Funciones del asistente administrativo

CONTENIDO

PAG

1. INTRODUCCIÓN. 3.

2. OBJETIVO GENERAL. 4.

3. FUNCIONES DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO. 5.

4. ROL ACTUAL DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO. 7.

5. CONCLUSIONES. 8.

6. BIBLIOGRAFIA. 9.

INTRODUCCIÓN

El presente informe, se llevó a cabo a través de un plan de trabajo para establecer las tareas funciones teniendo en cuenta las características principales del trabajo que debe desarrollar un asistente administrativo. Todo esto con el fin que pueda ser leído, comprendido por el personal interesada en desarrollar esta actividad.

El contenido de este informe puede ser tenido en cuenta como material de investigación para el adecuado desempeño en el cargo teniendo en cuanta las funciones a realizar.

1. OBJETIVO GENERAL.

Establecer una serie de actividades relacionadas con el desempeño de la labor de un asistente administrativo, en base a las normas establecidas por la empresa, teniendo en cuenta el conocimiento y la experiencia que la persona debe tener para desempeñar esta labor.

2. FUNCIONES DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO.

• Asiste en el desarrollo de los programas y actividades de la unidad.

• Participa en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de la unidad.

• Participa en el estudio y análisis de nuevos procedimientos y métodos de trabajo.

• Realiza los descargos o pagos contra cada proyecto de compromiso.

• Llena formatos de órdenes de pago por diferentes conceptos, tales como: pagos a proveedores, pagos de servicios, subvenciones, aportes, asignaciones, ayudas, avances a justificar, incremento o creación de fondos fijos, fondos especiales y de funcionamiento, alquileres, cuentas de cursos y otras asignaciones especiales.

• Realiza seguimiento a los pagos para su cancelación oportuna.

• Controla los pagos efectuados al personal administrativo u obrero por diversos beneficios.

• Realiza solicitudes de dotación de equipos y materiales para la dependencia.

• Lleva registro y control de los recursos financieros asignado a la dependencia, fondo fijo, avance a justificar, caja menor, etc.

• Realiza registro contable.

• Controla los avances a justificar, otorgados a las dependencias para cubrir gastos de urgencias.

• Recibe y revisa las facturas y comprobantes de los gastos efectuados con los avances a justificar.

• Elabora y envía a la unidad de contabilidad memorándum con los factores de justificación de los avances a justificar y de los fondos fijos y caja chica.

• Elabora y tramita solicitudes de autorización de modificación presupuestaria.

• Realiza trámites de solicitud de verificación presupuestaria, ante la Unidad de Planificación y Programación Presupuestaria.

• Controla los incrementos y creaciones de los fondos fijos de funcionamiento, fondos especiales y caja chica.

• Entrega cheques correspondientes a la nómina y revisa los recibos y envía al archivo general.

• Tramita los depósitos bancarios y mantiene registro de los mismos.

• Suministra materiales y equipos de trabajo al personal de la dependencia y controla la existencia de los mismos.

• Recibe y tramita solicitud de servicios de mantenimiento y reparaciones de las edificaciones, máquinas y/o equipos de la dependencia.

• Redacta y transcribe correspondencia y documentos diversos.

• Lleva control de la caja menor.

• Brinda apoyo logístico en actividades especiales.

• Recopila, clasifica y analiza información para los planes y programas.

• Coordina y hace seguimiento a las acciones administrativas emanadas por la unidad.

• Lleva

...