Procedimientos De Auditoría

3. Procedimientos de Auditoría

Cobros

Deberían verificarse los descuentos por pronto pago, rebajas y otras deducciones efectuadas cliente registradas en los asientos de cobros, examinando si los documentos justificativos han sido aprobados o presentan otros signos claros de validez.

Deberían verificarse las ventas al contado, efectuando una selección de las mismas a de los independientes disponibles (como los registros de ventas, entregas, envíos o registros puntuales de inventario) y compararlos posteriormente con los registros de cobros. Deberían verificarse los demás cobros verificarse los demás cobros (otros que no sean los cobros correspondientes a cuentas a cobrar y a ventas al contado) efectuando una selección a partir de cualquier fuente de información independiente disponible y comparándolos con los registros de cobros o con las cuentas relacionadas.

Debería verificarse la preparación de registros finales de cobros efectuando un seguimiento de las cantidades de los registros iniciales hasta los finales.

Deberían verificarse también las sumas y anotaciones de los asientos correspondientes a los cobros.

Desembolsos

Se deben verificar los asientos en los registros iniciales de desembolsos comparando las cantidades y otros detalles pertinentes con los cheques pagados y comprobando si tales cheques presentan rasgos inusuales, como librados múltiples, alteraciones, firmas no autorizadas o endosados cuestionables (especialmente aquellos que no hayan sido endosados directamente para su depósito en un banco).

Deben verificarse también los asientos en los registros iniciales de desembolsos mediante un examen de los documentos justificativos, a no ser que ya hayan sido examinados como parte de la auditoria de compras y cuentas a pagar. El examen de documentos justificativos debería comprobar la existencia de las pertinentes aprobaciones y de la propiedad de los pagos y distribuciones de cuentas.

Debe verificarse la preparación de los rasgos intermedio y final de desembolsos, efectuando un seguimiento de las cantidades desde los registros finales hasta los iniciales.

Deben verificarse los totales y las anotaciones de los registros de desembolsos.

Saldos de caja y bancos

La consideración de los procedimientos de; auditoría sobre saldos de caja y bancos incluye cuestiones como que tipo de fondos se han de auditar y cuando, así como de qué forma se ha de hacer.

Los saldos de caja y bancos suelen incluir un número de fondos de explotación, y a veces cuentas en bancos con saldos registrados relativamente pequeños. Tanto los auditores independientes como los otros deben considerar la importancia de tales saldos en relación con su respectivo papel y los objetivos de auditoría para determinar si requieren auditarse y con qué frecuencia se ha de efectuar.

Para el auditor independiente es preferible auditar los saldos importantes registrados, disponibles o en depósito, en una fecha tan cercana a la del balance de situación como sea posible, según las circunstancias, aunque en la mayoría de los casos coincide realmente con la fecha del balance de situación. Para los auditores internos y otros auditores la fecha de auditar los saldos de caja y bancos puede tener un importancia menor. En cualquier caso, debería efectuarse un examen simultáneo o procedimientos equivalentes, como ya se ha explicado, a las cuentas en las que podría darse un encubrimiento de una deficiencia importante mediante sustitución. De forma similar, debería efectuarse un examen simultáneo o aplicarse un procedimiento similar en la auditoría de valores bursátiles, cuentas a cobrar u otras cuentes de las que pudieran obtenerse fondos para la sustitución en los saldos de caja y bancos.

Los restantes párrafos de esta sección describen de forma general los procedimientos de auditoria que se han de aplicar a los saldos seleccionados, suponiendo que se efectúe un examen simultáneo si este es necesario, según las circunstancias.

Debe efectuarse un recuento y listado de los depósitos, cheques, comprobantes, etc., que afecten a los fondos fijos o a otros fondos de explotación o a cobros no depositados, según sea necesario para una investigación posterior.

Debe efectuarse un seguimiento de los cheques que se hayan especificado como cobros no depositados hasta los asientos de los registros iniciales de cobros, tal y como se encuentren en la fecha y momento del recuento.

Debería comprobarse la propiedad de los cheques cobrados y, si es necesario, deberían depositarse en el banco o ser aprobados por una persona responsable que no sea el encargado de custodiar los fondos.

Debería efectuarse un seguimiento de los cheques cargados a otras cuentas bancarias de la organización, relacionándolos con los registros de desembolsos correspondientes o, en el caso de un examen simultáneo, con la lista asociada de cheques pendientes.

Deberían examinarse los comprobantes de anticipos o gastos y cualquier otro documento incluido en el recuento de efectivo para comprobar si cuentan con la aprobación que se haya considerado necesaria en las circunstancias presentes. Si tales partidas representan una cantidad significativa, podría ser necesario registrarlas como desembolsos correspondientes al período de auditoría.

El auditor debe verificar independientemente las conciliaciones bancarias y obtener directamente confirmaciones de los saldos por parte de los bancos. Estas confirmaciones, aunque no constituyen una parte integral sin la auditoria de los saldos de Bancos, cubren normalmente asuntos adicionales, como las obligaciones directas y de contingencia, el colateral retenido, la fianza y otras relaciones con los bancos.

Se debe hacer una comparación de los depósitos reflejados en los estados bancarios con los cobros registrados durante un período suficiente, previo a la conciliación, para permitir que los cheques y transferencias no registradas en otras cuentas bancarias lleguen a ellos para efectuar su pago, previo a la fecha de la conciliación.

Deben cuadrarse los depósitos en tránsito mostrados en las conciliaciones con los cobros registrados antes de la fecha de conciliación y deben referenciarse a los abonos en los bancos en un plazo posterior prudente.

El auditor debe obtener directamente de los bancos los extractos bancarios y cheques pagados durante un período razonable después de la fecha de la conciliación. Deben examinarse los números y fechas de cheques y las fechas de endosado de los bancos en los cheques devueltos para determinar cuáles fueron examinados antes de la fecha de la conciliación y entonces comprobarlos. con la lista de cheques pendientes de la conciliación.

Cualquier otra partida en conciliación debe considerarse como inusual y, por lo tanto, se debe investigar íntegramente.

Desgloses

La clasificación de caja y bancos en el balance de situación incluye normalmente depósitos bancarios y cheques no depositados, libretas de ahorro, certificados de depósito y depósitos a la vista. Las partidas de libretas de ahorro y certificados de depósito deberían presentarse por separado, a no ser que las cantidades sean insignificativas, y los descubiertos bancarios deben incluirse como una partida de pasivo en lugar de deducir al activo. Además, debe hacerse distinción entre el efectivo disponible. para operaciones generales y el destinado a fines especiales.

Donde exista un acuerdo entre el banco y el cliente para mantener un saldo mínimo determinado, debería separarse este saldo restringido y describirse en una nota a los estados financieros.

A esto se le denomina saldo de compensación y la información referente al mismo debería tenerse mediante confirmaciones por parte del banco, lectura de las actas y examen del acuerdo sobre préstamos entre el banco y el cliente.

Controles administrativos

Los controles administrativos, tal y come se definen en las Declaraciones de Normas de Auditoría, Sección AU 320.27, incluyen, aunque no están limitados, al organigrama y a los procedimientos y registros relacionados con los procesos de decisión que llevan a la autorización de las operaciones por parte de la dirección. Tal autorización constituye una función de dirección asociada directamente con la responsabilidad de consecución de los objetivos de la organización y constituye el punto de partida para establecer el control contable de las operaciones.

El auditor interno no se ocupa fundamentalmente de los controles administrativos, ya que están relacionados de forma indirecta con los registros financieros y no es necesaria su evaluación. Sin embargo, si el auditor independiente cree que ciertos controles administrativos "pudiera tener una influencia importante sobre la fiabilidad de los registros financieros", debería plantearse la evaluación de los mismos.

Areas de control administrativo

En relación con la función de dar fe, el auditor independiente se ocupará más de los aspectos financieros de la empresa. Sin embargo, cuando lleve a cabo servicios para la dirección se ocupará generalmente de los aspectos operacionales, de forma similar al auditor interno.

A continuación se presentan ilustraciones de los controles administrativos sobre cada y bancos:

Proyecciones de necesidades en efectivo. Uno de los controles administrativos más importante sobre caja y bancos es la proyección de necesidades de efectivo correspondiente a cobros y desembolsos. Muchas empresas han podido mantener constantes las necesidades de efectivo, frecuentemente con aumentos del volumen de ventas, gracias a una planificación meticulosa del mismo. El auditor puede revisar los datos

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