Ingenieria De Metodo Reduccion De Tiempo

INTRODUCCION.

Las empresas en la actualidad viven con el reto permanente de mejorar y persistir en la búsqueda de la excelencia; la globalización de la economía y la competitividad cada vez más agresiva en todos los sectores de la producción de bienes y servicios obligan a la revisión constante de objetivos y estrategias empresariales, contando con el mejor talento humano y las metodologías más apropiadas, para ser cada vez más eficientes y eficaces.

Andec no es la excepción a esta realidad, por ello, los directivos de Andec, uno de los mayores productores de varillas de hierro, están impulsados al mejoramiento continuo de sus procesos. El presente trabajo pretende demostrar como un estudio de tiempos y movimientos puede contribuir en la reducción de tiempos improductivos en sus procesos de Venta y Despacho de productos terminados, además busca constituirse en un aporte como estrategia de mejoramiento continuo y sobre todo evidenciar su aplicabilidad en el mismo.

En la primera parte del estudio, se describirá la situación actual de la empresa se identificará el problema a enfrentar y mejorar, el cual es tiempos improductivos dentro de sus procesos de ventas y despacho. En esta parte se presentara todo el fundamento teórico de la investigación, la metodología de investigación, se identificará la población, se calculará el tamaño de la muestra necesaria, se definirá las variables y se presentará los diagramas de operaciones de los distintos procesos. Se presentará también los instrumentos de la investigación, los métodos de recolección y tratamiento de la información.

La segunda parte del trabajo consistirá básicamente en el desarrollo del estudio para enfrentar el problema identificado, incluyendo las alternativas de solución, se planteará las recomendaciones en cuanto a la organización de las áreas, y finalmente las conclusiones y recomendaciones generales, producto del estudio realizado.

ORGANIGRAMA GENERAL

Delimitación del Problema.

El presente estudio se desarrollará en los departamentos de Ventas y Despacho de la empresa Andec, el proceso inicia con la elaboración de la orden de venta y termina con el despacho del producto desde los patios de la empresa. El periodo de análisis que se determino, fue de dos meses para la entrega del producto.

El tema a analizar depende de la variabilidad del proceso, se presentará además recomendaciones para mejorar los procesos en los departamentos como estrategia de mejora continua en la empresa.

Andec se encuentra en la necesidad de mantener e incrementar las órdenes de venta y despacho del producto, para ello requiere de un sistema de mejoramiento procesos que le permita incrementar de forma continua y sosteniblemente su eficiencia y eficacia.

El presente estudio pretende demostrar que un estudio de tiempos y movimientos puede contribuir al mejoramiento de los procesos, además de proponer cambios organizacionales y formación de una cultura de ventas y despacho en la empresa.

Objetivo General.

El objetivo general de la empresa es “Optimizar los procesos en los departamentos de Ventas y Despacho, mediante la organización de los mismos como la distribución de las área, además de un plan de mejoramiento continuo, tanto para el área de Ventas como para el área de Despacho”.

Objetivos Específicos.

Entre los objetivos específicos que se persigue es:

Mejorar los procesos en las áreas de estudio.

Reorganizar las áreas de trabajo.

Crear políticas sobre atención al cliente y despacho del producto.

Minimizar tiempos improductivos.

Coordinar pedidos con el departamento de Producción.

Departamento de Ventas

En el departamento de ventas se elaboran las guías de remisión y los TRA de ventas los cuales deben pasar por diferentes pasos para dirigirse al departamento de despacho, donde se recibe el documento para despachar los productos descritos en las guías en coordinación con el departamento de producción y cobranzas. A continuación se presenta el organigrama general de los departamentos a estudiar.

Descripción

Nuestro estudio se basa en analizar la situación actual de la empresa referente a los tiempos improductivos y la dotación del personal en el área de ventas.

Estructura Organizacional del Departamento de Ventas.

El departamento cuenta con uno número definido de colaboradores (16) los mismos que son distribuidos en varios puestos según la necesidad del departamento. A continuación se detalla el organigrama del departamento:

Organigrama: Actual

A continuación se detalla el organigrama real, que se utiliza en el departamento de ventas, en base a la dotación de personal existente en el área de ventas.

Organigrama: Real

Clasificación de los clientes.

Andec cuenta con una gama de clientes, los mismos que se los ha clasificados para facilitar su labor de atención, dentro de sus clientes tenemos:

Clientes Directos Andec:

Están en constante contacto con el departamento de ventas para solicitar sus pedidos, entre estos clientes tenemos: compañías constructoras, distribuidores autorizados, etc.

Franquicias

Son los que mantienen un contrato establecido con Andec, los cuales captan la mayor cantidad de producto terminado, su comunicación con la empresa es mediante correo electrónico con el sistema SAPXI entre estos clientes tenemos: Franquiciados Disensa Regionales: Loja, Cuenca, Sto. Domingo, etc.

Clientes públicos.

Son aquellos que captan la menor cantidad de producto terminado, los cuales se presentan de manera esporádica, en contacto directo con el departamento de ventas, y despacho entre estos tenemos: Empleados, de la Fuerzas Armadas, y personas particulares.

Descripción de los Procesos de Ventas

Al departamento de ventas llegan los clientes, o los transportistas que son enviados, bien por las franquicias Disensa, clientes directos Andec o por clientes públicos, los mismos que tienen que esperar para ser atendidos por cualquiera de las 4 administradoras de pedidos.

 Nota: Las administradoras de pedidos atienden de acuerdo a 2 grupos que están conformados de la siguiente manera: el grupo #1 atiende todo lo que es franquicias de Disensa, mientras que el grupo #2 atiende a los clientes directos de Andec y clientes públicos.

Los transportistas se acercan a las administradoras para pedir información sobre algún viajes de entrega, si hay un requerimiento de producto, la administradora le pide el número de registro que se le ha otorgado, además de otros datos que se adjuntan para ingresarlos en el sistema BAAN para así elaborar el ticket de turno, una vez obtenido el ticket, el cliente deben esperar para ser atendidos por las administradoras antes mencionadas.

 Nota: En caso de pedir información a las administradoras sobre algún viajes, y no hubiese entregas, deben esperar para que después de unos minutos le asignen una entrega o viaje.

 Nota: solo cuando hay viajes o entregas proceden a elaborar el ticket de turno en caso contrario el transportista sigue esperando en su sitio.

Una vez que el transportista ha obtenido el ticket de turno es atendido por la administradora de pedidos, de acuerdo al tipo de cliente que haya enviado el requerimiento o solicitud del producto terminado, el proceso de venta se extiende según el tipo de cliente, los cuales son:

 Clientes Franquiciados (Disensa)

 Clientes Directos de Andec

 Clientes Públicos

Descripción del Proceso de Venta para Clientes Directos

Se recibe la orden del cliente mediante correo electrónico, se imprime e ingresa la orden al sistema BAAN, se adjunta la información del chofer que viene detallada en el ticket de turno, para luego continuar con el proceso de elaboración de orden de venta. Con la información adquirida se digitan los ítems de los productos, la cantidad y el costo de los mismos, hecho esto la administradora imprime 2 órdenes de requerimiento, las cuales se entregan al chofer quien se dirige al departamento de cobranzas para que le den la aprobación de lo solicitado.

 Nota: cuando el chofer se dirige al departamento de cobranzas con los documentos antes mencionados, cobranzas verificar el estado de crédito del cliente, si este no está al corriente con los pagos de otras órdenes entregadas, se retendrá la orden de pedido, hasta que el cliente llegue a un acuerdo con el departamento, sobre la forma de pago y crédito, del nuevo pedido.

 Nota: el tiempo de demora en que tarda el cliente en regresar al departamento de ventas la administradora de pedido verifica las bonificaciones pendientes a despachar.

Los documentos son recibidos por el departamento de cobranza quienes firman y sellan los documentos, para que la administradora siga con el proceso de venta,

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