Informatica

Planeamiento de estrategia informática - por E. Nancy Markle

Los principales gerentes de sistemas y sus pares corporativos clasifican consistentemente el planeamiento de estrategia informática, PEI (information strategy planning, ISP) entre las cinco cuestiones clave, junto con la alineación entre metas y tácticas del negocio, objetivos de los propios sistemas de datos y sus estrategias. Desde la década pasada, los directivos admiten la decisiva importancia de la tecnología informática (TI) para el crecimiento, la competitividad y la supervivencia de la empresa. Creciente énfasis se pone en el máximo responsable de sistemas, su plena captación y comprensión de las necesidades de la firma. Paralelamente, aumenta en forma significativa la participación de los ejecutivos de línea en el desarrollo del PEI organizacional.

Si bien las tendencias apuntan a la creciente cooperación entre planeamiento y negocios, quedan obstáculos por sortear. El hecho de que dos temas alinear proyectos del área negocios y del área sistemas, compatibilizarlos con los planes informáticos en sí­ se encaren separada y diferencialmente indica que el PEI aún se define y trata según cánones demasiado estrechos. Por ende, combinar los planes de negocios y de sistemas aún es un problema. Recién cuando el planeamiento general vincula inexorablemente ambos procesos puede decirse que el PEI se realiza en su sentido más amplio. Sólo entonces se aprovecharán mejor las armas competitivas que proporciona la tecnología.

Planificar sistemas informáticos. En un sentido estricto, se limita a desarrollar un proyecto específico en la materia. Desde una óptica más global, el PEI apunta a las necesidades informáticas estratégicas y a la arquitectura tecnológica requeridas para cumplir misión, metas y propósitos de la empresa. Para muchos, planear sistemas significa algo de algún modo entre esos extremos y el PEI se emplea para definir el contexto más amplio donde opera la estrategia de datos misma.

El cuadro 15 es un modelo de planeamiento que describe las relaciones entre proyecto de negocio y proyecto informático, cuando se han alineado como función del propio proceso planificador. La estrategia tecnológica no resulta necesariamente del plan de negocio ni reacciona a él: es un proceso en marcha, donde la tecnología hace impacto en el negocio, lo alimenta y lo modifica.

Propósito

No sería posible fabricar un avión Stealth o un proyectil defensivo Patriot sin planes, ya que integrar tecnologías, mecanismos, diseños internos y externos, capacidades, características de lanzamiento y reparación exige una apreciable programación de proyecto. Inclusive analizar la inversión de capital para desarrollar semejantes productos requiere amplios conocimientos sobre estrategias ofensivas y defensivas nacionales, actual perfil de la producción bélica, necesidades críticas, entorno y usos potenciales previsibles. Además, el despliegue de estas armas debe realizarse en concierto con la estrategia general de objetivos bélicos y dentro del encuadre táctico de campaña, teniendo en cuenta otras armas disponibles, personal y aptitudes de las fuerzas conjuntas.

Hay numerosas piezas y personas involucradas en el desarrollo de armas tácticas tendientes a ejecutar una estrategia tecnológica. Los proyectos por arma y cómo usar cada una en función de la estrategia general requieren una gran medida de planeamiento continuo, integración y monitoreo.

Sin la estrategia maestra, los esfuerzos se fragmentan, aunque cada uno sea individualmente excepcional.

Por lo mismo, algunas piezas de estrategia en una empresa serán convalidadas, otras no. Algunos sistemas serán consistentes, otros crearán conflictos entre datos basados en presunciones diferentes. Todos exigirán rutinas para integrar sistemas; o sea, conjuntos redundantes e innecesarios de tareas a implementar y proseguir.

En organizaciones grandes sin procesos estratégicos, el costo de la tecnología es inútilmente alto y puede imponer severas constricciones a la labor en marcha.

Todavía más perjudicial puede ser la pérdida de oportunidades para mejorar ganancias, calidad y servicios. En compañías más pequeñas, el monto absoluto del capital será menor, pero los costos operativos extra podrían resultar proporcionalmente mayores. Como hay menos gente involucrada en la organización más chica, a menudo la "sapiencia convencional" presume que comunicaciones y planes serán informales y ampliamente conocidos. Esta trampa, la más común y costosa donde caen las empresas de menor tamaño, se conoce como "disparar desde la cintura" y puede llevar a la bancarrota debido al alto costo de datos o la falta de información clave a tiempo.

Beneficios

En un entorno de negocios y tecnología complejo, sujeto a rápidos cambios, es imperativo desarrollar y mantener en marcha un excelente proceso de PEI. Este resultará en:

Mejores comunicaciones. El contacto entre gerencia superior, unidades de negocios y la estructura de sistemas informáticos que desarrolle metas comerciales y tecnológicas crea el espacio necesario para asegurar que la estrategia tecnológica sea completa, considerando sus oportunidades y las amenazas de la competencia.

Necesidades estratégicas de datos. Los sistemas se reducirán a escala, se priorizarán y se desenvolverán para hacer frente a necesidades estratégicas de la firma, más allá de barreras funcionales rutinarias.

Un método objetivo para asignación de recursos. Las necesidades estratégicas de datos en la empresa y la infraestructura técnica requerida para cubrirlas definen un marco para asignar los escasos recursos de los sistemas informáticos.

Infraestructura técnica eficiente. Esta desarrolla el encuadre arquitectónico donde los diversos componentes de sistemas deben encajar con precisión. Funcionarán eficientemente ­dentro del conjunto­ por haber sido diseñados y desarrollados en forma separada.

Coordinación efectiva de tecnologías. Es necesario introducir y coordinar la multiplicidad de tecnologías que hacen al uso de sistemas informáticos, tales como los de comunicaciones, administración, imágenes, manejo de documentos, grandes computadoras, mini o microordenadores y redes.

Productividad del equipo. El empleo efectivo de herramientas de alto rendimiento y el marco para un apropiado programa de capacitación que sustente el desarrollo de equipos a corto y largo plazos­ aportan creciente productividad, apoyo en las funciones y crecimiento personal.

Mecanismos de control. Los progresos del plan y la estrategia de negocios se monitorean a fin de hacer cambios y ajustes a tiempo, según los requieran la empresa o las influencias externas.

Implementando un plan de información estratégica

En su mayoría, las principales empresas tienen algún tipo de función encargada de planificar sistemas informáticos. Pero pocas tienen PEI. En tanto su objetivo es priorizar el desarrollo y el mantenimiento de sistemas, el PEI se centra en la orientación estratégica de la firma, por lo cual:

involucra a los ejecutivos de línea,

apunta a usar la tecnología informática como arma estratégica,

se enfoca en cubrir las necesidades estratégicas de datos sobre el negocio,

planea el despliegue de nuevas tecnologías,

identifica aptitudes y requerimientos de capacitación,

genera mediciones básicas de desempeño y otra información ejecutiva, y

es un proceso continuo, monitoreado.

Institucionalizar un proceso PEI implica dos pasos evolutivos en la empresa. Primero, desarrollar el plan y el proceso iniciales. Cuando una organización incursiona en el área, el auxilio de consultores sirve para evitar errores costosos, obtener experiencia práctica de otras firmas, aportar preguntas objetivas desde afuera y acelerar la formulación del primer plan. El segundo paso se planea y se establece como parte del proceso de desarrollo inicial.

Hay una cantidad de procesos y metodologías eficaces para desarrollar el plan estratégico inicial. Siempre resulta útil emplear alguna, pues se facilitará

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