LAS TIC´S EN LA CONTABILIDAD

El uso de las Tic"s en Contabilidad

El Proceso Contable está compuesto por cinco macro procesos;

• RECONOCIMIENTO DE LOS HECHOS

• SISTEMATIZACION O PROCESAMIENTO

• REVELACION

• ANALISIS Y

• CONTROL

Dentro del primero se encuentran las actividades de identificar, clasificar, valuar; en el segundo, registrar, asignar, verificar y ajustar; en el tercero Revelar, en el cuarto y quinto son retroalimentaciones al proceso.

El impacto de la tecnología en el que hacer contable está fuera de toda duda. Las tecnologías de la información operan como motor del cambio que permite dar respuesta a las nuevas necesidades de información. Cabe aclarar, que las tecnologías minimizan el trabajo del hombre para incrementar la calidad de vida de este, en el caso del Contador Público se automatiza el proceso contable, permitiendo que éste se dedique a los procesos de análisis y control; aunque le resulta otra actividad, la programación de los sistemas; según Ricardo Osorio Uribe "Hoy la tecnología ha abierto campos para nuevos registros, para la agregación /desagregación de información, planes de cuentas y generación de múltiples reportes".

Las empresas actualmente implementan sistemas automatizados del ciclo de compras, medios de pago, contratación con proveedores, igualmente efectúan el traslado de información vía Web, y presentan un sin número de software que aplican a cada módulo de Contabilidad. Las actividades de reconocimiento, valuación y registro las ejecutan los sistemas por medio de lectores de barras, los cuales inicialmente deben diseñar y programar conjuntamente un equipo interdisciplinario en el que se encuentra el Contador Público, quien tendrá que verificar que se programen de acuerdo a los métodos de valuación más indicados y bajo los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados; la incorporación de la propiedad planta y equipo, al igual que las mercancías se lleva de esta manera; los sistemas post han revolucionado el campo de los inventarios, debido a que los pedidos y remisiones se establecen por medio del e-mail o Web. El ingreso de esta a la bodega se hace por el lector de barras y al venderse se realizar automáticamente el descargue del costo.

Las empresas de crédito han adquirido software o plataformas para esta actividad, los cuales van causando y generando las obligaciones con los terceros; recolectando información detallada en las bases de datos.

El ciclo de pagos es el más automatizado dado que el sector financiero depende total mente del desarrollo tecnológico para cumplir con su fin; esto permite que las empresas lleven a cabo sus movimientos financieros a través de los cajeros electrónicos, o simplemente por traslados de cuenta, y consulten su saldo en la Web, inclusive lo realizan por efectos de control y agilidad.

En general la automatización de los procesos produce mejores condiciones para la organización por que agiliza los procesos, no cambiar la metodología, ahorra tiempo y reduce costos.

La web y la automatización de los procesos representan un desarrollo para la contabilidad administrativa, en especial para los presupuestos, porque permite saber las cantidades exactas y los precios de mercado para realizar los estándares. Inclusive Dense Bendel dice: "La meta de la Automatización de toda cadena de abastecimiento es un objetivo valioso que simplificara la vida de los ejecutivos de finanzas al dejarles más tiempo para la planificación estratégica y ahorrara dinero a las empresas". Adicionalmente permite tener herramientas más poderosas para la predicción.

Según José Gill "Un buen sistema de información organizacional debe permitir; - Integrar los Datos de los sistemas de gestión, financieros, con datos externos e históricos, - proporcionar información útil, accesible y operable, - agrupar los datos con buena calidad, - ser flexible; ósea permitir a varios usuarios utilizar diversas herramientas, - no presente datos innecesarios, - permitir crear reportes de Gestión, Contables, Tributarios, - permitir maniobrar análisis y proyecciones, además, interactuar con ellos en la red".

El proceso de revelación de la información Contable es más analítico, puesto que hay que verificar que se hallan reconocido todos los hechos económicos y adicionalmente programar el sistema para que le produzca el reporte depurado con las características requeridas por las partes de interés.

En esta parte las TIC ayudan mucho a las contabilidad administrativa, porque los sistemas permiten proyectar la información y adicionalmente simularla según los diversos fenómenos que se creen en los escenarios.

Las TIC"s más usadas en Contabilidad

• Aspel: Es una empresa dedica al diseño y desarrollo de sistemas administrativos que facilitan a las Micro, Pequeñas y Medianas empresas la toma de decisiones.

COI: Mantiene la información actualizada al mismo tiempo que la procesa y la integra contablemente y también dentro del ámbito fiscal da a sus empresarios información de mucha utilidad para su estado financiero y elabora oportunamente las declaraciones fiscales. Calcula la depreciación de los activos fijos e interactúa con los demás sistemas Aspel, lo que nos lleva a una mayor eficiencia dentro de nuestra administración.

SAE: Este Sistema administrativo empresarial es el encargado de controlar el ciclo de todas las operaciones de compra-venta de cualquier empresa de acuerdo con la legislación vigente así podemos estar seguros que es confiable podemos estar a la vanguardia en tecnología. La integración de sus módulos son: clientes las facturas, vendedores, cuentas por pagar y estadísticas.

PROD: Controlas fácilmente los procesos de fabricación de tus productos, asegurando una óptima administración de costos e inventarios y, al trabajar integrado con Aspel-SAE, compartes información para agilizar tus procesos.

NOI: Automatiza el control de todos los aspectos de la nómina contando con la legislación fiscal y laboral vigente, por esto es la más recomendable para las micros, pequeñas y medianas empresas.

BANCO: Maneja eficientemente los ingresos y egresos de cualquier tipo de cuenta bancaria, ofreciendo información financiera precisa en todo momento. Permite manejar movimientos y saldos en moneda nacional y extranjera, la programación de movimientos periódicos, el control de inversiones en plazo fijo y en acciones, así como la conciliación electrónica con las principales instituciones financieras.

• SAP: SAP Business Suite

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