El procedimiento de estudio de los factores de auditoría

3.3 EXAMEN

El examen de los factores de la auditoría consiste en dividir o separar sus elementos componentes para conocer la naturaleza, las características y el origen de su comportamiento, sin perder de vista la relación, interdependencia e intertacción de las partes entre sí y con el todo, y de éstas con su contexto.

3.3.1 Propósito

Aplicar las técnicas de análisis procedentes para lograr los fines propuestos con la oportunidad, extensión y profundidad que requiere el universo sujeto a examen, y las circunstancias específicas del trabajo, a fin de reunir los elementos de decisión óptimos.

3.3.2 Procedimiento

El examen provee de una clasificación e interpretación de hechos, diagnóstico de problemas, así como de los elementos para evaluar y racionalizar los efectos de un cambio.

El procedimiento de examen consta de los siguientes pasos:

Conocer el hecho que se analiza.

Describir ese hecho.

Descomponerlo para recibir todos sus aspectos y detalles.

Revisarlo críticamente para comprender mejor cada elemento.

Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación seleccionado, haciendo comparaciones y buscando analogías o discrepancias.

Definir las relaciones que operan entre cada elemento, considerando individualmente y en conjunto.

Identificar y explicar su comportamiento, con el fin de entender las causas que lo originaron y el camino para su atención.

Un enfoque muy eficaz para consolidar el examen consiste en adoptar una actitud interrogativa y formular de manera sistemática seis cuestionamientos:

¿Qué trabajo se hace? Naturaleza o tipo de labores que se realizan.

¿Para qué se hace? Propósitos que se pretenden alcanzar.

¿Cómo se hace? Métodos y técnicas que se aplican.

¿Con qué se hace? Equipos e instrumentos que se utilizan.

¿Cuándo se hace? Estacionalidad, secuencia y tiempos requeridos.

Después de obtener respuestas claras y precisas para cada una de las preguntas anteriores, éstas deben someterse, a su vez, a un nuevo interrogatorio, planteando la pregunta ¿Por qué? hasta en cinco ocasiones, de manera consecutiva. A partir de este momento, el examen se torna más crítico, y permite que las nuevas respuestas vayan abriendo una perspectiva cada vez más profunda en cuanto a las alternativas para respaldar las conclusiones y juicios del auditor.

3.3.3 Técnicas de análisis administrativo

Constituyen los instrumentos en que el auditor se apoya para complementar sus observaciones, y le posibilitan:

• Comprobar cómo se están ejecutando las etapas del proceso administrativo

• Evaluar cualitativa y cuantitativamente los indicadores establecidos

• Examinar los resultados que está obteniendo la organización

• Revisar las circunstancias que inciden en los resultados

• Verificar los niveles de efectividad

• Conocer el uso de los recursos

• Determinar la medida de consistencia en procesos específicos

Entre las técnicas que se utilizan para realizar el análisis, y que representan un apoyo valioso para el auditor, se encuentran las siguientes:

• ORGANIZACIONALES

Administración por objetivos. Proceso a través del cual los niveles de decisión de una organización, identifican objetivos comunes, definen áreas de responsabilidad en términos de resultados esperados, y usan esos objetivos como guías para su operación.

Análisis de sistemas. Proceso de clasificación e interpretación de hechos, así como del diagnóstico de problemas y empleo de la información para recomendar mejoras a un sistema.

Análisis de costo-beneficio. Estudio para determinar la forma menos costosa de alcanzar un objetivo o d obtener el mayor valor posible, de acuerdo con la inversión realizada.

Análisis de estructuras. Examen detallado de la estructura de una organización para reconocer sus componentes, características representativas y comportamiento, con el fin de optimizar su funcionamiento.

Análisis de criterio múltiple. Técnica cualitativa de proyección, que evalúa alternativas asignando calificaciones a criterio de acuerdo con claves acordadas por consenso.

Análisis factorial. Método de análisis que incluye todas las variables que ejercen influencia en un proceso u operación, las cuales se identifican en un número específico de factores, que a su vez sirven para determinar el desempeño y resultado de la operación en su conjunto.

Análisis FORD. Técnica de análisis que toma su nombre de las palabras Fuerza-Oportunidades-Riesgos-Debilidades. Es empleada en los estudios de mercado de imagen corporativa, así como de productos y servicios.

Análisis marginal. Técnica de planeación que permite cuantificar el incremento económico como producto de una decisión.

Árbol de decisiones. Por medio de este enfoque se visualizan los riesgos y las probabilidades de una situación, como incertidumbre o acontecimientos fortuitos, al trazar en forma de un “árbol” los puntos de decisión, los sucesos aleatorios y las alternativas que existen en los diversos cursos de acción.

Autoevaluación. Método a través del cual los integrantes de una organización identifican, valoran y comparan sus avances en relación con las metas y objetivos preestablecidos durante un periodo específico.

Benchmarking. Proceso sistemático y continuo de evaluación de los productos, servicios y procesos de trabajo de las organizaciones que son reconocidas como líderes en su campo, con el fin de realizar mejoras organizacionales.

Control total de calidad. Método orientado a elevar en forma consistente la calidad de los procesos, productos y servicios de una organización, previendo el error y haciendo un hábito la superación constante, con el propósito de satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes.

Desarrollo organizacional. Proceso planeado para realizar modificaciones culturales y estructurales en una organización, en forma sistemática, para mejorar su funcionamiento en todos los niveles.

Diagrama de afinidad. Permite agrupar por temas los planteamientos y propuestas surgidos de una “lluvia de ideas” con el fin de identificar problemas. Es decir, que su elaboración agrupa y sintetiza en pocos rubros un amplio número de opiniones, destacando la afinidad que presumiblemente existe entre ellas.

Diagrama de causa y efecto. Técnica que representa el conjunto de causas o factores causales que producen un efecto específico. El diagrama parte de que el origen o causa de un efecto puede provenir del material, equipo, mano de obra, método y clase de medida que se utilizan. Las causas son parte de un proceso, el cual puede ser de cualquier naturaleza: de producción, de ventas, de compras, de personal, etc., que generan un producto y/o servicio. Los procesos deben ser controlados para obtener mejores productos y servicios.

El propósito de este diagrama es realizar un control preventivo para actuar oportunamente sobre los efectos, y asegurar que los productos y servicios sea de calidad.

Diagrama de Pareto. Herramienta gráfica para clasificar hechos, sobre la base de que el 80% de los efectos surge de las posibles causas.

Diagrama de relaciones. Clasifica la interrelación entre difer3entes factores, así como la relación causa-efecto que prevalece entre ellos. El diagrama puede ser en forma de L o de T. Este último permite observar la relación de dos factores con un tercero.

Empowerment. Proceso estratégico con el que se busca una relación de socios entre la organización y su personal, pretendiendo aumentar su confianza, responsabilidad, autoridad y compromiso, y con ello el desarrollo óptimo de su trabajo.

Ergonomía. Estudio del desempeño de un individuo con respecto a las actividades que realiza, el equipo que emplea y su entorno; lo cual permite un ajuste recíproco constante y sistemático de su desempeño, respetando condiciones de seguridad e higiene, y elevando su productividad.

Estudio de factibilidad. Análisis que permite precisar la situación y buscar alternativas de cambio para un producto, proyecto, sistema o servicio de una organización, tomando en cuenta su medio ambiente.

Estudio de viabilidad. Investigación tendiente a determinar los beneficios cuantitativos y cualitativos a corto, mediano y largo plazo, considerando factores tales como la oportunidad, exactitud, precisión y costo de la información a obtenerse y, sobre todo, el efecto que ésta tiene en los distintos niveles jerárquicos.

Inteligencia emocional. Método que permite tomar conciencia de las emociones, comprender los sentimientos de los demás, tolerar las presiones y frustraciones, acentuar la capacidad de trabajar en equipo y adoptar una actitud empática y social para lograr el desarrollo y crecimiento personal.

Reingeniería organizacional. Proceso que replantea y redirecciona los procesos, la estructura organizacional, los sistemas y la toma de decisiones de una corporación o negocio, con el objetivo de instrumentar cambios drásticos y profundos para elevar en forma efectiva su desempeño y competitividad.

Reorganización. Revisión y ajuste de una organización, con el propósito de hacerla más funcional y productiva.

Técnica Delphi. Recurso para efectuar pronósticos con el consenso de un grupo de expertos, con el fin de crear un concepto futuro; se caracteriza

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