde al día, mes y año cuando el funcionario diligencia el formato, la cual no debe superar ocho días calendario a la entrega del mismo ante la oficina de talento humano.

• datos personales: Corresponde a los datos de identificación del funcionario, incluyendo información básica de carácter institucional, cabe aclarar que en el campo de unidad policial a la que pertenece debe indicarse unidad policial a la cual se encuentra adscrito (Ej. MECAL, DEANT, DITAH, SUDIR, ESVEL, DINAE) y Dependencia es la Estación, Área o Grupo en el cual se desempeña. (Ej. Estación Fontibón, Área Financiera, Grupo Novedades de nómina).

• designación de beneficiarios: se deben registrar las personas a quienes el funcionario voluntariamente designa como beneficiarios, indicando el porcentaje para cada uno de ellos, sin sobrepasar en su totalidad el 100%.

• Firma y huella: se debe realizar cuando se haga entrega del formato al jefe de la oficina de talento humano.

• Recibo, fecha, firma y postfirma jefe unidad de talento humano: Espacio que diligencia el Jefe de la Oficina de Talento Humano.

Seguro Voluntario: Es aquel adquirido por el funcionario en servicio activo de la Policía Nacional, para ser descontado por nómina de su salario.

Diligenciamiento formato:

Formulario para:

• Nuevo seguro: para el personal profesional que por primera vez de forma voluntaria adquiere el seguro.

• Actualización de datos: se utiliza por parte del personal profesional para modificar la información.

• Fecha de diligenciamiento: corresponde al día, mes y año cuando el funcionario diligencia el formato, la cual no debe superar ocho días calendario a la entrega del mismo ante el jefe de talento humano.

• Datos personales: corresponde a los datos de identificación del funcionario, incluyendo información básica de carácter institucional, cabe aclarar que en el campo de unidad policial a la que pertenece debe indicarse unidad policial a la cual se encuentra adscrito (ej. MECAL, DEANT, DITAH, SUDIR, ESVEL, DINAE) y dependencia es la estación, área o grupo en el cual se desempeña. (ej. estación fontibón, área financiera, grupo novedades de nómina).

• Designación de beneficiarios: se deben registrar las personas a quienes el funcionario voluntariamente designa como beneficiarios, indicando el porcentaje para cada uno de ellos, sin sobrepasar en su totalidad el 100%.

• Solicitud del cónyuge o compañero permanente: se diligencia por parte del personal profesional cuyo estado civil comprometa una sociedad conyugal reconocida ante la institución y se encuentre debidamente sistematizada.

• Primas mensuales: si únicamente se afilia el tomador puede seleccionar desde la opción uno (1) hasta la diecisiete (17), cuando incluye a su cónyuge como afiliado puede elegir entre el plan dieciocho (18) al treinta y cuatro (34).

• Firma y huella: se debe realizar cuando se haga entrega del formato al jefe de talento humano.

• Recibo, fecha, firma y postfirma jefe unidad de talento humano: espacio que diligencia el jefe de talento humano.

Observaciones:

• El formato se declara nulo cuando se observe en su diligenciamiento tachones, enmendaduras, borrones o inconsistencias en la información y su renovación debe realizarse cada vez que la institución cambie de compañía aseguradora o el funcionario lo desee.

• El seguro de vida se cancela únicamente a los beneficiarios en caso de fallecimiento del personal que se encuentra en servicio activo, como su nombre lo indica.

• Las copias del formato deben distribuirse acorde a como se señala es decir: Hoja de vida para insertar en la hoja de vida, asegurado para el funcionario tomador y Compañía Aseguradora.

• El recibido de los formatos es una actividad indelegable del jefe de talento humano, quien con su firma en todas las copias, avala la veracidad de la información.

• Los valores a cancelar están determinados por la vigencia de la póliza suscrita entre la compañía aseguradora y la institución, los cuales varían de acuerdo a los cambios de entidad aseguradora y se aprueban periódicamente a través de licitación pública.

Actualización en el sistema de información y administración para el talento humano “SIATH”

Previa verificación de la información contenida en el formato del seguro obligatorio y/o voluntario por parte del jefe de talento humano, se responsabilizará al funcionario a cargo de grabar las novedades en el “SIATH”, de actualizar en los términos establecidos los registros y descuentos correspondientes, hecho para el cual debe constatar en la nómina la visualización de los descuentos y en caso de presentarse alguna novedad debe quedar plasmada en el Acta de revisión mensual de nómina, para su envío inmediato al Área de Administración Salarial de la Dirección de Talento Humano, dependencia encargada de subsanar las novedades.

Observaciones:

• Realizar la actualización de la información en el sistema, con plazo sesenta (60) días calendario a partir de la fecha de diligenciamiento del formato.

• Confrontar que el valor del descuento sea el correspondiente al seleccionado por el funcionario tomador del seguro voluntario.

Acreditación, archivo e informe.

Cumplido el proceso de sistematización, el codificador de nómina hará entrega de los documentos trabajados a hojas de vida para su respectivo archivo.

Observaciones:

• En forma mensual y una vez cumplida la labor de control el jefe de talento humano, debe enviar a la oficina seguros de vida de la Dirección de Talento Humano la relación del personal que actualizo los formatos del seguro de vida obligatorio y/o voluntario.

Procedimiento

El proceso de reconocimiento y pago de los seguros de vida obligatorio y/o voluntario, como indemnización por la muerte del personal en servicio activo, inicia desde el momento en que se produce el siniestro, donde la unidad policial debe enviar la siguiente la siguiente documentación:

• Informar el fallecimiento: Este debe ser remitido por la unidad donde haya fallecido el funcionario o donde se encuentre laborando, cumpliendo los siguientes parámetros estableciendo quien, que, donde, cuando, como, porque, determinando fecha fallecimiento, fecha de nacimiento, nombre completo, número de identificación, edad, relato detallado de los hechos, en un plazo de cuarenta y ocho (48) horas.

• Cambiar la condición laboral en el “SIATH”, (Pendiente Fallecido) tan pronto se conozca la novedad.

• Verificar si al funcionario fallecido le figura algún descuento por concepto de seguro voluntario en el Sistema de Información de Liquidación Salarial “LSI”: simultáneamente se debe verificar en el Sistema de Información y Administración del Talento Humano, “SIATH”, si tiene designados y registrados los beneficiarios del seguro de vida voluntario, para lo cual se debe dirigir a la historia laboral y verificar que se encuentren archivados los formatos originales del seguro de vida voluntario y enviará la constancia del último sueldo expedido por la tesorería.

• Enviar Fotocopia del original del último formato de seguro obligatorio y/o voluntario: este formato deberá reposar en la historia laboral del funcionario y el Jefe de Talento Humano deberá colocar una

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