Detección de necesidades por área de la empresa

2.1.1 DETECCIÓN DE NECESIDADES POR ÁREA DE LA EMPRESA

La gestión de compras es una actividad que se realizar con miras al futuro. Esto implica que esta se desenvuelva con un alto nivel de incertidumbre, que sólo puede ser neutralizado con un volumen adecuado de información fiable que provenga y fluya de y hacia todas las tareas implicadas.

Ahora bien, para que sea útil de verdad, esta información debe enmarcase dentro de lo que se conoce como la previsión del ciclo de aprovisionamiento. Una eficaz previsión permite al área de compras cumplir tres de los objetivos de la función que vimos antes, nos referimos a:

• Mantener un flujo ininterrumpido de materiales y servicios para permitir el funcionamiento continuo de la empresa.

• Mantener el nivel de los stocks en los niveles más bajos posible, con el fin de reducir los costes que dicho mantenimiento implica.

• Mantener lo más bajos posible los precios de compra.

En su forma más simple, la previsión de compras parte del siguiente cálculo:

• Requerimientos planteados por las estimaciones de venta para el período.

• Menos: Existencias al principio del periodo para el que se realiza la previsión.

• Más: Existencias que deberán quedar al final del período.

• Igual: requerimientos o previsión de compras.2

Sin embargo, en la aplicación práctica de este esquema se presentan muchos factores que alteran la fluidez del enfoque o que no permiten que pueda ser aplicado de forma mecánica, o que, como es lo más usual, implican que sea necesario considerar una serie de condicionantes, variables y/o interferencias que condicionan el flujo de materiales, en especial, cuando, uno de los objetivos del enfoque logístico es el de optimizar los recursos utilizados.

Como es lógico, estos factores distorsionantes introducen una serie de complicaciones importantes en la gestión de compras, e especial, cuando se trata de productos industriales, lo que implica que cada una de las previsiones que se realizan en términos de productos terminados deben ser desglosadas en los distintos elementos que intervienen en su producción (materias primas, materiales varios, productos semi-elaborados, material empaquetado, etcétera), lo que implicará que, para cada uno de ellos es necesario realizar un desglose similar, lo que complica aún más el proceso de gestión.

Como vimos antes, el punto de re-orden señala el momento que se debe colocar un nuevo pedido de materiales para evitar rupturas de stocks. Para calcular el punto de reorden, se suman lo inventarios mínimos de seguridad más el número de unidades de venta previstas durante el período que tardan los proveedores en entregar los materiales pedidos.

2.1.2 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Con la información recogida y sistematizada en la etapa de detección de necesidades se deberá definir el mecanismo que se utilizará para adquirir los bienes y servicios que se espera adquirir.

Una vez que se ha definido de qué modo se comprarán o contratarán los bienes y servicios debemos programarlos de manera de asegurar su provisión en las fechas que se requerirán. Para esto es fundamental tener en cuenta los tiempos que se requieren para realizar cada uno de los procesos de compra y contratación.

Análisis de las necesidades. El departamento de compras recibe los boletines de solicitud de materiales y analiza la prioridad de las peticiones para tramitar su gestión.

Solicitud de ofertas y presupuesto. Es un paso obligado para evitar tomar decisiones que puedan afectar a la economía de la empresa.

Evaluación de las ofertas recibidas. Una vez recibidas las ofertas hay que estudiarlas, analizarlas, compararlas y examinarlas.

Selección del proveedor. Los factores que se comparan durante la fase de selección son el precio, la calidad, las condiciones y las garantías personales de la empresa que suministrará el producto.

Negociación de las condiciones. Durante esta fase se comentan y especifican algunos puntos de la oferta que pueden ser negociables.

Solicitud del pedido. Cuando el comprador y el vendedor llegan a un acuerdo deben formalizar un documento que comprometa a ambas partes (contrato de compraventa o pedido en firme).

Seguimiento del pedido y los acuerdos. Se hace para verificar que hemos recibido todo el material solicitado, que se corresponde a

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